48348 (Проектирование внедрения системы автоматической регистрации компании "Сервис-бюро"), страница 2

Технические возможности системы РуссКом-Форум 2.0

Система позволяет:

Провести аккредитацию (регистрацию) посетителей мероприятия на входе в реальном масштабе времени с выдачей им закодированной персональной карты - бейджа (при этом, база данных посетителей накапливается по ходу регистрации, на карте печатается ФИО, уникальный штрих - код посетителя, его фото и т.д.).

Организовать персонифицированный временной и пространственный доступ гостей и участников в любые помещения с последующим получением необходимых отчетов.

Персонифицировать список вопросов, на которые организаторы захотят получить ответы от посетителей.

Получить точные данные о посетителях: географию, статус, интересы и т.д. в режиме, близком к реальному времени

Организовать субрегистрацию посетителей в любом месте с использование сканеров штрих - кодов (например, на любом стенде, на входе в отдельный зал и т.д.)

Организовать безденежное торговое обслуживание посетителей по пластиковым картам (питание, услуги, товары).

Объединить всех получивших карты в единую дисконтную систему

Организовать регистрацию посетителей до начала работы мероприятия на его Интернет - сайте (или синхронизация с существующей системой).

Провести именное голосование посетителей по тем или иным вопросам

Получить различные статистические отчеты

Возможности предлагаемого программного обеспечения:

1. Ввод информации о посетителях с любого количества компьютеров, соединенных в сеть.

При этом по каждой введенной записи фиксируются следующие параметры: Дата и время ввода, ФИО оператора, номер компьютера.

2. Поиск и исправление введенной информации.

Поиск может быть реализован по различным значимым полям. При исправлении ПО фиксирует ФИО оператора, который его произвел.

3. Печать беджей.

ПО делает возможным большое количество вариантов распределения печати на любое количество принтеров. Например, операторы номер один и два могут печатать на принтере номер один, оператор номер три может печатать на принтере номер два, а операторы четыре и пять могут печатать на принтерах три и четыре, при этом система сама будет опознавать, какой принтер наиболее загружен и посылать на него соответствующее задание.

Печать может производиться на любом принтере, работающем под управлением OC Windows, соответственно, формат печати определяется принтером.

В случае если регистрация идет на несколько мероприятий одновременно, то система позволяет работать двумя способами:

А) При использовании одного принтера:

При данном варианте иногда возникает необходимость вставлять в принтер разные заготовки, например, беджи одного мероприятия должны печататься на синих заготовках, а второго - на красных.

В этом случае на ПО будет "подсвечивать" задания для печати беджей для разных выставок разным цветом. Это позволит оператору значительно уменьшить количество ошибок.

Б) При использовании нескольких принтеров: При данном варианте каждая выставка получает "свой" принтер. В этом случае каждый оператор печатает на все принтеры, при этом система сама отправляет данные соответствующей выставки для печати на закрепленный за ней принтер.

4. Настройка формы анкеты

ПО позволяет пользователю самостоятельно, в интерактивном режиме настроить форму анкеты, добавив в нее любые вопросы, при этом допустимы различные блоки, "чек боксы", списки и т.д.

5. Настройка формы беджа

ПО позволяет пользователю самостоятельно настроить форму печати беджа. При этом, на форму можно вывести любые поля анкеты, дату (все - любым шрифтом), различные графические элементы (логотипы и т.д.).

6. Сервер БД

Накапливает полученные данные. Может быть выполнен по выбору заказчика на базе MySQL или MS SQL.

7. Блок статистики

Позволяет проанализировать полученную БД и напечатать графический маркетинговый отчет по полученным данным в формате MS Word. Требует установки на компьютере MS Word.

8. Автоматизированное рабочее место (АРМ) администратора.

Позволяет выполнять административные функции: вводить пользователей, осуществлять распределение принтеров печати для станций ввода, осуществлять выгрузку полученных данных в формат MS EXEL

9. Блок работы со сканерами (опция)

Позволяет считывать данные с автономных сканеров штрих - кода и создавать фрагмент БД, соответствующий накопленным кодам в виде файла формата MS EXCEL.

