19914 (Учет и аудит денежных средств на примере ОАО "Нива Рязани"), страница 3

В расчетах за выполненные работы и оказанные услуги широкое применение получили расчетные чеки, сброшюрованные в отдельные чековые книжки. Они являются бланками строгой отчетности. Для их получения организация предъявляет в банк заявление и платежное поручение по депонированию денежных средств на отдельном лицевом счете. После выполнения данной процедуры и проверки банком представленных выше документов заявителю выдаются чековая книжка и идентификационная карточка. В последней имеется информация содержащая наименование ее владельца, номер счета чекодателя, образец его подписи, а для физического лица – и паспортные данные, наименование банка, выдавшего данную карточку, и его адрес.

В том случае, когда для погашения сумм по предъявляемым чекам предусмотрено использование средств на соответствующем счете чекодателя, но не свыше суммы, гарантированной банком по согласованию с чекодателем, заявление выписывается в двух экземплярах. Подобный вариант позволяет гарантировать чекодателю оплату чеков за счет средств банка при временном их отсутствии у чекодателя.

Независимо от варианта покрытия чеков банк перед их выдачей обязан указать в чеках:

- местонахождение и название банка;

- условный номер банка;

- номер лицевого счета чекодателя и его название;

- предельный размер суммы (цифрами и прописью), на которую может быть выписан чек, заверенный печатью и подписями должностных лиц банка.

Для получения продукции или оказания услуг плательщик (покупатель) выписывает поставщику, транспортной организации или отделению связи чек на соответствующую сумму, который ими не позднее десяти дней со дня его выписки должен быть предъявлен в банк для оплаты.

Банк проверяет чеки, как по содержанию, так и правильности оформления (соответствие номеров и подписей в чеке и чековой книжке, соблюдение лимита) и сдает их в расчетно-кассовый центр (РКЦ), где они хранятся. Списание сумм со счета владельца чековой книжки (чекодателя) происходит на основании поступивших из РКЦ реестров чеков.

Если лимит по чековой книжке не израсходован, а количество чеков в ней полностью использовано, банк может дополнительно выдать организации новые чеки. Если такая необходимость отсутствует, организация выписывает поручение банку на возврат этих сумм и зачисляет на тот счет, с которого было ранее произведено их списание.

Аккредитив чаще всего применяется при иногородних поставках по соглашению сторон или, по требованию поставщика, как санкция к неаккуратным плательщикам в случаях просрочки оплаты за продукцию при акцептной форме расчетов. Покупатель при этом предъявляет в банк заявление по установленной форме в пяти экземплярах (при пересылке почтой) или в четырех экземплярах (при пересылке телеграфом) с указанием суммы, условий оплаты, номера договора, наименования товаров или услуг, которые должна поставить другая сторона, срока действия аккредитива, наименования поставщика и т.п. Аккредитив предназначается для расчетов только с одним поставщиком, т.е. он является именным.

После получения из банка извещения об открытии аккредитива поставщик выполняет свои обязательства в объеме, предусмотренном договором. После этого направляет в банк счет-фактуру и другие отгрузочные документы, которые являются основанием для зачисления суммы аккредитива на расчетный счет поставщика. Аккредитив закрывается по истечении срока его действия.

По требованию покупателя аккредитив может быть закрыт раньше указанного срока, если поставщик не выполнил какие-либо условия договора. Такой аккредитив принято называть отзывным. Различают еще безотзывной аккредитив. Изменение или закрытие его без согласия участников договора не допускается.

Аккредитив выставляется за счет собственных средств плательщика или за счет ссуд банка.

При выставлении аккредитива путем списания собственных средств с расчетного счета организации банк резервирует такие средства на особом счете. Это покрытый (депонированный) аккредитив. В банк поставщика посылается лишь извещение об открытии аккредитива, а деньги остаются бронированными в банке покупателя. Поэтому все расчеты осуществляет банк плательщика, который периодически высылает выписки по аккредитиву с приложением платежных документов.

Если обязательства участников договора, использующих в расчетах между собой аккредитив, исполняются банками, находящимися между собой в корреспондентских отношениях, то такой аккредитив называется непокрытый (гарантированный). Подобная форма аккредитива предоставляет право банку-исполнителю списывать сумму с имеющегося у него счета банка-эмитента. Условиями аккредитива может предусматриваться акцепт уполномоченным покупателя. В таком случае списание с аккредитива осуществляется с согласия (акцепта) уполномоченного.

Аккредитив, как форма расчетов, имеет недостатки. В частности, покупатель лишается возможности проверить правильность счетов поставщика, предъявленных к оплате, комплектность и качество поставки продукции. В то же время его средства "замораживаются" на срок действия аккредитива до его фактического использования.

Синтетический учет аккредитивов ведется на активном счете 55 "Специальные счета в банках": субсчет 1 "Аккредитивы", на основании выписок банка.

Закрытие аккредитива по истечении срока его действия происходит с одновременным перечислением неиспользованного остатка на расчетный счет или в погашение банковского кредита в зависимости от того, за счет каких средств он выставлялся.

2. Состояние учета денежных средств в ОАО "Нива Рязани"

2.1 Производственно-экономическая характеристика организации

Анализируемое предприятие ОАО "Нива Рязани" обладает правом юридического лица, имеет самостоятельный баланс и расчетный счет. Адрес места нахождения: г. Рязань, ул. Есенина, д.9. Начало финансово-хозяйственной деятельности приходится на дату государственной регистрации 03 апреля 1998г., основной государственный регистрационный номер № 6204206004.

Деятельность предприятия направлена на приобретение сельскохозяйственной техники, автотранспорта и племенного скота для последующей передачи в лизинг предприятиям АПК Рязанской области, закупку и реализацию зерна, сублизинг.

