18009 (Учет заработной платы в бюджетных организациях (на примере Управления по образованию, культуре и молодежной политики)), страница 3

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. Т-4) при­меняется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образо­вательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техники, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора на­ук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также лич­ная карточка (ф. Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5) и приказ {распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а) ис­пользуются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работ­нику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-ба) при­меняются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работ­никам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, норматив­ными актами организации, трудовым договором (контрактом).

График отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (кон­тракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а)(см. приложение №3) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномочен­ным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) при­меняются для оформления и учета направлений работника (работников) в коман­дировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководите­лем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в ко­мандировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, про­фессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (см. приложение №4) применяют для учета использования рабочего времени и расчета за­работной платы.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из ню присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

В табеле по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, долж­ность, количество отработанных часов за каждый рабочий день, неявки на работ); общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) не явок), количество рабочих дней в месяце.

Табель ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факульте­тов, лабораторий и др.).

Открывается он ежемесячно за 2—3 дня до начала расчетного периода на ос­новании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о вре­менной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.

В табеле регистрируется только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального ис­пользования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — ус­ловные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также ча­сы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ноч­ное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — ус­ловное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии бо­лее двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество ча­сов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный та­бель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма», после утверждения табеля руководите­лем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных ра­бот вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работ­никам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и до­кументом для выплаты заработной платы за месяц.

В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются его та­бельный номер, занимаемая должность, суммы начислений по каждому виду опла­ты, начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком, общая сумма начисленной заработной платы, суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма, сумма к выдаче, расписка в получе­нии денег и фамилия, имя, отчество работника.

Основанием для начисления заработной платы служат приказ руководителя уч­реждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использова­ния рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработ­ной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Ес­ли деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнитель­но делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, рас­шифровка подписи».

После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платеж­ной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-пла­тежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выдан­ную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму вы­данной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистра­ции в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руково­дителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и глав­ным бухгалтером.

В случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым орде­ром.

В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фа­милия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в по­лучении суммы.

Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т. е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма запи­сывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмот­ренному для расчетно-платежной ведомости.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций — расчетного документа, платежного документа — и, кроме того, служит регистром аналитиче­ского учета расчетов с работниками по заработной плате.

В организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике — дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инва­лидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об ис­пользовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рас­считать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняет­ся на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях кар­точка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплачен­ного гонорара по каждому получателю.

Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, ком­пенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим зако­нодательством применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

1.3 Учет удержаний из заработной платы

Из начисленной работникам организации заработной платы, суммы оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и по совместительству произ­водят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязатель­ные и удержания по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работни­ков могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в пога­шение задолженности по подотчетным суммам; квартплата (по спискам, представ­ленным ЖКО организациям); за содержание ребенка в ведомственных дошколь­ных учреждениях; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит; подписная плата за периодические издания; членские профсоюзные взносы; перечисления сторонним организациям и в кассу взаимопомощи; перечис­ления в филиалы Сберегательного банка.

В соответствии со второй частью Налогового кодекса РФ (9) с 1 января 2001 г. подоходный налог заменен на налог на доходы с физических лиц.

Плательщиками налога на доходы с физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физи­ческие лица, получающие доходы от источников, расположенных в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.

К доходам от источников в Российской Федерации относятся:

1. дивиденды и проценты, выплачиваемые российской организацией или ино­странной организацией в связи с деятельностью ее постоянного представительства на территории Российской Федерации;

2. страховые выплаты при наступлении страхового случая, выплачиваемые российской организацией или иностранной организацией и связи с деятельностью ее постоянного представительства в Российской Федерации;

3. доходы, полученные от использования в Российской Федерации авторских или иных смежных прав;

4. доходы, полученные от предоставления в аренду, и доходы, полученные от иного использования имущества, находящегося на территории Российской Федера­ции;

5. доходы от реализации имущества, находящегося в Российской Федерации и принадлежащего физическому лицу;

6. вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выпол­ненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации;

7. пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, выплачиваемые в соответствии с действующим российским законодательством или выплачиваемые иностранной организацией в связи с деятельностью ее постоянного представитель­ства на территории Российской Федерации;

8. доходы от использования любых транспортных средств;

9. иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности на территории Российской Федерации.

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоря­жение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не умень­шают налоговую базу.

Не подлежат налогообложению:

1. государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудо­способности (включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные вы­платы и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законода­тельством. При этом к пособиям, не подлежащим налогообложению, относятся по­собия по безработице, беременности и родам;

2. государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действую­щим законодательством;

3. все виды установленных действующим законодательством, законодательны­ми актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного само­управления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответ­ствии с законодательством Российской Федерации) (по установленному перечню);

4. вознаграждения донорам за сданную донорскую кровь, материнское молоко и иную донорскую помощь;

5. алименты, получаемые налогоплательщиком;

6. суммы, получаемые налогоплательщиком в виде грантов (безвозмездной по­мощи), предоставленных для поддержки науки и образования, культуры и искусст­ва в Российской Федерации международными или иностранными организациями по перечню таких организаций, утверждаемому Правительством РФ;

7. суммы, получаемые налогоплательщиками в виде международных, ино­странных или российских премий за выдающиеся достижения в области науки и техники, образования, культуры, литературы и искусства по перечню премий, утверждаемому Правительством РФ;

8. суммы единовременной материальной помощи и ряд других доходов физи­ческих лиц.

При определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение следующих стандартных налоговых вычетов: