48641 (Разработка программы "Ведение основных фондов" для централизованной бухгалтерии комитета по образованию при администрации г. Богородицка)

Введение

Потребность выразить и передать информацию привела к появлению речи, письменности, книгопечатания, почтовой связи, телеграфа, телефона, радио, телевидения и многого другого.

С самого раннего детства все мы вовлечены в процессы обмена информацией. Вопросы, ответы, просьбы – все это передача информации. Мы получаем информацию, когда читаем книги, газеты и журналы, слушаем радио или смотрим телевизор.

Общение людей друг с другом – это передача информации: сведений и суждений, данных и сообщений. Любая совместная деятельность людей – работа, учеба – невозможна без обмена информацией. Передаваемая информация обычно касается каких-то предметов или нас самих и связана с событиями, которые происходят в окружающем нас мире.

Выражение мыслей в письменной форме открыло возможность не только передавать сведения и сообщения, но и накапливать человеческие знания в форме рукописей и рукописных книг и тем самым передавать сокровища человеческой мысли от одного поколения к другому.

Совершенно новые возможности для поиска и обработки информации открыло перед людьми изобретение в середине XX века электронных вычислительных машин – ЭВМ. Первоначально ЭВМ создавались для автоматизации вычислений. Затем их научили записывать и хранить информацию на магнитных лентах, печатать ее на бумаге и выводить на экран ЭВМ. По мере развития они стали использоваться для создания архивов, подготовки и редактирования текстов, выполнения чертежных и графических работ, для автоматизации производства и многих других видов человеческой деятельности.

Вычислительная техника все более широко используется не только для автоматизации производства, но и в самых различных его сферах. Подобное вовлечение вычислительной и микроэлектронной техники в деятельность различных производственных систем называется компьютеризацией производства.

Компьютеризация – это основа технического перевооружения производства, необходимое условие повышения его эффективности. На базе ЭВМ и микропроцессоров создаются технологические комплексы, машины и оборудование, измерительные, регулирующие и информационные системы, ведутся проектно-конструкторские работы и научные исследования, осуществляется информационное обслуживание, обучение и многое другое, что обеспечивает повышение общественной и индивидуальной производительности труда, создание условий для всестороннего и гармоничного развития личности.

Для нормального развития и функционирования сложного народнохозяйственного механизма необходимы постоянный обмен информацией между его звеньями, своевременная обработка большого объема данных на различных уровнях управления, что также невозможно без использования ЭВМ. Поэтому от уровня компьютеризации в значительной степени зависит развитие экономики.

В процессе своего развития ЭВМ прошли путь от громоздких машин на электронных лампах, общение с которыми было возможно только на машинном языке, до современных ЭВМ.

Развитие ЭВМ происходит в двух основных направлениях. Первое – создание мощных многопроцессорных вычислительных систем с производительностью сотни и тысячи миллионов операций в секунду. Второе – создание дешевых и компактных микроЭВМ на базе микропроцессоров. В рамках второго направления развивается производство персональных компьютеров, которые становятся мощным универсальным инструментом, существенно повышающим производительность интеллектуального труда специалистов различного профиля. Персональные компьютеры отличает работа в диалоговом режиме с индивидуальным пользователем; небольшие размеры и автономность функционирования; аппаратные средства на базе микропроцессорной техники; универсальность, обеспечивающая ориентацию на широкий круг задач, решаемых одним пользователем с помощью технических и программных средств.

Следует отметить и такой важный факт компьютеризации производства, как широкое распространение собственно микропроцессоров, каждый из которых ориентирован на выполнение одной или нескольких специальных задач. Встраивание таких микропроцессоров в узлы промышленного оборудования позволяет обеспечить решение поставленных задач с минимальными затратами и в оптимальном виде. Использование микропроцессорной техники для сбора информации, регистрации данных или локального управления значительно расширяет функциональные возможности оборудования.

Развитие компьютеризации вызывает потребность в разработке и создании новых средств вычислительной техники. Их характерными особенностями являются: формирование элементной базы на сверхбольших интегральных схемах; обеспечение производительности до 10 миллиардов операций в секунду; наличие искусственного интеллекта, что значительно расширяет возможности ЭВМ в обработке поступающей информации; возможность общения человека с ЭВМ на естественном языке путем речевого и графического обмена информацией.

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету основных фондов для предприятия.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета основных фондов.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для автоматизации бухгалтерского учета и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося компьютерного оборудования.

Учет основных фондов – это одна из наиболее важных задач. В настоящее время в условиях рыночной экономики определяющее значение имеют своевременно полученные качественные показатели. Этого можно достичь с использованием вычислительной техники для учета основных фондов. Для реализации задач учета материалов используется комплекс программ «Е–Бухгалтерия».

В данном дипломном проекте рассматривается основной модуль программного комплекса osnfond.prg

1. Организационно-экономическая сущность задачи

В начале XXI века в развитии человеческой цивилизации происходят глобальные изменения, ведущие к её новому этапу – постиндустриальному обществу, все шире использующему компьютеризированные орудия труда и информационные технологии.

Для современных условий характерно применение высокоэффективного учета основных средств, основанного на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров, объединенных в локальную, единую внутрифирменную вычислительную сеть.

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений, как бухгалтерских, так и управленческих.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия бухгалтерских и управленческих решений, и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации.

Основные фонды (средства) – материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он больше года).

Эксплуатация основных фондов сопряжена с их износом, как физическим, так и моральным. Основные фонды требуют постоянного технического обслуживания. Кроме того, для их использования необходимо проводить текущий и капитальный ремонты, осуществлять реконструкцию, модернизацию, техническое перевооружение и другие улучшения основных фондов. Все эти мероприятия требуют определенных затрат, которые нужно отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Данная задача в централизованной бухгалтерии решается ежеквартально.

Входными данными для этой задачи являются базы данных: kodgrupp.dbf, kodobj.dbf, ofsys.dbf, ofdv.dbf, kodpodt.dbf, сформированные работниками расчетного отдела на основе нормативных бухгалтерских документов и приказов по организации.

В результате решения данной задачи информация баз данных актуализируется, а также могут быть получены следующие документы на бумажном носителе:

1. Оборотная ведомость по подотчетным лицам;

2. Оборотная ведомость по счетам;

3. Сальдовая ведомость на конец квартала;

4. Сальдовая ведомость на конец месяца (по подотчетным лицам);

5. Сводная ведомость начисления амортизации;

6. Инвентарная карточка.

Все карточки и ведомости также могут быть выгружены в файл.

2. Информационное обеспечение решения задачи

Входными данными для этой задачи является информация баз данных kodgrupp, kodobj, ofsys, ofdv, kodpodt, хранимых в формате DBF – файла, структура которых приведена в таблице 1. Данные базы формируются работниками расчетного отдела при помощи программы ввода ofinput.

База данных – это совокупность взаимосвязанной информации, организованной определенным образом и расположенной на внешнем носителе.

В базе данных kodobj хранится информация о соответствии кодов объектов их наименованию и наличию подотчетных лиц, в базе ofsys находятся системные настройки, ofdv – база движения, база основных фондов – of.dbf, kodgrupp и kodpodt – справочники кодов групп основных средств и подотчетных лиц соответственно.

Образцы входной информации даны в приложении А.

Таблица 1 – Сводное описание входной информации

Базы данных формируются на ЖМД и изменяются по необходимости.

2.1 Описание выходной информации