154455 (Организация выставочных мероприятий в Геленджике)

Федеральное агентство по образованию

Сочинский государственный университет туризма и курортного дела

Институт туристского бизнеса

Специальность: 100103 «Социально-культурный сервис и туризм»

Контрольная работа

по дисциплине:

Экскурсионно-выставочная работа

Тема:

Организация выставочных мероприятий в Геленджике

Выполнил (а) студент (ка) 5 курса

Группа_________04-ЗСТр6_ДО

Ермакова Элина Андреевна

проверил(а):___________________

______________________________

______________________________

г. Сочи

2008

Содержание

Введение

1. Организация выставочных мероприятий

1.1Оформление выставочного стенда

1.2 Работа персонала туристической фирмы во время выставки

1.3 Международные туристические выставки

1.4 Анализ затрат на оформление выставки

2. Пример проведения выставки в Геленджике

3. Практические расчёты

Заключение

Список литературы

Введение

Выставка - эффективный ресурс для организации и проведения социально - культурных и маркетинговых исследований. Они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. В плане материальных затрат выставка является емким мероприятием для любой организации. Выставки приносят выгоды не только предприятию - экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимые консультации от специалистов, провести переговоры и подписать контракты.

При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок, привлекая огромное количество потребителей. Если предприятие решило участвовать в выставке, четко сформулировало, свои пели и задачи, ему необходимо во всех деталях разработать выставочную деятельность.

1. Организация выставочных мероприятий

Выставочные мероприятия предоставляют туристическому предприятию широкие возможности для распространения информации. Туристическое предприятие обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки во впечатляющее переживание. Значение выставочного мероприятия очень важно.

Выставка - показ, основная цель которой состоит в просвещении публики, путём демонстрации средств, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив^”.

Все выставочные мероприятия квалифицируются по признакам:

цели проведения - торговые, информационно - ознакомительные;

частота проведения - периодические, ежегодные;

характер приложения экспонатов - универсальные, многоотраслевые, отраслевые;

состав участников - региональные, межрегиональные, национальные.

Каждая выставка обладает своей индивидуальностью и характерными чертами. В мире проводится много выставочных мероприятий, связанных с туризмом. Важнейшей среди них является выставка в Брюсселе (1,2 млн. посетителей), Милане и Вене (около 0,5 млн.), Шарлеруа (400 тыс.), " Всемирная неделя туризма и путешествий⁷' в Париже ( около 200 тысяч).

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки

Участие туристической фирмы в выставке можно подразделить на ряд этапов. Принятие принципиального решения об участии в выставке, само по себе свидетельствует о достижении туристической фирмой определённого уровня в своей сфере деятельности. Это связано с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Участие в выставке требует вложения значительных средств, что может позволить себе не каждое предприятие. Выставочная деятельность имеет перед собой некоторые цели:

• Представление фирмы и её продуктов.

• Изучение рынков сбыта.

• Расширение числа клиентов.

• Внедрение нового продукта на рынок.

• Определение спроса на новый продукт.

• Поиск новых деловых партнёров.

• Изучение предложения конкурентов.

• Позицирование своих продуктов относительно услуг конкурентов.

• Формирование благоприятного имиджа фирмы.

• Непосредственный сбыт продукции и заключение контрактов. Для достижения указанных и других возможных целей

определяющим является выбор конкретной выставки, в которой будет участвовать туристическая фирма.

Поэтому туристическое предприятие должно проанализировать следующие аспекты:

• Время и место проведения выставки.

• Авторитет выставки.

• Численный и качественный состав участников и посети гелей.

• Уровень деловой активности (количество и общий объём заключённых контрактов) на последней выставке.

Необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных:

• Возможность предоставлять выставочных площадей и услуг.

• Условия участия в выставке.

• Разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

• Участие, в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленной цели.

После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно - организационный период. Туристическая фирма информирует оргкомитет выставки о своём участии с помощью заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов:

• Разработка концепции и объёма участия фирмы в работе выставки. Составление перечня выставочных продуктов.

• Отбор и подготовка персонала (коммерческие, обслуживание, стендистов, переводчиков).

• Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.

• Выбор возможного посредника (агента), оказание услуги в обеспечении участия в выставке.

• Определение размеров необходимых выставочных площадей и объёма различных материальных и финансовых ресурсов.

• Подбор и изготовление рекламных и информационных мероприятий.

• Разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда).

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, заказа оборудования и услуги.

После решения этих вопросов, становится возможной разработка окончательной сметы участия в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставке составляет 1 5-30% всех средств расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Структура затрат на участие в выставке.

Статьи затрат Удельный вес в %

Аренда и монтаж экспозиции 55 - 70

Демонтаж экспозиции 5 - 10

Расходы на рекламные и информационные 5 - 10

материалы.

Представительские расходы. 15 - 25

После официального открытия выставки, наступает ответственный этап - работа в ходе её функционирования.

Особая роль в обеспечении успеха в выставке принадлежит стендистам сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Необходимо, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристической фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, нужно, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы и телевидения. В такие дни присутствие руководителя на стенде необходимо.

Это может послужить заключением выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Руководитель должен наблюдать за работой выставки и делать правильные выводы: сколько необходимо выставочной площади, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы па выставке.

Руководитель может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии культуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию, позицию фирмы. После завершения выставки, необходимо сделать анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги делятся на две группы:

- организационные.

- коммерческие.

При подведении организационных итогов помощь может оказать журнал, который вёлся во время подготовки и работы выставки.

Можно проанализировать работу выставки, задав вопросы всем в подготовке и проведении выставки:

-удачно ли подобрано место для стенда?

-была ли удачна планировка стенда?

-соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

-какие неудобства вы испытывали во время работы?

Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

-без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Конечные данные касаются таких показателей, как (количество посетителей, которые осматривали экспозицию, объём заключённых контрактов, количество розданных рекламных и информационных материалов).

1.1 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд - это лицо фирмы. Успех участия туристического предприятия в выставочном мероприятии зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающим.

Первый вопрос, возникающий перед фирмой, после принятия решения об участии в выставке, какого размера необходим стенд.

Следующим вопросом является оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Размер стенда не влияет на работу, важно также и качество предоставляемой информации.

Умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителей - это представляется самым главным.

При организации стендов используются две концепции: одна характерна для стенда фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран, основана на визуальном аспекте. Обычно такие стенды роскошно оформлены. Для привлечения внимания посетителей используются определённые игровые элементы.

Вторая концепция отдаёт предпочтение информационным аспектам. Такой стенд представляет со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Нет конкретной рекомендации по оформлению стенда, поэтому туристическая фирма должна чётко определить тематический план своей экспозиции. Привлекательность стенда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание издалека. Большое значение при оформлении выставочных стендов имею композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная композиция разбивается на несколько зон:

• Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечивает контакты с посетителями, работают стендисты).

• Рабочая (место для проведения переговоров представителями фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами).

• Служебная (вспомогательные помещения и площади для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду, чтобы посетители могли брать их с собой.

Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Её цель - оставить у посетителей материалы для последующего более детального ознакомления. Помимо общедоступных материалов на стенде, находятся рекламные и информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей других фирм посещаемых стенд.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

• Надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак).

• Плакатов, для оформления стенда.

Экранов с бегущей строкой или изображением, размещается около выставочного стенда.

• Мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель такой рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их, заставить проявить интерес к дальнейшему знакомству с предполагаемым туристским продуктом. Никогда не следует считать работу по оформлению стенда законченной, после открытия выставки.

Если были замечены какие-либо ошибки, необходимо это учесть, чтобы не повторить на следующем выставочном мероприятии.

Любая выставка - это и процесс учёбы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнёры. С каждым разом меняется оформление и дизайн.

Тип и размер стенда

Стенд - представляет собой комплекс площади ( в квадратных метрах). Которую устроитель ярмарки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которой последний достигает осуществление своего участия в этом мероприятии.

Стенд - это образ предприятия - экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. В связи с этим стенд должен:

• Выделять предприятие.