18099 (Учет и отчетность о движении денежных средств седьскохозяйственного предприятия), страница 6

3. УЧЕТНО-ОТЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ОАО «СЕЯТЕЛЬ»

3.1. Учет движения наличных денежных средств
в кассе предприятия

Согласно требованиям законодательства операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное материально ответственное лицо – кассир, который несёт материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе администрация хозяйства обязана создавать необходимые условия. В частности, помещение кассы должно быть изолированно от других помещений, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству, например вещи кассира.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает Хозяйству лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений Хозяйству выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в Хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Сеятель» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В Хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Отдельные операции по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлены в виде записей:

1. Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

• дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

• кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

1. Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

   • дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

   • кредит счета 51 «Расчетный счет».

2. Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

   • дебет счета 50 «Касса»

   • кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

3. Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

   • дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

   • кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

По кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

1) Выданы деньги подотчетным лицам:

• дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

2) Выдана заработная плата

• дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

• кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

3) Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

• дебет счета 51 «Расчетные счета»

• кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

4) Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по кредитам:

• дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

• кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

5) Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

• дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

• кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

По субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при реализации путевок и др.

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов на каждый их вид.

Документом, применяемым в ОАО «Сеятель» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу Хозяйства поступают по следующим каналам:

• со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;

• в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

• в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;

• в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

• На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

• При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

• При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

• При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные кассовые ордера в Хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга Хозяйства пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает отчет с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в Кассовой книге. Учитывая небольшой объем кассовых операций, сдача отчетов кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК переносятся в Главную книгу.

Последовательность обработки и производства записей по учету денежных средств в кассе можно представить в виде рис.3.

Рисунок 3 - Схема учета денежных средств в кассе ОАО «Сеятель»

Из рис. 3 видно, что регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции в Хозяйстве, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера №2,3,4 и др.). Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т. е. на основании отчетов кассира (только в данном случае - по их приходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу, бухгалтер по каждому корреспондирующему счету сверяет их с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяются: по счету 51 - с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 71 - с данными журнала-ордера № 7-АПК и т.д.