16236 (Бухгалтерский учет основных средств в ООО "Мебельная фабрика Древо"), страница 8

В текущем месяце амортизация будет рассчитываться исходя из старых данных, начиная со следующего месяца - исходя из данных, введенных в документ.

Для объекта основных средств указывается его состав, то есть вложенность объектов ОС друг в друга. Такая возможность есть только для управленческого учета. При учете вложенности основных средств для каждого основного средства указывается объект-родитель, то есть то основное средство, в состав которого входит текущее. Изменение взаиморасположения основных средств отражается документом «Комплектация ОС».

Кроме того, факт вхождения объекта ОС в состав уже существующего комплекта отражается в документе «Принятие к учету основных средств». Стоимость основных средств, входящих в комплект, не входят в стоимость комплекта. Таким образом, чтобы получить стоимость объекта в целом, необходимо сложить стоимость комплекта со стоимостью входящих в него комплектующих.

При указании параметров начисления амортизации в документе «Принятие к ОС» указываем график начисления амортизации: график, амортизации по г.у. или индивидуальный график.

Годовые графики амортизации задают распределение суммы годовой амортизации по месяцам внутри г.а. С помощью таких графиков можно учесть, например, сезонность эксплуатации ОС. В годовом графике для каждого месяца указывается весовой коэффициент, в соответствии с которым годовая сумма амортизации будет распределена по месяцам г.а.

Если не применять годовые графики амортизации, то распределение амортизации по месяцам г.а. будет равномерным.

Индивидуальный график указывает базу распределения для каждого месяца эксплуатации ОС.

В отличие от годового графика амортизации в индивидуальном графике для каждого календарного месяца эксплуатации основного средства указывается коэффициент амортизации. При расчете амортизации по индивидуальному графику амортизации амортизация будет рассчитана как стоимость основного средства, умноженная на коэффициент амортизации, установленный в графике для месяца расчета амортизации, и деленная на сумму коэффициентов для всех месяцев графика.

Способы отнесения расходов по амортизации основных средств на затраты организации по бухгалтерскому учету содержатся в справочнике «Способы отражения расходов по амортизации». В нем указываются способы получения базы для распределения амортизации, счета и аналитика для отнесения на затраты.

После распределения расходов по способам (согласно заданным коэффициентам), для тех способов, которые относят суммы на прямые производственные затраты, сумма расходов по амортизации дополнительно распределяются на выпуск документом «Распределение прочих затрат».

Для основных средств способ отражения расходов по амортизации устанавливается документами: «Принятие к учету ОС», «Изменение способов отражения расходов по амортизации».

Для ежемесячного расчета и отражения в учете начисления амортизации эксплуатируемых основных средств используется документ «Амортизация ОС». В бухгалтерском учете амортизация объектов основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учету, и продолжается до полного погашения стоимости объекта, либо списания его с учета.

Для отражения выбытия основного средства в связи с моральным или физическим износом, а также в случае его ликвидации в связи с чрезвычайными обстоятельствами предназначен документ «Списание ОС».

Для каждого объекта основных средств определяется его первоначальная и остаточная стоимость, сумма начисленной амортизации, сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

При списании каждого из перечисленных в табличной части основных средств, не были списаны на затраты при принятии к учету, формируются проводки:

• по доначислению амортизации

• по списанию амортизационных начислений и первоначальной стоимости 01/9 «Выбытие основных средств»

• по списанию остаточной стоимости объекта на указанный в форме счет расходов

Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства». Для каждого объекта определяется его первоначальная и остаточная стоимость, сумма начисленной амортизации и амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц. Документ предназначен для оформления продажи основных средств в бухгалтерском учете.

При проведении документ выполняет:

• доначисление амортизации за месяц выбытия

• списание основного средства с учета

• отражение задолженности по взаиморасчетам

Выполнение производственной программы в срок и оптимальное использование ресурсов возможно при качественном планировании технического обслуживания и ремонта основных средств организации. Используя возможности подсистемы управления ремонтами, организации могут осуществлять планирование и учет деятельности по техническому обслуживанию и ремонтам оборудования:

• вести нормативную базу для обслуживания ОС

• планировать обслуживание ОС и ресурсы для его проведения

• учитывать результаты проведенного обслуживания ОС

• анализировать отклонения в сроках и объемах обслуживания ОС

Подсистема позволяет получать детальную информацию о состоянии основных средств анализировать степень их износа и отслеживать выполнение работ по обслужи оборудования.

