49547 (Вычисление функций в Еxcel и построение графиков)

Технология вычисления функций в EXCEL. Технология построения графиков

Бурное развитие вычислительной техники, информационно-коммуникационных технологий привело к тому, что все большее количество людей используют компьютеры не только для выполнения своих служебных обязанностей на работе, но и дома, в повседневной жизни. Компьютеры используют все: школьники, студенты, сотрудники и руководители фирм и предприятий, ученые.

Наиболее широко компьютеры используют для решения офисных задач: набора и печати текстов (от простых писем и рефератов до серьезных научных работ, состоящих из сотен страниц и содержащих таблицы, графики, иллюстрации), расчетов, работы с базами данных.

Исторически сложилось так, что подавляющее большинство пользователей работают в операционной системе Microsoft Windows и для решения офисных задач используют пакет Microsoft Office. И это не удивительно, ведь программы, входящие в состав пакета, позволяют решить практически любую задачу. Кроме того, фирма Microsoft постоянно работает над совершенствованием своих программных продуктов, расширяет их возможности, делает более удобными, дружественными.

Microsoft Excel – это табличный процессор (который довольно часто называют просто «электронная таблица»), компьютерная программа, предназначенная для выполнения экономических, научных и прочих расчетов. Используя Microsoft Excel, можно подготовить и распечатать, например, ведомость, накладную, платежное поручение, другие финансовые документы.

С помощью Microsoft Excel можно не только выполнить расчеты, но и построить диаграмму.

Microsoft Excel является незаменимым инструментом при подготовке различных документов: отчетов, проектов. Таблицы и диаграммы, созданные в Microsoft Excel.

В Microsoft Excel, можно вставить, например, в текст, набранный в Microsoft Word, или в презентацию, созданную в Microsoft Power Point.

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=СУММ (B1:B3; C4:C5; D2)

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во-первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1; А2; А3; А4) Другой способ: =СУММ (А1:А4)

Функции – это встроенные формулы Excel, с помощью которых проводятся сложные математические вычисления.

Аргументы функции – это ссылки на данные, над которыми функция выполняет действия. Аргументом может быть число, текстовая строка логическое значение, ссылка на ячейку или диапазон ячеек либо имя рабочего листа.

Функции в Excel рассчитывают значения и используются в случаях, когда данные невозможно получить никаким другим способом, а также когда необходимо произвести сложные вычисления, а создание формулы с нуля отнимает много времени.

При всем разнообразии функций в Excel и возможности комбинирования более сложных формул сложно рассмотреть абсолютно все варианты.

Состав функций

Функция состоит из имени и аргументов, заключенных в круглые скобки. У функции может быть несколько аргументов (должны быть разделены запятыми) или ни одного.

В таблице 1 приведено несколько примеров.

Таблица 1

Ввод функций

Простейший способ ввода функции – щелкнуть на кнопке Вставить функцию в строке формул и выбрать нужную в диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 из 2 (Рисунок 1).

Рис. 1

Если не знают, какую функцию надо использовать, вводят краткое описание ее действий в поле Поиск функции и щелкают на кнопке Найти.

Выбрав функцию, нужно щелкнуть на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции (Рисунок 2), позволяющее ввести аргументы функции.

В этом окне будут отображаться их текущие значения.

Рис. 2

Если известно имя нужной функции, можно ввести его непосредственно в формулу. Если знают, как использовать аргументы, вводят открывающие кавычки, список аргументов, закрывающие кавычки.

Вложенные функции

Формула может состоять из одиночной функции, как =ТДАТА () или

=ОТБР (123,65). Однако часто в одной функции, помимо ссылок на ячейки идиапазоны, в качестве аргумента используются другие функции. Например: =АВS (СУММ(С2:С20)).

Здесь функция СУММ суммирует значения в ячейках с С2 по С20. Это значение становится аргументом для функции ABS, возвращающей абсолютное значение суммы. Можно создавать сложные функции, содержащие до семи уровней вложенных функций.

Использование функции ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ абсолютно необходима для создания динамических рабочих листов. Вот базовая форма: ECЛИ (логическое выражение; значение, если истина; значение, если ложь).

Первый аргумент функции ЕСЛИ – логическое выражение может

иметь значения Истина или Ложь. Такие значения имеют, например, выражения В9<6 – значение ячейки В9 меньше 6, a Q10<>R15 – Q10 не равно R15.

Следующие два аргумента определяют то, какое значение возвращает функция ЕСЛИ. Если логическое выражение – Истина, функция возвращает значение истины; если логическое выражение имеет значение Ложь, функция возвращает значение лжи. Возвращаемые значения могут быть и текстовыми, и числовыми.

Например: =ЕСЛИ((R11+S11)>0; (R11+S11)*Q4; «Нет данных»).

Формула помещает текст «Нет данных» в ячейку, если сумма значений

в ячейках R11 и S11 равна или меньше 0. Если нет – ячейка будет содержать значение число.

Данный пример схематичен. Оператор ЕСЛИ становится очень мощным инструментом при использовании с изменяющимися значениями и с другими функциями. На практике к этой функции обращаются очень часто.

Обзор функций Excel

В Excel слишком много функций, и для детального рассмотрения каждой из них потребуется слишком много времени. Поэтому ниже предлагается краткий экскурс по вычислительным мощностям, находящимся в вашем распоряжении.

Ознакомимся с некоторыми возможностями предлагаемых функций – это позволит сэкономить массу времени: не создавая собственных формул, можно достигнуть тех же результатов, используя встроенные функции.

Функции Excel собраны по категориям.

Надо помнить, что Excel обладает гораздо большим разнообразием функций.

Информационные функции (см. таблицу 2) позволяют узнать о типе данных, хранящихся в ячейках.

Таблица 2

Важная группы функций это логические функции (см. Таблица 3).

Таблица 3

Функции даты и времени (см. Таблицу 4) позволяют создавать формулы, производящие вычисления в зависимости от времени и даты а также выполнять вычисления с датами. Excel использует специальные числа (значения даты) для хранения и оперирования датами. Для преобразования обычных дат в значения, используемые в Excel, можно использовать функцию ДАТА. Функции ДЕНЬ, ГОД и МЕСЯЦ преобразуют значения дат в понятные человеку.

Таблица 4

Функции поиска и ссылок (см. таблицу 5) задают ячейки в диапазоне рабочего листа или значения в массиве. Функции из категории базы данных – вспомогательные, ими удобно пользоваться, если рабочий лист верно оформлен.