49789 (Основные возможности Microsoft Оffice Outlook), страница 2

Файл из программы 2007 системы Microsoft Office можно сохранить в виде PDF-файла или XPS-файла только после установки надстройки. Дополнительные сведения см. по ссылке Включение поддержки для других форматов файлов, таких как PDF и XPS.

Дополнительные сведения см. в статье «Сохранение в файл формата PDF или XPS».

• Интеграция Microsoft Office InfoPath 2007 в Outlook. Полная интеграция Office Outlook 2007 с Office InfoPath 2007 позволяет внедрить форму InfoPath в сообщение электронной почты и отправить ее другим пользователям вместе с запросом ввести в нее нужную информацию. От получателя требуется только ответить на сообщение и заполнить внедренную форму. После того, как будут получены ответы получателей, можно будет экспортировать данные для анализа в программу Microsoft Office Excel 2007 или объединить формы полученных ответов в одну сводную форму.

• Автоответ об отсутствии на рабочем месте. Ранее при запуске Outlook с включенным автоответом отображалось диалоговое окно оповещения. В программе Office Outlook 2007 при включении автоответчика об отсутствии на рабочем месте в строке состояния появляется уведомление. При использовании учетной записи Exchange 2007 можно заранее составить расписание времени отсутствия и не беспокоиться больше о включении и отключении автоответа. Кроме того, с использованием учетных записей электронной почты Exchange 2007 можно задать отдельные сообщения как для получателей внутри организации, так и вне ее.

• Унификация сообщений. С помощью Exchange 2007 через почтовый ящик Office Outlook 2007 можно принимать голосовые сообщения и факсы.

• Поддержка отображения имен доменов на разных языках. Программа Office Outlook 2007 поддерживает стандарт «Отображение имен доменов на разных языках» для адресов электронной почты. Поддержка стандарта «Отображение имен доменов на разных языках» позволяет регистрировать и использовать доменные имена не только на английском, но и на других языках.

• Улучшенное кэширование данных. Программа Office Outlook 2007 поддерживает кэширование (создание локальной синхронизированной копии) совместно используемых данных. Например, если ведется работа с открытыми для совместного доступа папками другого пользователя, копия данных сохраняется на локальном компьютере. Это ускоряет работу и позволяет работать с совместно используемыми данными при отсутствии подключения к серверу, на котором работает Exchange.

3. Безопасность и управляемость

Для защиты личной информации и информации организации в программе Office Outlook 2007 предусмотрены мощные средства, такие как технологии фильтрации нежелательной почты и атак фишинга и новые управляемые папки электронной почты. В результате пользователь лучше контролирует поступающую информацию, находится в большей безопасности и может уделять больше внимания своим ежедневным делам.

3.1 Эффективный контроль поступающих сообщений электронной почты

• Почтовые штемпели электронной почты Outlook. Почтовые штемпели электронной почты Outlook — это новая технология, разработанная корпорацией Майкрософт для фильтрации нежелательной почты. Суть технологии заключается в следующем. От компьютера отправителя требуется выполнить некоторый расчет или решить задачу и затем назначить эту работу сообщению в качестве секретного ключа, подтверждающего законность. Почтовые штемпели электронной почты Outlook затрудняют и замедляют массовую отправку нежелательной почты, но не влияют на отправление законных сообщений. При получении сообщения с таким «штемпелем» программой Office Outlook 2007 система может легко проверить достоверность сообщения. Если ключ верен, это служит свидетельством того, что компьютер отправителя затратил определенные усилия при отправке сообщения. В результате сообщения, имеющие ключи, отображаются в папке Входящие, а не в папке Нежелательная почта.

• Фильтр нежелательной почты и защита от фишинга. Программа Office Outlook 2007 имеет улучшенный фильтр нежелательной почты, который отсортировывает еще больше нежелательных сообщений электронной почты, чем раньше. Кроме того, имеется новая защита против фишинга (использования поддельных сообщений электронной почты для получения личной информации пользователя). Программа Office Outlook 2007 отслеживает и обезвреживает подозрительные сообщения электронной почты, автоматически отключая в них ссылки до тех пор, пока пользователь не одобрит их. В сообщениях электронной почты появляются предупреждения о потенциально опасных и злонамеренных веб-узлах.

3.2 Сохранность личной информации и информации организации

• Управляемые папки электронной почты. При использовании Exchange 2007 управляемые папки электронной почты помогают организациям задавать политики удержания и хранения электронной почты для почтовых ящиков своих сотрудников, включая способы получения доступа к этим почтовым ящикам других пользователей.

• Архив электронной почты. Имеется возможность сохранять и архивировать сообщения электронной почты в библиотеке документов Windows SharePoint Services 3.0. Программа Office Outlook 2007 предоставляет доступ к этому архиву папок наряду с почтовыми папками пользователя, позволяя ему обращаться к ним так же как к другим папкам. Однако эти папки оптимизированы для длительного хранения в архиве и совместимости, и к ним могут получить доступ другие пользователи.