Подсистема «Управление ремонтами» поддерживает выполнение следующих функций:

• Задание графиков обслуживания / ремонта, определение того, когда и профилактические работы необходимо выполнить

• Хранение информации о выполненных ремонтах, работах по обслуживанию

Виды обслуживания, например, капитальный ремонт, профилактический прочие и причины обслуживания содержатся справочнике.

В справочнике «Нормативы обслуживания ОС» содержатся нормативы выполнения работ по обслуживанию и ремонту. Нормативы по обслуживанию могут быть двух типов:

• периодические - работы должны выполняться через равные интервалы времени

• по выработке - обслуживание производится при достижении заданными параметрами выработки установленных значений (число сбоев в работе, пробег, количество выполненных технологических операций).

3. Аудит учета основных средств

3.1 Аудиторская проверка учета основных средств

Аудит сохранности, учета и использования основных средств требует выяснения:

• обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств;

• правильности отнесения предметов к основным средствам, их группировки по классификации, принадлежности и характеру участия в производственном процессе;

• правильности оценки основных средств в учете;

• правильности оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;

• правильности начисления и отражения в учете амортизации и ремонта основных средств;

• правильности и эффективности использования основных средств;

• правильности отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

Учитывая эти задачи, необходимо проверить:

• приняты ли меры по обеспечению сохранности основных средств (назначены ли приказом руководителя материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств; заключены ли с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности);

• соответствуют ли должности материально ответственных лиц Перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работ, с которыми организация может заключать письменные договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

• созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые и охраняемые помещения для хранения, шкафы, сейфы и т.п.;

• оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

• организован ли порядок оформления документов в случае вывоза материальных ценностей с территории организации;

• назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия по операциям с основными средствами;

• проводились ли инвентаризация и выборочные проверки, нанесены ли инвентарные номера на объекты основных средств (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, приказ МФ РФ от 13.06.1995 № 49).

Внутренний аудит организационно представлен как структурное подразделение организации и подчиняется руководителю организации. Задачи внутреннего аудита могут быть разнообразными: проверка правильности ведения бухгалтерского учета; проверка правильности ведения счетов по расходам и доходам организации (правомерность отнесения расходов на те или иные статьи, законность сформированной прибыли, своевременность списания расходов по счетам и т. д.); проверка законности выполнения отдельных операций и др. Для организации и проведения внутреннего аудита рекомендуется разрабатывать методические указания или инструкции, которые должны определять процесс проведения контроля на данном участке работы. Внутренний аудит проводится в соответствии с утвержденными г.овыми планами. Руководитель аудита несет полную ответственность за всю организацию и проведение проверки.

Внутренний аудит в организации ООО «Мебельная фабрика Древо» рассматривается как неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля.

Цель внутреннего аудита - внутренний контроль и система мер безопасности организации с целью сохранения и достижения конкретных результатов в деятельности организации. Внутренний аудит включает в себя совокупность планов организации, методов и процедур, применяемых внутри него для защиты активов, увеличения прибыли, обеспечения четкого выполнения указаний руководства организации.

Задача внутреннего аудита - помочь соответствующим работникам выполнять свои обязанности настолько квалифицированно и эффективно, насколько это возможно. Внутренний аудитор проверяет бухгалтерскую информацию и ее достоверность. Внутренние аудиторы отчитываются перед вышестоящим руководством и обычно имеют прямые связи с аудиторским комитетом, правлением директоров и другими управленческими подразделениями.

При проведении внутренней аудиторской проверки учета основных средств прежде всего необходимо проверить, как ведется аналитический учет основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Пообъектный учет ведется в инвентарных карточках или книгах. Внутренний аудитор проверяет, как ведутся карточки или книги, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных.

Проверяет: нет ли объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные карточки, и предложить восстановить на такие средства инвентарные карточки.

