99896 (Анализ управленческой деятельности ООО "Уралметаллэкспорт"), страница 2

В рамках Уралметаллэкспорта организационно-административные методы проявлялись через:

1) обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);

2) согласительные (консультация);

3) рекомендации, пожелания (разъяснение, предложение, общение т.п.).

Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (Директора, Главного менеджера, Руководителей), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-административные методы в Уралметаллэкспорте отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды на протяжении всего времени работы Уралметаллэкспорт были обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.

В целом можно подвести итог, что в Уралметаллэкспорте присутствующие организационно-административные методы являются методами принуждения, которые сохраняют свою силу до тех пор, пока труд не превратится в первую жизненную потребность.

Одним из первых до недавнего времени методов управления в Уралметаллэкпорте было отведено экономическим методам. Так как отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей. Наиболее активно применялись: премии от объемов продаж; премии к праздникам; поощрительные поездки в дома отдыха, профилактории, базы отдыха; сезонные подарки и денежные поощрения.

Все перечисленное эффективно влияло на деятельность сотрудников, стимулировало их к деятельности, дополнительном труду, творчеству. В последние полгода экономические методы управления практически перестали действовать в Уралметаллэкспорте, из-за снижения прибыли.

В Уралметаллэкпорте приведенная система управления служит средством прямого воздействия на процесс функционирования и труд работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решения общей задачи. Это создает благоприятнее условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия в конечном счете ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий в Уралметаллэкспорте.

6. Форма контроля

В ходе управления организацией было выявлено, что в приоритете присутствуют административно-организационные системы управления, которые оформляются в виде приказов или распоряжений, после чего они приобретают силу закона. Однако великое множество решений мигрируют в Уралметаллэкспорте в виде устных указаний, заданий, пожеланий и т.п. управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию и контроль выполнения.

Контроль является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля в Уралметаллэкспорте состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели Уралметаллэкспорта могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. В связи с тем, что за последний год не проводился эффективный контроль за распределением прибыли, за деятельностью сотрудников – все это привело к снижению рентабельности, уменьшению общего количества заказчиков и мн. другое.

Контроль как таковой стал проводиться в последние два месяца. При этом контроль не только стал выявлять отклонения от заданий, но и определять причины этих отклонений. Сегодня в Уралметаллэкспорте можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполнения:

-диагностическая функция – главная, ведущая функция контроля. Кто бы ни проверял, какие бы задачи не ставились, в лбом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, т.е. поставить диагноз.

-функция обратной связи – отсутствующая в течении года, привела к тому, что

Директор выпустил из рук бразды правления, лишив себя возможности оказать влияние на ход работы.

-ориентирующая функция контроля – проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролируются Директором, Главным менеджером, как бы сами собой приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект внимания руководителя. Вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются подчиненными.

-стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процессе труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь резервов человеческого фактора.

-корректирующая функция – связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения Директора или другого менеджера.

-педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, порождает у исполнителей сильные побуждения к добросовестному труду.

В практике управления Уралметаллэкспортом применялись и применяются следующие разновидности контроля:

1) предварительный – предшествует принятию окончательного решении я. Его цель – дать более глубокое обоснование принимаемого решения;

2) текущий, с его помощью вносятся коррективы в процесс исполнения принятых решений;

3) последующий – служит для проверки эффективности принятия решений.

Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль. Сложившаяся ситуация в Уралметаллэкспорте наглядно об этом говорит.

7. Узкие места

При анализе предыдущих глав уже были отмечены узкие места Уралметаллэкспорт. В частности это:

-неэффективная система управления – организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержании трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Организационно-административные методы в Уралметаллэкспорте отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды на протяжении всего времени работы Уралметаллэкспорт были обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.

-отсутствие долгого времени эффективного контроля – Контроль является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля в Уралметаллэкспорте состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели Уралметаллэкспорта могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. В связи с тем, что за последний год не проводился эффективный контроль за распределением прибыли, за деятельностью сотрудников – все это привело к снижению рентабельности, уменьшению общего количества заказчиков и мн. другое.

Контроль как таковой стал проводиться в последние два месяца.

Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль. Сложившаяся ситуация в Уралметаллэкспорте наглядно об этом говорит.

