177603 (Організація бухгалтерського обліку), страница 2

До документів пред’являються вимоги:

1. Документи заповнюються охайно, чорнилом, без виправлень, зрозуміло;

2. В кожному документі повинні бути заповнені всі реквізити.

Документи складаються на спеціальних бланках, на яких зазначені реквізити, які повинні заповнити. Реквізити – показники, які містяться в документі, і які потрібно всі обов’язково заповнити. Вони поділяються на:

1. Загальні (обов’язкові) – дата, номер, назва, підписи.

2. Спеціальні реквізити.

Документ має юридичну силу тільки в тому випадку, коли всі реквізити документа будуть заповнені.

Бухгалтерських документів складається дуже велика кількість. Вони різні за формою, змістом, і для полегшення обліку проводиться класифікація бухгалтерських документів, тобто групування їх в групи і підгрупи за однорідними ознаками.

За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виправдні(виконавчі), комбіновані, бухгалтерського оформлення. Розпорядчими називаються документи, які містять в собі наказ, розпорядження на право здійснення господарської операції.

Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін.

Виправдні(виконавчі) – підтверджують той факт що операція вже здійснилася. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін.

Комбіновані документи поєднують в собі виконавчі і розпорядчі. Прикладом таких документів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження, виконання операції (підписи комірника і одержувача) та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяються на: разові і накопичувальні. Разові документи використовуються для оформлення однієї, або кількох операцій, які записують до документа одночасно. Вони представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутковий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу (як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.).

Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних господарських операцій. Прикладом накопичувальних документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.

За місцем складання документи поділяються на: внутрішні і зовнішні. Внутрішніми називаються документи, які складені внутрі господарства і за межі його не виходять. Зовнішніми називаються документи, які надходять в господарство із сторони, або виходять за межі господарства.

За характером задокументованих операцій бухгалтерські документи поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові.

За допомогою грошових документів оформляються операції, які пов’язані із рухом грошових коштів на підприємстві. Такими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий касові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із банку у касу, об'ява на внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.

Матеріальними документами оформляються операції, які пов'язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Вони представлені такими документами, як: прибуткова накладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін.

Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називаються розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіжним дорученням, платіжною вимогою-дорученням. за допомогою яких здійснюються операції на розрахунковому рахунку.

За технікою складання і опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ.

Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні документи можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допомогою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.

Основним нормативним документом при визначені термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів"

(наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № -41 від 20.07.98 р., зареєстровано в Міністерстві юстиції України №578/3016 від 11=09.98 р. Повний текст опублікований в "Офіційному віснику України" № 38 . від 8.10.98 р.).

Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що підлягають обробці ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються й супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що використовуються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів-дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав І дати їх вилучення. Якщо вилучаються томи документів недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.

Модуль ІІ. Облік активів, зобов'язань та власного капіталу

1. Облік власного капіталу

Для узагальнення інформації про стан і рух коштів різновидності власного капіталу призначені рахунки четвертого класу Плану рахунків, зокрема такі як: 40 "Статутний капітал", 41 "Пайовий капітал", 42 "Додатковий капітал", 43 "Резервний капітал", 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)'', 45 "Вилучений капітал", 46 "Неоплачений капітал", 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів", 48 "Цільове фінансування і цільові надходження", 49 "Страхові резерви".

Рахунок 40 "Статутний капітал" призначено для обліку та узагальнення інформації про стан та рух статутного капіталу підприємства.

За кредитом рахунку 40 "Статутний капітал" відображається збільшення статутного капіталу, за дебетом — його зменшення (вилучення). Сальдо на цьому рахунку повинно відповідати розміру статутного капіталу, який зафіксовано в установчих документах підприємства.

Аналітичний облік статутного капіталу ведеться за видами капіталу за кожним засновником, учасником, акціонером тощо.

Рахунок 41 "Пайовий капітал" призначено для обліку й узагальнення інформації про суми пайових внесків членів споживчого товариства, колективного сільськогосподарського підприємства, житлово-будівельного кооперативу, кредитної спілки та інших підприємств, що передбачені установчими документами

Пайовий капітал — це сукупність коштів фізичних і юридичних осіб, добровільно розміщених у товаристві для здійснення його господарсько-фінансової діяльності. По кредиту відображається створення пайового капіталу, по дебету його використання.

Сільськогосподарські підприємства на рахунку 41 "Пайовий капітал" обліковують частину вартості майна, яка була розпайована між його членами, частину вартості майна, яка не була розпайована між його членами, а також зростання (зменшення) вартості майна протягом діяльності підприємства.

Аналітичний облік за рахунком 41 "Пайовий капітал" ведеться за видами капіталу.

Рахунок 42 "Додатковий капітал" призначено для узагальнення інформації про суми, на які вартість реалізації випущених акцій перевищує їхню номінальну вартість, а також про суми дооцінки необоротних активів і фінансових інструментів та вартість необоротних активів, безкоштовно отриманих підприємством від інших осіб, та інші види додаткового капіталу.

За кредитом рахунку 42 "Додатковий капітал" відображається збільшення додаткового капіталу, за дебетам — його зменшення,

Рахунок 42 "Додатковий капітал" має такі субрахунки:

421 "Емісійний дохід";

425 "Інший вкладений капітал";

1. "Дооцінка активів";

2. "Безоплатно одержані необоротні активи";

3. "Інший додатковий капітал".

На субрахунку 421 "Емісійний дохід" відображається різниця між продажною і номінальною вартістю первісно розміщених акцій підприємства на фондовому ринку.

На субрахунку 422 "Інший вкладений капітал" обліковують інший вкладений засновниками підприємств (крім акціонерних товариств) капітал, що перевищує статутний капітал, інші внески тощо без рішень про зміни розміру статутного капіталу.

На субрахунку 423 "Дооцінка активів" відображається сума дооцінки (уцінки) необоротних активів і фінансових інвестицій, яку здійснюють у випадках, передбачених законодавством та положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. Залишок додаткового капіталу на цьому субрахунку зменшується у разі уцінки та вибуття зазначених активів, зменшення їх корисності.

На субрахунку 424 "Безоплатно одержані необоротні активи" відображається вартість необоротних активів, безоплатно одержаних підприємством від інших осіб. Залишок додаткового капіталу на цьому субрахунку зменшується на суму визнаного доходу протягом строку корисного використання безоплатно одержаних об’єктів необоротних активів (окрім землі) і при вибутті таких активів і землі.

На субрахунку 425 "Інший додатковий капітал" обліковують інші види додаткового капіталу, які не можуть бути включені до наведених вище субрахунків.