19914 (Учет и аудит денежных средств на примере ОАО "Нива Рязани"), страница 2

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 3). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с Законодательством РФ. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года). Банк направляет запрос о проведении проверки работы организации с денежной наличностью (Приложение 4), затем организация предоставляет банку необходимую документацию, согласно списка (Приложение 5). По окончанию проверки банк возвращает затребованные документы и составляет справку о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (Приложение 6).

При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности (но не распространяется на юридические лица, получающие платеж):

• за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

• за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

• за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

1.2 Открытие и ведение расчетного, валютного и прочих счетов

Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем - перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

В банке предприятию для хранения денежных средств и операций по расчетам открывают расчетный счет. Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы (Приложение 8):

- заявление на открытие счета установленного образца;

- нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

- справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

- копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования;

- карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации.

В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера могут заверять вместо нотариусов вышестоящие организации.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы без оттиска печати.

В пятидневный срок банк обязан сообщить об открытии счета в налоговые органы по месту учета налогоплательщика. После открытия расчетного счета и заключения договора о расчетно-кассовом обслуживании клиента (Приложение 7), последний оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, находящимися на счете. Размер стоимости услуг определяется в договоре (Приложение 9), где должны быть предусмотрены сроки их оплаты, но в любом случае не позднее истечения каждого квартала.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным или приравненным к ним документам.

Первичными документами, на основании которых осуществляются операции на расчетном счёте, являются:

1. при наличных расчётах – это денежные чеки и объявление на взнос наличными;

1. в случае безналичных перечислений – платёжные поручения (Приложение 10.3), платёжные требования (Приложение 10.2), расчётные чеки, аккредитивы, векселя;

При внесении денег на счет банку представляется объявление на взнос наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая вместе с ОВН, отмеченная банком (Приложения 10.6, 10.7).

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные нужды. Оправдательным документом при этом является корешок, который остаётся в чековой книжке предприятия.

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др.

Платёжное требование-поручение заполняется поставщиком и передаётся покупателю вместе с отгруженной продукцией, а также может пересылаться в банк покупателя для акцепта и взыскания платежа. Оплачивается только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и его письменного согласия на полную или частичную оплату.

Платёжные документы выписываются в количестве экземпляров, необходимых банку и всем сторонам, которые принимают участие в расчётах.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных организацией за отчетный период операций (Приложение 10.1). К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием (Приложения 10.2 – 10.9).

В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Наряду с использованием российской валюты организация по роду своей деятельности может совершать отдельные операции в иностранной валюте в расчетах между юридическими лицами – резидентами на основании заключенных между ними договоров (контрактов). Однако перечень таких операций строго ограничен и применяется в следующих случаях:

- проведение расчетов, связанных с получением коммерческого или банковского кредита и его погашением;

- проведение операций по покупке и продаже иностранной валюты на внутреннем валютном рынке;

- осуществление расчетов за транзитные перевозки грузов через территорию России, и пр.

Расчеты с использованием наличной иностранной валюты в стране запрещены и осуществляются только в безналичном порядке, через валютный счет. Для его открытия организация должна обратиться с заявлением в банк, имеющим лицензию ЦБ РФ на совершение операций с иностранной валютой. Такие банки называются уполномоченными.

Операции по наличию и движению валюты отражаются в учете, как по транзитному, так и по текущему валютному счету одновременно в рублях и иностранной валюте.

Движение по валютным счетам резидентов (текущему, транзитному, специальному транзитному) может осуществляться в любой иностранной валюте вне зависимости от того, в какой валюте открыт счет. Иностранная валюта конвертируется уполномоченным банком в валюту, в которой будет осуществлен перевод, по курсу, согласованному с владельцем валютного счета.

По валютному счету отражаются текущие валютные операции и операции, связанные с движением капитала. Операции валютного характера, связанные с движением капитала, могут совершаться только при наличии лицензии или разрешения, выданных ЦБ РФ.

Валютные операции осуществляются в реальной валюте расчетов и платежей и обязательно с пересчетом в российскую валюту – рубль.

Любая операция в иностранной валюте принимается к учету по дате, согласно которой в соответствии с действующим законодательством или заключенным договором у организации возникает право на имущество и обязательства, явившиеся результатом конкретной хозяйственной операции.

Начисление уполномоченными банками процентов по остаткам средств на открытых у них счетах (вкладах) резидентов и нерезидентов осуществляется только в той иностранной валюте, в которой открыт счет (вклад), с зачислением сумм по этим процентам на этот же валютный счет (вклад).

Разница между отечественной и иностранной валютой в оценке наиболее ликвидной части активов, а также обязательств, называется курсовой разницей. Основанием для пересчета в рубли денежных средств, выраженных в иностранной валюте, может быть изменение курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Результатом пересчета является положительная или отрицательная курсовая разница.

Курсовые разницы принимаются к учету как внереализационные доходы или внереализационные расходы.

Все операции по валютному счету предприятия регистрируются на основании копий выписок банка, информация в которых по своему содержанию является аналитическим учетом по счету 52 "Валютные счета". К выписке банка прилагаются оправдательные документы, на основании которых сделаны записи по движению валютных средств. К числу таких документов, раскрывающих содержание той или иной операции, могут быть отнесены платежное требование – поручение, заявление на перевод, мемориальный ордер и другие.

Курсовая разница по счету 52 "Валютные счета" выявляется на первое число каждого месяца (или в течение месяца) и относится на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

При покупке иностранной валюты организацией обязательно указываются цели ее приобретения, что дает уполномоченному банку основу для текущего валютного контроля за движением валютных средств, пресечения утечки их за границу путем заключения фиктивных контрактов.

В соответствии с заявлением на покупку иностранной валюты резидент переводит в уполномоченный банк денежные средства с указанием, не выше какого курса он намерен приобрести иностранную валюту. Покупка иностранной валюты совершается уполномоченным банком на основании поручения резидента.

Данное поручение резидент сдает в свой уполномоченный банк при наличии отметки исполняющего банка об обоснованности данной покупки валюты. После принятия поручения банк передает резиденту его копию.

Банк-покупатель не позднее трех рабочих дней со дня исполнения поручения (включая день исполнения поручения на покупку) обязан перевести иностранную валюту со своего корреспондентского счета на специальный транзитный валютный счет резидента в исполняющем банке, указанный в его поручении на покупку. Поэтому в текущем учете к счету 52 "Валютные счета" следует открыть отдельный субсчет 3 "Специальный транзитный валютный счет". Снятие наличной иностранной валюты с данного счета запрещено во всех случаях, кроме оплаты командировочных расходов.

Помимо расчетного и валютного счетов организация вправе открывать в банках текущие счета. Текущие счета открывают филиалы и структурные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс, для ведения текущих расходов – выдачи заработной платы, подотчетных сумм и т.п. Кроме того, организация имеет право открывать особые и иные специальные счета для учета средств целевого финансирования и целевых поступлений, а также чековых книжек, аккредитивов и других платежных документов (сберегательных сертификатов и пр.).

Обособленное хранение таких средств в банках осуществляется для обеспечения надлежащего контроля за их целевым использованием. В синтетическом учете их наличия и движения открывается отдельный счет 55 "Специальные счета в банках", к которому открываются субсчета в разрезе приведенного выше перечня денежных средств в чековых книжках, аккредитивах и т.п.