99842 (Анализ рабочего места секретаря турфирмы "Альтаир")

Содержание

Введение

1. Структура организации ООО "Альтаир"

2. Цель и задачи анализа рабочего места

3. Отбор типичных рабочих мест для анализа

4. Выбор метода анализа рабочего места и его использование

5. Описание рабочего места

6. Спецификация рабочего процесса

7. Проектирование рабочего процесса, оценка и внедрение

Заключение

Список литературы

Введение

В современном офисе, где люди заняты интеллектуальным трудом, роль каждый сотрудника гораздо более значима, чем, допустим, на конвейере. Вклад индивидуальности в бизнес определяет ее ценность для компании. Цель менеджмента — стимулировать активность и профессионализм для улучшения бизнес-процессов и результатов бизнеса.

В нашем мире экономия является повсеместным явлением. Люди экономят на всем, иногда даже не подозревая, какой вред наносят себе, в частности, своему здоровью. О работодателях говорить не приходится: вообще, в век рыночных отношений и прибыли, которую очень легко подсчитать, вычислив общеизвестную разность, надеяться на нормальное отношение "сверху" не приходится. Только достаточно прозорливые руководители понимают, что действительно продуктивно работает тот человек, для которого работа является чем-то большим, чем просто способом заработать деньги. В бизнесе нет мелочей. Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, в частности. Соблюдая требования эргономики и уделяя должное внимание комфорту рабочих мест, легко превратить офис в место, приятное для каждого работника - своего рода второй дом, куда человек будет приходить не только за зарплатой, но и в предвкушении новой интересной работы.

Цель данной работы – провести анализ рабочего места секретаря в ООО "Альтаир". Задачи:

• выявить структуру организации;

• выявить цель и задачи анализа рабочего места;

• сделать отбор типичных рабочих мест для анализа;

• проведение анализа.

1. Структура организации ООО "Альтаир"

ООО "Альтаир" – является крупной фирмой на рынке туристических услуг. На рынке компания работает с марта 1996 года. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью "Альтаир". Фирма находится по адресу: г. Новосибирск, ул. Советская 65.

Сертификат соответствия действителен до 17.12.2008г. Выдан органом по сертификации продукции и услуг Новосибирского центра стандартизации, метрологии и сертификации на основании акта оценки соответствия услуг, оказываемых ООО "Альтаир" № 1898 от 17.09.2003г. и протокола сертификационной проверки результата услуги №1898 от 17.09.2003г.

На рисунке 1 представлена его организационная структура.

Рис. 1. Организационная структура ООО "Альтаир"

В таблице 1 представлено штатное расписание.

Таблица 1 Штатное расписание ООО "Альтаир"

№ п/п	Наименование должности	Кол-во штатных единиц
1.	Генеральный директор	1
2.	Секретарь	1
3.	Директор по внутреннему туризму	1
4.	Директор по выездному туризму	1
5.	Директор по лечебно-оздоровительной работе	1
6.	Главный бухгалтер	1
7.	Бухгалтер	4
8.	Менеджер по продажам	15
9.	Менеджер по рекламе	5
10.	Переводчик	2

2. Цель и задачи анализа рабочего места

Комфорт офиса зависит от:

1. эргономики рабочего места

2. рационального планирования офисного пространства в целом.

Основа последнего - деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб.

Проанализировав рабочее место секретаря, мы сможем рассчитать наиболее благоприятные условия для его работы с учетом всех функций, которые он выполняет, спроектировать рабочее пространство.

3. Отбор типичных рабочих мест для анализа

Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

Основной задачей секретаря является грамотное, аккуратное оформление различных материалов и документов на компьютере. Секретарь должен обладать профессиональными навыками работы: знать распределение материала при выполнении различных документов, правила эксплуатации компьютера и прочих устройств, используемых на рабочем месте секретаря, в совершенстве владеть грамматикой русского языка, уметь параллельно с работой на компьютере быстро и точно читать текст.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места - комфорт и минимизация нагрузок. Как бы странно это не звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. Основная часть работы секретаря связана с компьютером.

Более 40% случаев заболеваний происходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум и неправильное размещение на сиденье кресла. Каждый год 35 из каждых 100 служащих берут отпуск по болезни из-за мышечной боли и боли в пояснице.

Классификация рабочего места секретаря:

. категория работников – специалист;

. число работников – индивидуальные;

. уровень механизации – автоматизированные;

. рабочая поза – сидячие;

. место расположения – помещение;

. уровень подвижности – стационарные;

. степень специализации – универсальные;

. вид производства – вспомогательные;

. число смен – односменные;

. условия труда – нормальные.

4. Выбор метода анализа рабочего места и его использование

Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании несколько методов:

• наблюдения;

• собеседование (интервью);

• анкеты;

• список обязанностей работника;

• дневник.

При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо.

В данном анализе мы будем использовать список обязанностей работника и наблюдение, а также фотографию рабочего дня.

5. Описание рабочего места

Наименование должности: секретарь-делопроизводитель.

Дата: 25 марта 2006г.

Общее описание рабочего процесса.

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

• Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.

• Получение, обработка входящей и исходящей почты.

• Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

• Ведение дневника руководителя, организация его встреч.

• Организация деловых поездок руководителя.

• Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.

• Организация и участие в работе совещаний.

• Информационное обеспечение.

• Оформление банковских счетов.

• Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.

Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем

№ п/п	Вид работы и затраты времени	Мин
1	Подготовка рабочего места	15
2	Совещание по текущим вопросам	15
3	Деловые контакты с вышестоящим руководством	30
4	Прием и общение с посетителями	45
5	Просмотр документации, работа с внутренними документами	80
6	Подготовка приказов, распоряжений	25
7	Работа с личными делами	15
8	Служебные разговоры по телефону	70
9	Составление отчетной документации	35
10	Занесение необходимой информации в компьютер	85
11	Отдых и личные надобности	40
12	Обеденный перерыв	60
13	Потери рабочего времени	25
	Всего	540

6. Спецификация рабочего процесса

Общие требования к работнику:

• умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),

• хорошее знание иностранного языка,

• блестящие навыки общения с людьми,

• умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными функциями являются:

• своевременная обработка поступающей кадровой документации;

• регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

• разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

• доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

• контроль за исполнением требований документов;

• размножение документов по кадровым вопросам и др.

Секретарь должен знать:

• организацию делопроизводства в организации (см. выше);

• формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;

• структуру организации;

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;

• действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;

• порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;

• порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;

• основы трудового законодательства;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Деловые качества:

• ответственность;

• исполнительность;

• оперативность;

• самостоятельность;

• дисциплинированность;

• добросовестность.

Индивидуально-психологические и личностны качества:

• коммуникабельность;

• открытость;

• усидчивость;

• внимательность;

• высокая работоспособность.

Психофизиологические качества:

• хорошее состояние здоровья;

• хорошее зрение;

• усидчивость;

• отсутствие болезней, связанных с моторным аппаратом.

Требования к квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

7. Проектирование рабочего процесса, оценка и внедрение

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.