101228 (Организация работы менеджера), страница 3

Исходными данными для разработки Положения о подразделении являются: организационная структура, функциональная структура, штатное расписание организации, классификатор функций управления, нормативы управленческого труда, типовые положения о подразделениях, схемы документооборота.

Положение о структурном подразделении состоит из пяти разделов:

• Общая часть;

• Функции и задачи;

• Ответственность;

• Поощрения.

1.2.Должностные инструкции

Необходимость и значение

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к. должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала от директора до бригадира.

Разработке типовых должностных инструкций придавалось важное значение в период административной экономики СССР в 60-80-х гг., т.к. существовало централизованное нормирование структур управления, штатных расписаний, должностей по оплате труда. Это составляло стержень государственной политики нормирования и контроля на предприятиях и проявлялось в типовых общесоюзных и отраслевых должностных инструкциях.

В качестве примера следует назвать Положение о главном бухгалтере, утвержденное Советом Министров СССР в 1980г. Госкомтруд СССР в 1986г. Выпустил Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. В строительстве действовали типовые должностные инструкции, утвержденные Госстроем СССР для должностей: главный экономист, главный инженер треста, производитель работ, мастер и бригадир.

До сих пор достаточно большой круг специалистов в области управления справедливо полагает, что разработка типовых должностных инструкций должна производиться отраслевыми НИИ по отраслям народного хозяйства, министерствам и ведомствам. Отраслевые типовые инструкции были разработаны для ограниченной категории работников предприятий, имели различную методическую и юридическую степень проработки.

По данным наших исследований, выполненных в 80-х гг., должностные инструкции утвержденные руководителем предприятия, имели только 50% руководителей и специалистов. Существующие должностные инструкции представлены схематично, как правило, на одной или двух машинописных страницах и не отвечают требованиям современного уровня управления производством. Вместе с тем 70% из числа опрошенных работников в своей деятельности основываются на указаниях руководства и сложившемся распределении функциональных обязанностей на предприятии. Эти выводы получены на основе исследования работы более 500 руководителей и специалистов различных предприятий страны.

Возникает закономерный вопрос: «Стоит ли тратить время и средства на создание должностных инструкций, не проще ли положиться на опыт и знания руководителей предприятий и их подразделений?». Последствия стихийной организации управления общеизвестны:

• Неравномерная загрузка персонала в течение года, при которой потери рабочего времени и перегрузки составляют до 25% от общего фонда времени;

• Текущая работа по разовым поручениям руководителя, отвлекающая работников от выполнения основных обязанностей; значительная продолжительность рабочего дня руководителей, достигающая 10-12 ч. В день;

• Большие трудности работы в новой должности молодых руководителей и специалистов после окончания вуза.

Не случайно подавляющее большинство опрошенных работников высказывается за создание хороших инструкций, исключающих дублирование функций между подразделениями и работниками, обеспечивающих нормативную продолжительность рабочего дня и равномерную загрузку персонала.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления (КФУ), классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (КСДС), нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Должностные инструкции позволяют:

• Рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

• Повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

• Улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

• Четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

• Конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

• Повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

• Повысить эффективность морального и материального стимулирования работников за счет использования методики КОУТ;

• Организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

1.3.Контракты с персоналом.

Порядок заключения.

В соответствии со ст. 18 КзоТ РФ (в редакции от 1 октября 1995г.) контракт (трудовой договор) заключается в письменной форме.

В целях оказания практической помощи предприятием, учреждениям, организациям( в дальнейшем предприятие) в заключение контрактов с работниками Минтрудом РФ разработаны рекомендации по их заключению и примерная форма трудового договора (контракта).

Контракт заключается при найме работников. Письменное оформление трудовых отношений для лиц, ранее принятых на работу, производиться только с их согласия.

Преимущество письменной формы заключается в том, что все условия контракта фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать обязательные условия:

• Место работы - наименование предприятия, куда принимается работник;

• Работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии (должности), которую должен выполнять работник;

• Дату начала работы и дату ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

• Обязанности работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. К числу дополнительных можно отнести об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), переподготовке и обучении совмещаемых профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха и др.

