100283 (Использование средств организационной техники в работе менеджера), страница 2

3. Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

Отличительной особенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является их ориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов (см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

Мебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полумягкие рабочие.

Средства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонный аппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер.

Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и отнящихся к социальной области.

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

• получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

• анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

• информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

• сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

• принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

• контроль исполнительной дисциплины;

• контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

• составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ.

Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

Итак, подытожим, эту главу обозначив основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:

• составление текстовой документации;

• обработка входящих и исходящих документов;

• копирование и размножение документов;

• хранение, поиск и передача документов;

• вычислительные операции, анализ полученных данных;

• обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;

• обработка корреспонденции;

• проведение встреч;

• проведение совещаний;

• принятие управленческих решений.

Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

4. Электронные офисы

Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;

• средства копирования документов;

• сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:

• диктофон;

• факс;

• телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.

Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.

Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

Также хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использования организационной техники на предприятии.

Таблица 1 - Полезный эффект для предприятия при различных условиях использования организационной техники

Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.

Вывод

В данной работе я показала возможности использования организационной техники на предприятиях, в различных его отделах, как то экономический отдел, отдел управления, администрации предприятия. Также привела данные о средних затратах менеджера в процессе своей работы. А также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средств организационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, а также внедрения таких новых технологий, как электронные офисы. Что наглядно показывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рационального использования средств организационной техники менеджером при осуществлении своей профессиональной деятельности. Таким образом менеджер, стремящийся к эффективному управлению информационными и производственными процессами, должен максимально эффективно использовать все подручные технические средства офиса, для максимизации полезного эффекта на работу предприятия в целом, посредством выполнения задач своего подразделения.

Список использованной литературы

1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Минкин А.В. Введение в менеджмент.-Учебное пособие. - СПб.: СПбУЭФ, 1994г.

2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995.

3. Попов С.Г. Основы менеджмента: учебное пособие.- М.:Ось-89, 2006

4. Смирнов Э.А. Основы теории организации. - М.:ЮНИТИ,1998

5.Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом.- СПб: Питер, 2000.- 416 с.

6.Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА - М, 1997. - 512 с.

7.Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - 423 с.