101211 (Организация проведения внутренних аудитов качества)

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Пермский государственный технический университет

Контрольная работа

по дисциплине «Управление качеством»

«Организация проведения внутренних аудитов качества»

Пермь 2008 г.

Содержание

Введение

Организация проведения внутренних аудитов качества

Заключение

Список литературы

Введение

Тенденции последних лет свидетельствуют о том, что организации все чаще для повышения эффективности и результативности своей деятельности прибегают к объединению принципов и требований различных систем менеджмента, то есть к созданию интегрированной системы менеджмента (далее ИСМ) как инструмента удовлетворения требований и ожиданий не только потребителей, но и других заинтересованных сторон.

Стремительный рост интереса к ИСМ обусловил развитие соответствующих научно-практических разработок. Однако, несмотря на значительное число публикаций по проблематике, связанной с созданием и функционированием ИСМ, вопросы, касающиеся оценки их соответствия и, прежде всего, формирования общепринятого подхода к проведению внутреннего аудита систем как механизма совершенствования менеджмента организации, практически не исследованы.

Цель данной работы – рассмотреть теоретические основы проведения внутренних аудитов качества. Работа состоит из одной главы, в которой рассмотрены теоретические аспекты: внутренний аудит качества, организация проведения аудитов качества.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

В зависимости от целей аудита в качестве критериев могут использоваться международные стандарты, внутренние нормативные документы (документированные процедуры, рабочие инструкции), планы, программы, контракты и другая документация системы менеджмента организации. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита, а также на возможности улучшения.

Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Рекомендации по организации процесса аудита содержатся в МС ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента».

Организация проведения внутренних аудитов качества

В настоящее время разнообразие систем менеджмента, разработанных в соответствии с требованиями различных стандартов постоянно растет, охватывая все новые сферы деятельности организации. Определяющим аргументов в пользу внедрения таких систем являются требования международных стандартов к деятельности организации, установленные на основе общемирового соглашения.

В наиболее общем виде аудит – процесс получения оценки свидетельств проверки с целью установления степени соответствия согласованным критериям. Следовательно, внутренний аудит нацелен, прежде всего, на предоставление высшему руководству гарантий того, что ИСМ находится в рабочем состоянии.

Аудит качества – систематическая и независимая оценка качества компании, которая может подразделяться на аудит: системы качества; процесса; сервиса; продукта.

Существуют три типа аудиторской проверки качества:

1. внутренний аудит (продукта, услуги, системы качества) проводимой обученными сотрудниками организации. Организация, избравшая миссию TQM, должна из числа сотрудников иметь своих аудиторов.

2. Внешний аудит (аудит второй стороной) организации, проводится покупателем (потребителем) организации с целью выявления соответствия процесса и продукта поставщика конкретным условиям, заранее установленным потребителем.

3. Внешний независимый аудит (аудит третьей стороной), проводимый агентством, сертифицированным на право проведения аудита качества. Такое агентство называют регистратором. В качестве третьей стороны могут выступать не только регистраторы, но и любая независимая сторона.

Рис. 1.1. Цикл PDCA (планирование – осуществление – проверка – действие) к управлению программой аудита

Полномочия по программе аудита

Планирование

Определение программы аудита:

-цели

- ответственность лица;

- ресурсы;

- процедуры.

Осуществление

Внедрение программы:

- Оценивание аудиторов;

- Назначение группы по аудиту;

- Направления деятельности по аудиту.

Улучшение действия

Действие

Мониторинг и анализ программы аудита:

- определение возможностей улучшения.

Проверка

Проведение аудита предполагает:

1. Инициативный аудит:

   • Назначение руководителя группы аудита;

   • Определение целей, области распространения и критериев;

   • Определение возможностей аудита;

   • Определение группы по аудиту;

   • Начальный контакт с проверяемой организацией.

2. Анализ документов:

   • Анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи и определение их адекватности.

3. Подготовка к аудиту «на месте»:

   • Планирование аудита «на месте»;

   • Определение работы для групп по аудиту;

   • Подготовка рабочей документации.

4. аудит «на месте»:

   • проведение предварительного совещания;

   • Обмен информацией во время аудита;

   • Роль и ответственность;

   • Сбор и проверка данных;

   • Получение наблюдений аудита;

   • Подготовка заключительного совещания;

   • Заключительное совещание.

5. Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту:

   • Подготовка отчета по аудиту;

   • Утверждение и рассылка отчета;

   • Хранение документов.

6. Завершение аудита:

   • Сохранение документов;

   • Подведение итогов.

Согласно международным стандартам, внутренний аудит рассматривается как обязательный элемент любой системы менеджмента и в этом контексте является специальной функцией системы.

Внутренний аудит позволяет обеспечить «каналы связи» по всей организации и выявить возможности улучшения. Внутренний аудит производится необязательно на одной площадке. Внутренние проверки могут проводиться, например, в филиалах. Организация руководит своей внутренней проверкой и демонстрирует, что её система менеджмента соответствует требованиям применимого стандарта. Отметим, что внутренний аудит является одним из процессов системы менеджмента и, следовательно, управление им должно осуществляться в соответствии с циклом PDCA (планирование – осуществление – проверка – действие).

Назначение внутреннего аудита.

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет:

а) обеспечить соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта и требованиям, установленным самой организацией в документированных процедурах, стандартах предприятия, инструкциях и другой нормативно-технической документации;

б) предоставить уверенность руководству и заинтересованным сторонам в результативности системы менеджмента: внутренний аудит обеспечивает обратную связь, представляя руководству объективную информацию о том, как функционирует система.

в) выявить оперативные проблемы: во время проведения проверки любой системы, аудитор имеет благоприятную возможность для того, чтобы заметить сложности в исполнении системой требований, или проблемы в самой системе, или в процедурах;

г) обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий: в ходе внутреннего аудита выявляются несоответствия установленным требованиям, затем разрабатываются и осуществляются корректирующие действия для устранения причин выявленных несоответствий;

д) внутренний аудит является действенным инструментом отладки системы на стадии ее внедрения: проведение аудитов на стадии внедрения и подготовки системы менеджмента к сертификации помогает «запустить» систему и выявить, где система даёт сбои.

Инициирует проведение внутреннего аудита высшее руководство организации, аудит осуществляется специально подобранными сотрудниками организации и обученными аудиторами.

Задачами аудиторов являются: оценка Системы Качества компании; подтверждение, что Система Качества, действующая в организации, соответствует установленным требованиям; обеспечение (вместе с подразделениями компании) возможности улучшения Системы Качества.

Первоначально внутренний аудит может проводиться как для всей Системы Качества, так и для ее отдельных частей. После исправления отмеченных проверкой недостатков осуществляется инспекционный контроль (перепроверка) всей Системы, чтобы убедиться в том, как проведенные изменения повлияли на ее производительность и эффективность. Все результаты внутренней инспекционной проверки должны быть документально оформлены. Результаты аудита должны базироваться на объективных доказательствах и быть понятны руководству и коллективу.

Внутренний аудит можно проводить: силами самой организации, второй стороной и третьей стороной.

Внутренний аудит, проводимый силами самой организации, претендующей на получение сертификата, и предшествующий сертифицированной инспекционной проверке со стороны регистратора, способствует успешному проведению внешнего аудита и получение сертификата. В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения системы менеджмента целесообразно предусмотреть создание службы внутреннего аудита. Создание такой службы отвечает интересам организации и является свидетельством понимания руководством организации значения аудита системы. Служба внутреннего аудита укомплектовывается сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обучение. Функции, ответственность и полномочия сотрудников устанавливаются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.

Аудит второй стороной – проверка организации от имени потребителя или другой заинтересованной стороны. Цель аудита – получить достаточную информацию о системе менеджмента организации для обеспечения уверенности потребителя в том, что его специфические требования будут выполняться гарантировано и стабильно.

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отражал результативность системы менеджмента организации. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут коммерческие решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Поэтому он должен быть проведен квалифицированным обученным персоналом, что является гарантией получения достоверной информации.

Аудит второй стороной может проводиться независимой организацией, например, органом по сертификации или консалтинговой компанией.

Аудит третьей стороной – проверка, проводимая внешней независимой организацией (третьей стороной). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации. Как и аудит, второй стороной, аудит третьей стороной предъявляет особые требования, как к аудитору, так и к проверяемой организации. Аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.