Бухгалтерский баланс предприятия и отчет о финансовых результатах составлен исходя из требований Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и других нормативно-правовых актов, с учетом всех изменений в законодательстве (Приложение 12,13).

Уставный капитал общества сформирован денежными средствами, полностью оплачен и составляет 100 тыс. руб. (Приложение 11). 51% акций ОАО "Нива Рязани" находится у субъекта Российской Федерации – Рязанская область. Остальными акционерами являются юридические лица – сельхозтоваропроизводители. ОАО "Нива Рязани" имеет ряд дочерних предприятий, среди них наиболее крупными являются ООО "АГРОФИРМА МТС Нива Рязани" в уставном капитале которого принадлежит обществу 100% доли, и ОАО "Рязанский свинокомплекс", владельцем пакета акций в размере 39% которого является ОАО "Нива Рязани".

ОАО "Нива Рязани" является также держателем областного и федерального страховых фондов семян.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется централизованно бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением под руководством главного бухгалтера.

Срок полезного использования по основным средствам определяется на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002г. № 1.

Начисление амортизации по основным средствам ведется линейным способом.

Малоценные объекты основных средств, стоимостью не более 10 000 руб., а также книги, брошюры и др. издания списываются в расходы по мере их отпуска в эксплуатацию.

При списании материалов их оценка производится по методу средней стоимости. Предприятие не создает резервы по сомнительным долгам. ОАО "Нива Рязани" определяет налоговую базу по НДС по мере оплаты за отгруженные товары. В целях признания доходов и расходов при расчете налога на прибыль используется метод начисления. В качестве налоговых регистров предприятие применяет таблицы. ОАО "Нива Рязани" в учете хозяйственной деятельности применяет ПБУ-18. В организации бухгалтерский учет автоматизирован, все бухгалтера работают с помощью бухгалтерской программы 1С: Предприятие.

2.2 Учет кассовых операций в ОАО "Нива Рязани"

Для осуществления расчетов наличными деньгами ОАО "Нива Рязани" имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Свободные денежные средства организации хранятся в банках г. Рязани (ОАО "Прио-Внешторгбанк", ООО РИКБ "Ринвестбанк", Рязанское ОСБ № 8606, ОАО "Россельхозбанк"). В то же время предприятие хранит с учетом лимита определенную сумму наличных денег в кассе для использования на текущие расходы.

Лимит остатка кассы ОАО "Нива Рязани" согласован с банком, но при необходимости может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке.

В расчете на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассы на 2007 год, испрашиваемая и утвержденная банком сумма лимита составила 120 тысяч рублей (Приложение 1).

Сверх лимита наличные деньги в кассе ОАО "Нива Рязани" хранятся только для выплаты заработной платы и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк или выдает по расходному кассовому ордеру под отчет (Приложение 14) лицам, имеющим право на получение денежных средств из кассы организации согласно Приказа (Приложение 2). Подотчетные лица затем отчитываются по авансовому отчету (Приложение 15,16) или возвращают неиспользованную денежную наличность обратно в кассу ОАО "Нива Рязани".

Все хозяйственные операции, проводимые ОАО "Нива Рязани", оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. К ним относятся следующие документы:

- Приходный кассовый ордер, форма № КО-1 (Приложение 20,21);

- Расходный кассовый ордер, форма № КО-2 (Приложение 14,19);

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, форма № КО-3;

- Кассовая книга, форма № КО-4, к ней печатаются вкладные листы кассовой книги (Приложение 17).

Следует отметить, что на исследуемом предприятии не используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

Квитанция к приходному кассовому ордеру (Приложение 23), оформленная с учетом требований Порядка ведения кассовых операций, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер (Приложение 20,21) остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;

по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом делается запись "без налога (НДС)";

по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления;

в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на который приходуются денежные средства.

Ведение кассовых операций в ОАО "Нива Рязани" возлагается на бухгалтера-кассира, который руководствуется Порядком ведения кассовых операций, является материально-ответственным лицом, заключившим договор о материальной ответственности с организацией. При поступлении в кассу предприятия наличных денег, бухгалтер-кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Когда деньги поступают в кассу за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, бухгалтер-кассир выдает покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на контрольно-кассовой машине.

В конце рабочего дня бухгалтер-кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста, по форме № КМ-6 (Приложение 22) и прикладывает к ней в подтверждение полученных сумм распечатанный на ККМ суточный отчет с гашением и копии квитанций к приходному кассовому ордеру (Приложение 23).

Отмечая качество заполнения Приходного кассового ордера следует отметить следующие недостатки:

- отсутствие штампа "Получено";

- не указано структурное подразделение.

Расходный кассовый ордер, форма № КО-2 (Приложение 19) используется для выдачи наличных денег из кассы организации, оформляется с учетом требований Порядка ведения кассовых операций и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" бухгалтер-кассир указывает содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляет прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Отмечая качество заполнения расходного кассового ордера, следует отметить такой недостаток:

- не указан код структурного подразделения.

Наличные денежные средства в ОАО "Нива Рязани" выдаются из кассы на основании не только расходного кассового ордера, но и платежной ведомости (Приложение 25), которая оформляется при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

Также возможно использовать такие формы ведомости, как расчетно-платежную и расчетную.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат бухгалтер-кассир в конце платежной ведомости указывает итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, производит сверку с общим итогом, подписывает ведомости и записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана бухгалтером-кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер (Приложение 24). Номер расходного кассового ордера и дата его составления указываются в ведомости.

Недостатками заполнения платежной ведомости является:

- отсутствие указания месяца заработной платы;

- не указан корреспондирующий счет.

Платежные ведомости должны регистрироваться в специальном журнале (форма № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет. В организации ОАО "Нива Рязани" такой журнал не ведется.