Установление дополнительных условий контракта не должно ухудшать положение работника по сравнению с законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.

Закон не связывает соблюдение письменной формы с определенным видом и сроком договора. Поэтому письменный договор (контракт) заключается как с постоянными, так и временными работниками, надомниками и совместителями.

Сторонами контракта являются:

• В качестве работодателя выступает организация (юридическое лицо) либо гражданин (физическое лицо), нуждающийся в труде наемных работников;

• В качестве работника - граждане, достигшие 15 лет; в исключительных случаях – граждане, достигшие 14 лет (в свободное от учебы время, если работа не причиняет вреда здоровью и не нарушает процесс обучения), но лишь с согласия родителей, усыновителей или попечителей.

Предприятие может делегировать право по приему и увольнению работников своим филиалам, отделениям, представительствам, что должно быть закреплено в его уставе (положении). При непредоставлении такого права самостоятельному подразделению все его работники заключают трудовой договор непосредственно с руководителем предприятия.

Особенности заключения контракта с руководителем предприятия определены Временными рекомендациями о порядке применения контрактной формы заключения трудового договора с руководителями предприятия, утвержденными Минтрудом РФ (102).

Прием на работу оформляется приказом администрации предприятия на основании личного заявления работника. Приказ объявляется работнику под расписку.

В трудовом договоре целесообразно указывать структурное подразделение (цех, отделение, отдел, лабораторию, и.т.д.), в которое принимается работник, что позволит конкретизировать его трудовые обязанности, условия труда, полагающиеся льготы. В контракте указывается профессия (должность), на которую принимается работник.

Наименование профессии (должности) работника рекомендуется определять в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС) и квалификационными справочниками должностей служащих (КСДС), т.к. определяется регламентация наименования профессий или должностей обусловлена действующим в настоящее время механизмом создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с условиями труда, условиями пенсионного обеспечения и др.

Если в содержании работ нанимаемого сотрудника предусмотрены обязанности, соответствующие характеристикам двух и более профессий или должностей, предусмотренных в ЕТКС, то наименование профессии (должности) рекомендуется определять по профессии (должности) с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Совмещение профессий (должностей) может выступать в качестве самостоятельного условия трудового договора (контракта). В этом случае стороны оговаривают порядок и условия совмещения. В трудовой договор (контракт) вноситься соответствующая запись о работе по совмещаемой профессии (должности) с указанием дополнительных обязательств работника.

В содержании трудового договора (контракта) рекомендуется отражать все важнейшие условия труда, устанавливаемые по соглашению сторон (рабочее место, условия труда, социальные блага и гарантии).

В письменной форме контракта нецелесообразно определять все обязанности работника в соответствии с той профессией (должностью), на которую он принят. Круг обязанностей работника вытекает из необходимости выполнения производственной программы, достижения определенных показателей, соблюдения режима работы (правил по охране труда и.т.д.). Конкретизация обязанностей производиться на основе квалификационной характеристики и модели рабочего места в должностной инструкции.

Если работник по должности обладает правом приема и увольнения с работы, это условие рекомендуется указывать в контракте.

Согласно КзоТ РФ (ст.17) контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок – не более пяти лет, на время выполнения определенной работы. При заключении с работником контракта на время выполнения определенной работы указывается, какая конкретно работа должна быть выполнена.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, условий ее выполнения, интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

При заключении контрактов со штатным персоналом целесообразно срок срочного договора с плановым периодом аттестации персонала. Наиболее целесообразными сроками являются три или пять лет.

В частности, срочные договоры заключаются в настоящее время с руководителями государственных предприятий, работниками образовательных учреждений (ст.56 Закона РФ «Об образовании» от 12 июля 1995 г.) и другими.

Для проверки соответствия подготовки способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок в пределах, предусмотренных законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в контракте фиксируется конкретный срок испытания, но не более шести месяцев с момента приема на работу.