Вся документация организации делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

• входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

• в pa6оте, которые ждут его действий;

• на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота. [9, с. 36]

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

* восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

* нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:

Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)

где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено:

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение (разметка)
е	Перераспределение (переметка)
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

2

1

c

d,e

1

а

b

II

3

Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. 30]

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

УО СПК «Путришки» Гродненского района является производственным кооперативом добровольно объединившихся крестьян для совместного ведения сельскохозяйственного производства на основе коллективного труда. УО СПК «Путришки» вступает на добровольных началах, не утрачивая своей хозяйственной самостоятельности, в учебно-научно-производственный комплекс при Гродненском государственном аграрном университете и является его учебно-производственной базой.

УО СПК «Путришки» специализируется на выращивании элитных семян зерновых культур и картофеля, а также производстве цельного молока и КРС на мясо.

Дорожная сеть хозяйства развита очень хорошо, имеется большая протяженность асфальтированных, улучшенных гравийных дорог: Гродно-Минск, Гродно-Скидель, Гродно-Озеры и другие. Пересекают территорию учхоза и ряд железных дорог: Гродно-Вильнюс, Гродно-Мосты, Аульс-Неман. В хозяйстве уделяется большое внимание состоянию дорожной сети. В строительстве новых дорог в учхозе нет необходимости, так как существующая связь посредством дорог между населенными пунктами и хозяйственными центрами хорошая.

Центральная усадьба учхоза находится в деревне Путришки Гродненского района. Расстояние от центральной усадьбы до районного центра (г. Гродно) 7 км. В состав хозяйства входит 25 населенных пунктов, 3 производственных участка, а также 5 животноводческих ферм.

Высшим органом управления УО СПК «Путришки» является собрание уполномоченных. Правление УО СПК «Путришки» избирается из членов хозяйства сроком на три года. Ежегодно правление хозяйства отчитывается о своей деятельности перед собранием уполномоченных. Организационная структура управления УО СПК «Путришки» приведена в приложении А.

Почвы хозяйства формируются в условиях умеренно-теплого климата. Лето теплое, влажное, продолжительное. Зима сравнительно короткая с частыми оттепелями и незначительным снежным покровом. Переходные сезоны года – весна и осень – выражены хорошо. Продолжительность теплого периода с положительной температурой воздуха колеблется в пределах 250 дней. Продолжительность безморозного периода в среднем 155-160 дней.

Гродненский район относится к зоне достаточного увлажнения. Среднегодовое количество осадков составляет 600 мм. Большая часть общей суммы осадков выпадает в теплый период года (апрель-сентябрь).

В результате удаленности друг от друга производственных центров, почвы в разных частях хозяйства отличаются по своему составу и качеству. Основным типом почвы являются дерново-подзолистые, а также имеются глинистые почвы и суглинки, супеси и песчаные почвы.

Таблица 2.1 - Землепользование УО СПК «Путришки»

Вид угодий	Годы					Структура, %
	2004	2005	2006	2007	2008	землеполь-зования в 2008 г.	сельхоз-угодий в 2008 г.
Всего закреплено земли, га	4952	4909	4918	4975	4974	100,0	x
в т.ч.: - пашня	3236	3230	3246	3221	3217	64,7	73,2
- сенокосы	109	100	100	100	100	2,0	2,3
- пастбища	912	935	935	1007	1007	20,2	22,9
- многолетние насаждения	73	71	66	66	71	1,5	1,6
- прочие	43	4	2	2	-	-
Итого сельхозугодий	4373	4340	4349	4396	4395	88,4	100,0
Площадь леса	138	150	150	150	150	2,9	x
Пруды и водоемы	33	33	33	33	33	0,7	х
Прочие земли	408	386	386	396	396	8,0	х

Из таблицы 2.1 видно, что в 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, увеличилась на 22 га по сравнению с 2004 г. и составила 4974 га. Аналогичным образом колебалась и площадь сельхозугодий. В 2008 г. она составила 4395 га, что также на 22 га больше, чем в 2004 г. Площадь пашни в 2008 г. составила 3217 га, что на 19 га или на 0,6 % меньше, чем в 2004 г. Площадь сенокосов также уменьшилась на 9 га или на 8,3 % и составила в 2008 г. 100 га. Однако, наблюдается значительное увеличение площади пастбищ (на 95 га или на 10,4 %).