100476 (Контроль виконання документів), страница 2

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.

Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.

Особливості офіційно-ділового стилю:

– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;

– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

– лаконічність, стислість;

– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

– використання термінів, спеціальних слів.

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

– якомога точніше й повніше подати інформацію;

– досягти найбільшого впливу на адресата;

– сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

– надати допомогу замість допомогти;

– здійснити ремонт замість відремонтувати;

– справити враження замість вразити та ін.

Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.

Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.

Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.

3. Дати загальну характеристику документаційного забезпечення руху особового складу

Найважливішою функцією відділу кадрів є документування процесу руху кадрів на підприємстві. З цією метою розроблена інструкцію, яка визначає порядок оформлення при прийомі на роботу, перекладі, звільненні і обліку працівників підприємства, а також порядок видання, обліку і розсилки наказів по особовому складу.

Відділ кадрів підприємства готує проекти наказів, тільки по особовому складу. Для внесення необхідних даних до облікових документів і особистих справ працівників виписки з наказів по основній діяльності представляються у відділ кадрів канцелярією.

Прийом на роботу може проводитися керівником, який наділений правом найму на роботу. Трудовий договір полягає у письмовій формі.

При прийомі на роботу адміністрація птицефабрики вимагає від того, що поступає по мимо письмової заяви пред'явлення:

а) трудової книжки, а якщо дана особа поступає на роботу вперше, - довідки про останнє заняття виданої за місцем проживання;

б) паспорти.

При прийомі на роботу, що вимагає спеціальних знань адміністрація має право зажадати від працівника пред'явлення диплом або іншого документа про здобуту освіту і професійну підготовку.

Наказ керівника підприємства оголошується працівникові під розписку. При цьому працівник переконується в правильності оформлення укладеного трудового договору.

При укладенні трудового договору може встановлюватися і випробувальний термін, тривалість якого не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках за узгодженням з відповідними виборними комітетами, профспілки - шести місяців.

Умова про випробування повинна бути вказане в наказі про прийом на роботу. Якщо ця вимога не виконана, вважається що випробування не встановлене і працівник остаточно прийнятий з першого дня його роботи.

При незадоволеному результаті випробування звільнення працівника проводиться без узгодження з виборним профспілковим органом і без вихідної допомоги.

При прийомі на роботу або перекладі працівника в установленому порядку на іншу роботу адміністрація зобов'язана:

а) ознайомити працівника з роботою, що доручається, умовами праці, його правами і обов'язками (посадовою інструкцією);

б) ознайомити його з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором підприємства;

в) провести інструктаж по техніці безпеки, виробничій санітарії, гігієні праці, протипожежній охороні і іншими правилами по охороні праці.

На осіб, що поступають на роботу вперше, заповнюється трудова книжка з дня прийому на роботу. Трудові книжки ведуться на всіх працівників на підприємстві, що працюють понад 5 днів.

На осіб, що поступають на роботу відділ кадрів підприємства оформляє особиста справа.

Бланк трудового контракту заповнюється і підписується в двох екземплярах, один з яких зберігатися у відділі кадрів, в особистій справі працівника, а інший екземпляр видається працівникові на руки.

Підписаний і завірений контракт служить підставою виникнення трудових відносин. Після висновку і належного оформлення контракту видається наказ про прийом на роботу, який оголошується працівникові під розписку.

Загальний порядок передбачає ознайомлення працівника з правилами внутрішнього розпорядку, колективним договором, правилами охорони праці і іншими необхідними відомостями і обов'язками.

Питання оплати, умов праці і відпочинку, пенсійного забезпечення, медичного обслуговування і так далі, що є загальними для всіх категорій працівників підприємства, повинні відбиватися і регулюватися умовами трудового договору, ув'язненого між адміністрацією і трудовим колективом.

При складанні контракту, у разі вимог сторін, можна вказати конкретні трудові обов'язки працівників.

При висновку контрактів з випробувальним терміном роботи терміни випробування не повинні перевищувати обумовлених законодавством.

Облік працівників по своєму призначенню розділяється на персональний, штатно-посадовий і статистичний.

На всіх осіб, що працюють на підприємстві, складаються і зводяться в картотеку, що діє, особисті картки по встановленій формі № Т-2.

Персональний облік науковців ведеться по обліковій картці науковця, форма № Т-4.

Особисті картки звільнених постійно зберігаються в алфавітному порядку, окремо від картотеки, що діє, з вказівкою в картці дати, номери наказу і причини звільнення працівника.

На працівників, удостоєних державних нагород, почесних звань, нагороджених галузевими видами нагород, складаються і ведуться облікові картки нагороджених, які зводяться в картотеку. Облік може вестися і в журналі обліку нагороджених.

