17986 (Учет денежных средств предприятия), страница 10

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как “сплошная проверка” не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут быть просмотрены неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных вышеперечисленных нарушений. Каждая процедура будет иметь свое назначение, преследовать определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы.

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью вопросника, составленного специальным образом, определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора являются:

• отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

• отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

• наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др.;

• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжении руководителя предприятия.

• формальное проведение ревизий кассы при смене (увольнении) кассиров;

• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

• отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;

• отсутствие у кассиров навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятия, главных бухгалтеров и кассира. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных лиц. Вопросник аудитора должен быть составлен таким образом, что в большинстве случаев ответ вписывать не надо, так как аудитор отмечает маркером полученные ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы, если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе “Номер следующего вопроса”. Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляется должность и данные лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут быть различны: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных проверках кассы, руководитель предприятия – о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии.

Аудит кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям: инвентаризация кассы; проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу; исследование правильности списания денег на расход.

При проверке кассовых операций можно использовать такие приемы контроля, как чтение документов, проверка (обследование документов), встречная сверка документов и записей, счетная проверка арифметических данных.

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки. До ее проведения аудитор должен установить:

а) имеется ли на предприятии приказ руководителя о назначении постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денежных средств в кассе предприятия, выполняется ли этот приказ, существуют ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание;

б) обслуживается ли проверяемое предприятие одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами);

в) работает ли кассир только на проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;

г) имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией предприятия, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

Осуществляя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие условия:

• проверка кассы производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия;

• во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается; на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются.

Порядок проведения инвентаризации кассы следующий:

1. При невозможности проверки кассы ил при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать – у аудитора. Это делается с целью предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет другой.

2. Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных средств в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.

3. Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером предприятия.

4. Производится полный пересчет денег независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке. Такая обязательная процедура проводится и по кассе (почтовые марки, марки гос.пошлины, проездные билеты, оплаченные авиабилеты, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха, санатории и т.д.). деньги и ценности пересчитываются дважды: сначала это делает кассир, затем другой член комиссии. Сам же аудитор, как правило, должен осуществлять контроль за правильностью проведения этой аудиторской процедуры. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости.

При аудите денежных документов необходимо проверить: фактическое наличие этих денежных документов, кому предназначены и за счет каких средств оплачены билеты и путевки, правильность учета денежных документов. Их учет должен производится в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должно быть оформлено кассовыми приходными и расходными документами. Таким же образом, как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

В период проведения инвентаризации в кассе могут находится частично оплаченные платежные ведомости. Аудитор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер и включить его в отчет кассира. Если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомостям не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не включаться, а записываются в акте как частично оплаченные расходные документы (платежные документы), не включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма. Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и аудитора. Не включаются в остаток наличия кассы и не принимаются к зачету в качестве оправдательных документов не оформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости, а также указанные выше расписки разных лиц. При обнаружении таких документов аудитор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели, в какой сумме выданы деньги. Все хранящиеся в кассе наличные деньги и другие ценности считаются принадлежащими данному предприятию, так как хранение в кассе денег и иных ценностей других субъектов запрещено.

1. По окончании пересчета денег и ценностей полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете

2. Осуществляя проверку денежных средств, аудитор одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям пол обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

3. Результаты проверки фактического наличия денежных средств в кассе оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй остается у кассира, третий хранится у аудитора. В конце акта приводится расписка кассира о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

4. В случае обнаружения недостачи аудитор просит кассира представить письменное объяснение причин возникновения недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений аудитор извещает об этом руководителя предприятия и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам.

Выявление возможных нарушений и злоупотреблений – основная задача контроля кассовых операций. При этом одновременно определяют условия, которые способствовали их совершению.

Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата и руководителями подразделений. Возможно также незамаскированное хищение денежных средств, которое является наиболее простой формой преступлений. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения денег посторонними лицами со взломом кассы, она может быть связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Также нарушения и злоупотребления являются следствием неправильного подбора кассиров (проверка их опыта и надежности), нерегулярных проверок кассы.

Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета.

Очень внимательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка. Если на выписках имеются подчистки, исправления, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку с текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемого предприятия с данными выписками. Выписка из счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассиром и другим лицам, отчеты которых зависят от содержания выписок.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером ил лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой не признают ни какой задолженности. Систематическая сверка расчетов с этими лицами и их опрос могут дать ценные результаты. Действенным методом контроля расчетов являются также проверка регистрации приходных документов и сверка зарегистрированных документов с документами оплаченными. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных по приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров до их оплаты на руки плательщикам, несвоевременную сверку и взыскание задолженности. Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записей и исключают злоупотребления.