100396 (Класифікація документів)

План

Вступ

1. Визначення призначення і сферу застосування ДКУД

2. Характеристика структури ДКУД

3. Практична робота. Види управлінських документів

Висновок

Список літератури

Додатки

Вступ

Класифікація документів (від лат. Classic – ряд, група) – необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

• ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;

• основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом;

• ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;

• ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;

• члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;

• у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

1. Призначення та сфера застосування ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

1. Характеристика структури ДКУД

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

• організаційно-розпорядча документація - 02;

• первинно-облікова документація - 03;

• банківська документація - 04;

• фінансова документація - 05;

• звітно-статистична документація - 06;

• планова документація - 07;

• ресурсна документація - 08;

• торговельна документація - 09;

• зовнішньоторговельна документація - 10;

• цінова документація - 13;

• документація з праці, соціальних питань і соціального захисту
  населення - 15;

• документація з побутового обслуговування населення - 17;

• бухгалтерсько-облікова документація - 18;

• документація з Пенсійного фонду - 20;

• словниково-довідкова документація - 21.

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (у графі "індекс" - абревіатура назви УФД):

1. Види управлінських документів (практичне завдання)

Статут в ДКУД має код 0202013 та входить до підкласу «Документація з організації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Статут — це правовий акт, що визначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншими організаціями.

Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою організацією підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення, статути можуть бути індиві­дуальні й типові.

Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нуме­руються арабськими цифрами. Статут — це основа для розроблення положення.

Реквізити:

1. назву організації (реквізит № 7);

2. гриф затвердження (реквізит № 17);

3. назва виду документа (реквізит № 10);

4. місце видання (реквізит № 14);

5. дата (реквізит № 11);

6. заголовок до тексту (реквізит № 19);

7. текст (реквізит № 21);

8. підпис (реквізит № 23);

9. відмітку про реєстрацію статуту;

10. печатка (реквізит № 26).

Затверджується статут зборами засновників. Від­мітка про реєстрацію засвідчується печаткою реєстраційного органа (додаток № 1).

Штатний розпис в ДКУД має код 0202022 та входить до підкласу «Документація з організації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядча документація».