• Управление правами на доступ к данным. Улучшенное управление правами на доступ к данным — это технология задания политики, доступная в выпуске 2007 системы Microsoft® Office, которая помогает защитить документы, таблицы, презентации и сообщения электронной почты от несанкционированного доступа и использования. Управление правами на доступ к данным позволяет определить, кому будет предоставлен доступ к документу или сообщению электронной почты и что каждому из пользователей будет разрешено делать — редактировать, копировать, пересылать или печатать содержимое, включая вложения.

• Управление сведениями о занятости. С помощью учетной записи Exchange 2007 можно указать, кто сможет просматривать сведения о занятости, то есть контролировать безопасность своих личных данных.

• Центр управления безопасностью. Средство Центр управления безопасностью объединяет в себе параметры безопасности и конфиденциальности для программ выпуска 2007 системы Microsoft Office. На смену уровням безопасности: «очень высокий», «высокий», «средний» и «низкий», использовавшимся в более ранних версиях Office, пришла более удобная система безопасности.

3.3 Предотвращение потери данных в рабочих файлах

• Центр диагностики Office. Центр диагностики Microsoft Office обеспечивает ряд диагностических проверок, позволяющих установить причину завершения работы компьютера со сбоем. С помощью диагностических проверок можно разрешить некоторые проблемы непосредственно в ходе их выполнения, а также определить способы устранения других неполадок. Центр диагностики Microsoft Office пришел на смену следующим возможностям Microsoft Office 2003: средству обнаружения и восстановления, а также средству восстановления приложений Microsoft Office.

• Восстановление программ. В приложении Office Outlook 2007 улучшены функции, позволяющие избежать потери данных в рабочих файлах в случае аварийного завершения работы программы. Теперь Office Outlook 2007 всегда пытается восстановить некоторые аспекты состояния программы после ее перезапуска.

В качестве примера рассмотрим следующий случай. Пользователь работает одновременно с несколькими файлами. Все файлы открыты в разных окнах, и в каждом из этих окон отображаются определенные данные. Приложение Office Outlook 2007 завершает работу со сбоем. После перезапуска Office Outlook 2007 открывает файлы и восстанавливает состояние окон до сбоя Office Outlook 2007.

3.4 Исправление ошибок в отправляемых сообщениях

• Средства проверки. Далее описаны некоторые новые возможности средств проверки орфографии.В программах, входящих в выпуск 2007 системы Microsoft Office, средства проверки орфографии работают более последовательно. Например:Некоторые параметры проверки орфографии теперь являются глобальными. Настройка одного из параметров в отдельном приложении Office приводит к изменению этого параметра и во всех остальных приложениях Office.

Помимо совместного использования всеми программами одних и тех же вспомогательных словарей, теперь словарями можно управлять в одном диалоговом окне.

В состав средства проверки орфографии в приложениях, входящих в выпуск 2007 системы Microsoft Office, включен новый словарь для французского языка. В Microsoft Office 2003 он представлял собой надстройку, которую нужно было отдельно устанавливать. При первом использовании определенного языка для него автоматически создается словарь исключений. Словари исключений позволяют настроить средство проверки орфографии таким образом, чтобы нежелательные слова выделялись по тексту. Эти словари удобны для исключения ругательств, а также слов, которые не соответствуют заданному пользователем руководству по стилю.

Средство проверки орфографии способно находить и помечать некоторые контекстуальные ошибки в написании. Доводилось ли вам допускать такие ошибки, как, например, теплая душевная кампания? В Office Outlook 2007 для поиска и исправления подобных ошибок можно включить функцию Использовать контекстную проверку орфографии, которая доступна при проверке правописания в документах на английском, немецком и испанском языках.

Заключение

Программа Microsoft Office Outlook 2007 предоставляет широкие возможности по управлению своим рабочим временем и данными. С помощью новых средств, таких как быстрый поиск и список дел, можно быстро находить и организовывать требуемые данные. Новые возможности совместной работы с календарями, технология Microsoft Exchange Server 2007 и улучшенный доступ к сведениям Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 позволяют совместно использовать данные, хранящиеся в Office Outlook 2007, коллегам, друзьям и родственникам независимо от их местонахождения. Программа Office Outlook 2007 облегчает решение задачи распределения времени, позволяя сконцентрировать внимание на самых важных моментах. В данной работе были рассмотрены функции Office Outlook 2007, а также их новые и улучшенные возможности.

Возможности Outlook для решения типичных офисных задач на примере второй бета-версии Microsoft Office Outlook 2007. По заявлению разработчика, она содержит всю функциональность обычного выпуска, однако не является окончательным продуктом.

Список использованных источников

1. http://www.docwin.ru/article517.html

2. http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/HA100743061049.aspx