Отдельно проверяет состояние учета основных средств в местах их размещения (в эксплуатации, на складе, в ремонте и т.д.). Для этого внутренние аудиторы должны также установить правильность ведения инвентарного списка основных средств (типовая форма № ОС-13), соответствие данных аналитического учета записям на счете 01 «Основные средства», регулярность взаимной сверки данных бухгалтерского учета.

Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документа: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутренне перемещение и др.

Проверка правильности ведения аналитического учета может быть сплошной или выборочной.

Важным моментом в организации аналитического учета является качественное и своевременное проведение их инвентаризации. Внутренний аудитор проверяет, как была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведения. Это позволит более качественно провести последующую проверку и уменьшить аудиторский риск.

Синтетический учет движения основных средств и их износа ведется в журналах-ордерах № 13, 10 и 10/1, а при использовании ПК – в машинограммах дебетовых и кредитовых оборотов по счетам 01, 02 и 03. Необходимо по эти регистрам сверить данные с Главной книгой, балансом (ф. № 1), приложением (ф. 5).

При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностных лиц, определить последствия и внести предложения по устранению выявленных недостатков.

Особо тщательно следует проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств, а также инвентаризационные описи и приложенные к ним протоколы заседания инвентаризационных комиссий, сличительные ведомости, ведомости результатов последней инвентаризации, решения руководства организации по итогам ее проведения и правильность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Такая проверка аудитору крайне необходима для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский риск и, соответственно, аудиторские процедуры.

В ходе проверки рекомендуется проведение контрольной инвентаризации или, хотя бы, осмотра отдельных объектов основных средств (в местах их постоянного или временного хранения), особенно арендуемых основных средств, так как на практике часто используют фиктивные договоры для начисления арендной платы с целью увеличения себестоимости продукции и присвоения средств.

Учет движения ОС оформляется унифицированными документами. При проверке необходимо обратить внимание на следующее:

• при передаче ОС в качестве взноса в Уставный капитал должен быть приведен их перечень, где указывают первоначальную стоимость, износ и цену соглашения при передаче. К перечню должны быть подложены вторые экземпляры Актов приема-передачи, заверенные печатью передающей стороны и вся техническая документация на передаваемые объекты;

• при приобретении ОС у физического лица должен быть оформлен договор купли-продажи с указанием первоначальной стоимости, износа и цены приобретения;

• при приобретения объектов ОС в комплекте (например, мебель для офиса) в инвентарной карточке должна быть вписана расшифровка – перечень отдельных предметов, входящих в комплект;

• при приобретении объектов ОС за иностранную валюту первоначальная стоимость объекта должна учитываться по пересчитанному курсу в рублях на момент приобретения;

• объекты ОС, принятых в эксплуатацию на условиях текущей аренды, учитываются на забалансовом сч. 001;

• при продаже ОС должна быть установлена рыночная стоимость (письмо ГНС от 11.01.1995 г. № 12);

• при безвозмездной передаче ОС подлежат обложению НДС у передающей стороны за исключением безвозмездной передачи ОС, зачисленных ранее в ОС с НДС (для непроизводственной сферы);

• для определения непригодности ОС, невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта, а также для оформления необходимой документации по списанию в организации приказом руководителя должна быть создана постоянно действующая комиссия (состав комиссии и порядок списания отражен в Типовой инструкции о порядке списания пришедших в негодность ОС, утвержденной МФ СССР от 01.07.1985 г. № 100);

• если оборудование списывают в связи со строительством новых, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением действующих организаций, цехов и других объектов, то перечень этого оборудования должен быть указан в плане расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих организаций;

• все детали, узлы и агрегаты от разборки и демонтажа оборудования, г.ные для дальнейшего использования, должны быть оприходованы по бухучету на Дебет 10 с Кредита 91;

• детали и узлы, содержащие драгметаллы, должны быть учтены отдельно с целью сдачи их в переработку для извлечения драгметаллов.

При проверке операций по поступлению основных средств необходимо установить, обоснованно ли экономически строительство тех или иных объектов, включено ли оно в план капитальных вложений, обеспечено ли необходимым финансированием, имеется ли в полном объеме проектно-сметная документация. Необходимо также установить целесообразность и законность приобретения, выявить полноту и своевременность оприходования поступивших в организацию основных средств, а также правильность документального оформления и их оценку.