19914 (Учет и аудит денежных средств на примере ОАО "Нива Рязани"), страница 4

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Приказом генерального директора ОАО "Нива Рязани" утвержден список лиц, допущенных к получению сумм, выдаваемых под отчет (Приложение 2).

В течение трех рабочих дней после получения денежных средств под отчет работник отчитывается за потраченные деньги (предъявляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы (Приложение 15,16), и возвращает остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник отчитывается за них также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии совместно с подотчетным лицом.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир выписывает расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

На предприятии ОАО "Нива Рязани" авансовый отчет (Приложение 15) соответствует типовой форме, рекомендованной Госкомстатом России.

Для усиления контроля, за сохранностью наличных денежных средств на предприятии проводится инвентаризация кассы в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в РФ и согласно учетной политики предприятия (ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности), которая оформляется актом об инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 3).

На предприятии ОАО "Нива Рязани" в условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" (Приложение 17). Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира" (Приложение 18). Обе названные машинограммы бухгалтер-кассир составляет к началу следующего рабочего дня, они имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся бухгалтером-кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями генерального директора ОАО "Нива Рязани" и главного бухгалтера и книга опечатывается.

Контроль, за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера предприятия.

Денежные средства, хранящиеся в кассе ОАО "Нива Рязани", учитывают на активном синтетическом счете 50 субсчет 1 "Касса организации". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы (см. Таблицу 2).

Таблица 2 Корреспонденция счетов по операциям денежных средств в кассе

2.3 Учет денежных средств на счетах в коммерческом банке

ОАО "Нива Рязани" хранит свободные денежные средства сверх установленного лимита (Приложение 1) на счетах в следующих банках: Рязанском ОСБ №8606, ООО РИКБ "Ринвестбанк", ОАО "Приовнешторгбанк", согласно договоров банковского счета (Приложение 7).

В начале каждого рабочего дня бухгалтер-кассир ОАО "Нива Рязани" по системе "Клиент-банк" отправляет и получает электронные платежные документы (ЭПД), а также электронную копию выписки за предыдущий операционный день. На основании этих документов составляет ежедневный отчет для руководства ОАО "Нива Рязани" об остатках на счетах на начало дня. Затем на основании ЭПД делает бухгалтерские записи в программе "1С: Предприятие" по счету 51.1 в корреспонденции с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Один – два раза в неделю бухгалтер-кассир забирает выписки и платежные документы из обслуживающих банков.

Документами, подтверждающими зачисление на расчетный счет и списание со счета денежных средств, являются:

- при наличных расчетах – чек денежный и объявление на взнос наличными;

- при безналичных расчетах – платежное поручение, платежное требование.

Для получения в банке денег, необходимых на выплату заработной платы, командировочных, хозяйственных и других расходов ОАО "Нива Рязани" имеет чековую книжку, которая содержит 25 (может содержать 50) чеков и выдается организации по соответствующему заявлению.

Получение денег из банка бухгалтер-кассир осуществляет по чеку, если необходимые денежные средства имеются на счете. В чеке указывается его номер, сумму получаемых средств, город, где производится выплата, число, наименование отделения банка, кому выдать деньги, подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Сверхлимитные денежные средства организации бухгалтер-кассир сдает в банк. Поступление денежных средств из кассы ОАО "Нива Рязани" на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными, в котором указан номер расчетного счета, на который должна быть зачислена кассовая наличность, сумма взноса и дата. После внесения денежных средств на счет выдается квитанция, которая служит основанием для проведения в учете соответствующих записей (Дебет 51.1 "Расчетный счет" Кредит 50.1 "Касса" зачислены наличные денежные средства на расчетный счет из кассы).

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 "Расчетные счета". В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит –уменьшение денежных средств на расчетном счете (см. Таблицу 3). Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

Таблица 3 Корреспонденция счетов по операциям с денежными средствами по расчетному счету

2.4 Совершенствование учета денежных средств в ОАО "Нива Рязани" на перспективу