Особисті справи складаються і ведуться на працівників, перелік яких визначається спеціально створеною керівником підприємства комісією.

Кількість екземплярів особистої справи визначається необхідністю. Справжній екземпляр особистої справи ведеться за місцем роботи працівника. Вищестоящу інстанцію, яка затверджує працівників на деяких посадах, висилається копії документів, завірена відділом кадрів підприємства і що скріпляють друком.

У особисту справу включаються документи в наступному порядку:

опис документів, наявних в особистій справі;

особистий листок по обліку кадрів з наклеєною на нього фотографією розміром 4х6 (фотографії оновлюються досягши віку 25 і 45 років);

автобіографія;

копії документів про освіту, привласнення вченому ступеню, вченого звання.

Далі в особистій справі у міру надходження в хронологічному порядку розташовуються характеристики, атестації, уявлення про призначення, звільнення, звільнення, переклад, направляння на навчання, копії нагородних листів і уявлень до привласнення почесних звань і інші документи характеризують працівника. Документи особистої справи нумеруються.

Доповіді, заяви і інші необхідні довідкові матеріали розташовуються в другому розділі особистого у міру їх надходження.

На додаток до особистого листка по обліку кадрів відносяться на основі відповідних документів зміни в облікових даних працівників, що відбулися після заповнення ним особистого листка.

Особистий листок по обліку кадрів заповнюється працівником власноручно, чорнилом, розбірливо, без спотворень і скорочень найменування підприємств, установ і організацій. При заповненні відомостей про трудову діяльність указується час вступу до кожної посади і відходу на підставі наказів по особовому складу або записів трудової книжки.

Автобіографія пишеться в довільній формі, в якій окрім відомостей про себе, і своїй діяльності указуються відомості про родичів і інші відомості, що мають принципове важливе значення при рішенні питання про правильніше і доцільніше використання працівника на посаді.

Про всіх подальших змінах в анкетно- біографічних даних і інших облікових ознаках (освіта і так далі) працівники зобов'язані повідомляти у відділ кадрів за місцем роботи для внесення цих змін у всіх їх облікові документи.

Підставою для внесення змін повинні служити офіційні документи.

Вилучення документів з особистих справ проводитися з дозволу начальника відділу кадрів, про що робиться відмітка в описі документів в особистій справі, а справжній екземпляр документа замінюється його копією.

До документів штатно-посадового обліку відносяться штатно посадова книга і посадова картотека, складена з посадових карток.

Штатно-посадова книга ведеться відділом кадрів підприємства і є документом обліку укомплектованості кадрами відповідно до штатного розкладу, що діє.

Статичний облік ведеться з метою отримання необхідних узагальнених цифрових даних, що відображають якісний і кількісний стан кадрів.

На підставі цих даних розробляються заходи щодо планування підготовки кадрів і забезпечення підприємства фахівцями.

Облікові документи на працівників зберігаються в спеціально обладнаних шафах, картотечних ящиках. На час припинення роботи приміщення, де зберігаються облікові документи, опечатуються або здаються під охорону.

Особисті справи розміщуються в шафах, що не згорають, в порядку номерів, проставлених на корінцях і лицьовій стороні особистої справи. Для швидкого знаходження конкретно особистої справи ведеться алфавітна картотека, що складається з алфавітних карток.

Алфавітні книги і алфавітні картки є документами постійного зберігання.

Для забезпечення контролю за видачею особистих справ складаються контрольні картки, які зберігаються в особистих справах.

Відповідно до трудового законодавства розрізняють три види перекладу на іншу роботу:

а) переклад на іншу роботу на тому ж підприємстві;

б) переклад на роботу на інше підприємство;

в) переклад на роботу в іншу місцевість.

Ці види перекладу допускаються тільки з відома працівника. Згода повинна бути отримане заздалегідь, до видання наказу про переклад, після ознайомлення зі всіма умовами тієї роботи, на яку конкретно передбачається переклад працівника.

Перекладом на іншу роботу, що вимагає згоду працівника, слід рахувати доручення йому роботи по відповідній спеціальності, кваліфікації, посади або роботи, при виконанні якої змінюються розмір заробітної плати, пільги, переваги і інші істотні умови праці, обумовлені при прийомі на роботу (укладенні трудового договору).

Не допускається переклад працівника на іншу роботу в період його відсутності на підприємстві (відпустка, хвороба, відрядження).

Оформлення перекладу працівника на інше підприємство проводиться в наступному порядку (дозвіл на переклад дає керівник, що має право найму на роботу і звільнення):