Кроме уже рассмотренных существует и ряд других узких мест, которые влияют на прибыль (снижают ее), не стимулируют энтузиазм сотрудников, вносят пессимистические настроения в коллектив.

-прямая зависимость от заводов-изготовителей – являясь посредником между заводом-изготовителем и конечным потребителем металлопроката Уралметаллэкспорт не имеет возможности диктовать свои условия. Фирма может только подстроиться под завод, работать от предоставляемого качества металла, его цен,

-неблагоприятное сложившееся положение на рынке металлопроката в настоящее время – в последние полгода мировые цены на металлопрокат значительно упали, а устаревшее оборудование российских заводов не позволяет снизить себестоимость металлопроката, на чем особенно настаивают заказчики,

-отсутствие экономических стимулов – снижение прибыли, напрямую повлекло в Уралметаллэкспорте отмену премий и других экономических стимулов, что отразилось на не желании коллектива работать со всей отдачей в прежнем режиме.

-неэффективная форма управления. Это основное узкое место в Уралметаллэкспорте, которое повлекло за собой все недостатки организации – снижение прибыли, отсутствие заинтересованности у коллектива работать и многое другое.

Кроме этого можно отметить, что торговля металлопрокатом на экспорт не эффективна с данной формой управления. Общество с ограниченной ответственностью имеет огромный минус – это большой размер налогов и таможенных пошлин на различных этапах реализации металлопроката на экспорт.

8. Система распределения прибыли

Отразить систему распределения прибыли в Уралметаллэкспорте достаточно сложно, так как эта обязанность лежит на Главном менеджере и Главном бухгалтере. Эта информация, как и многая на фирме, относится к закрытой, поэтому можно отметить только некоторые составляющие распределения прибыли. Это:

1. заработная плата сотрудникам Уралметаллэкспорт;

2. налоги и сборы;

3. предоплата заводу-изготовителю на производство необходимого металлопроката;

4. командировочные расходы

5. канцелярские расходы, техника, оборудование;

6. оплата всех видов связи, таких как стационарный телефон, мобильная связь, Интернет;

7. охрана;

8. коммунальные услуги;

9. оплата питания;

10. очень редко – финансовая помощь бюджетным организациям небольшими суммами;

11. оплата транспортных услуг (бензин, проездные билеты).

9. Форма поощрения сотрудников

Как уже говорилось, в Уралметаллэкспорте ранее применялось расширенное поощрение сотрудников. В настоящий момент, поощрение как таковое отсутствует. В связи с этим хотелось привести рекомендации, чтобы заинтересовать коллектив продолжать работать, не увольняться и верить в свое руководство.

Основной смысл всей работы в области материального вознаграждения сотрудников Уралметаллэкспорт состоит в том, чтобы определить меру труда и размер его оплаты. Разработка оптимальных взаимоотношений в оплате труда различной сложности является наиболее важным моментом в системе дифференцированной заработной платы. Такой подход обеспечивает соответствие размеров в оплате труда с его качественными показателями. Речь идет о справедливом вознаграждении за труд.

В целом, система оплаты и стимулирования труда должна отвечать следующим требованиям:

-оплата по результатам труда;

-уверенность и защищенность работников, что в настоящий момент отсутствует в Уралметаллэкспорте;

-стимулирующий и мотивирующий аспект зарплаты. Можно ввести дополнительные выплаты, прямо связанные с достижениями сотрудников;

-дополнительные формы оплаты труда за личный вклад.

10. Психологический микроклимат в организации

Психологический микроклимат в Уралмталлэкспорте очень двоякий.

Во-первых из-за не эффективной системы управления обстановка остается напряженной, Главный менеджер находится в постоянном напряжении, что негативно сказывается на коллективе.

Коллектив перестал представлять собой содружество единомышленников, в котором создаются предпосылки формирования социальной среды для самовыражения и развития личности. Выполнение коллективных норм и правил рассматриваются как необходимое условие в не выгодной для данного коллектива кооперации и поэтому угнетает личность.

Во-вторых, в Уралметаллэкспорте созданы благоприятные условия в смысле обеспечения современной качественно техникой и оборудованием, что положительно сказывается на сотрудниках и на их самочувствии.