10. Блок СКУД (опция).

Блок позволяет использовать турникеты. При этом, все штрих - коды, напечатанные на беджах, опознаются считывателями, которые сопряжены с турникетами как "свои". Возможна опция, при которой повторный вход посетителя по считанному штрих - коду становится невозможным без его предварительного "выхода". Данная опция позволяет предохраниться как от передачи беджей "друзьям" через ограждение от вошедшего, так и от подделки беджей.

11. Блок "Билет" (опция) Позволяет использовать беджи в качестве билетов. При этом логика работы системы является следующей:

Посетитель получает бедж, содержащий штрих - код.

При этом на штрих - код представляет собой фактически идентификационный номер посетителя в БД. При вводе информации[7] оператор отмечает сумму, которую заплатил посетитель. При входе посетителя в зал его штрих - код сканируется ручным сканером, соединенным с компьютером (возможно использование компьютера типа Palm). Соответственно, если человек имеет право на проход, на компьютере будет загораться сигнал "свой", если не имеет - сигнал "чужой".

Сканирование штрих - кода при выходе посетителей из зала исключает возможность повторного прохода посетителя по одному и тому же штрих - коду (возможную при передаче или подделке билета). В данном случае реализуется принцип "нельзя повторно войти без того, чтобы раньше не выйти".

Предложенная система адаптируется под множество схем работы. Мы предлагаем различные варианты использования системы: аренда (покупка) всего комплекса или его компонентов, использование нашего персонала, услуги "под ключ" и т.д.

Цена применения комплекса является гибкой переменной и зависит от варианта работы (аренда, покупка), длительности мероприятия, количества посетителей (участников), которых необходимо зарегистрировать и состава системы.

Идея создания системы регистрации посетителей массовых мероприятий с использованием пластиковых карт принадлежит холдингу РуссКом и защищена соответствующим патентом на полезную модель.

Проектирование системы

Можно изготовить беджы, выполненные на пластике, картоне или бумаге, но пластиковый бедж имеет ряд неоспоримых преимуществ:

1. ПК являются долговременным рекламным носителем, рекламирующим выставку или форум.

Посетители ее долго хранят, ведь на карте вместе с логотипом и названием выставки находится ФИО держателя, она крайне репрезентабельна. Для усиления степени "обращаемости" к карте на ее обратной стороне может быть напечатан календарик, план выставок на год и т.д. Таким образом, система регистрации на пластиковых картах берет на себя часть рекламных функций выставки и сокращает рекламный бюджет выставки.

2. Он более презентабелен.

Пластик на порядок более красив и элегантен.

3. ПК проще и быстрее крепить к одежде

Картон надо вставлять в пластиковый кармашек, а бумагу надо наклеивать на что-то твердое. Пластик лишен этих недостатков, необходимо просто "пробить" отверстие специальным дыроколом и вставить в него клипсу.

4. ПК можно использовать для размещения как имиджевой, так и "продакт" - рекламы.

На бедже возможна печать логотипов и календариков. Кроме того бедж, сделанный на ПК можно использовать после завершения выставки в качестве дисконтной карты.

Например, при предъявлении карты посетитель уже после окончания выставки сможет получить скидку 3% в сети магазинов рекламодателя. В этом случае, рекламодатель получит суперцелевую аудиторию (всех посетителей выставки по определенной тематике), которой через некоторое время можно будет отослать следующий рекламный пул - открытку, буклет и т.д. ведь адреса всех зарегистрированных посетителей известны. В этом случае организаторы мероприятия получат бедж, который будет гарантированно храниться как карта, которая дает скидки.

5. На пластиковом бедже можно организовать ряд дополнительных услуг по его персонификации, таких как: кодирование магнитной полосы, эмбоссирование (выбивка букв и цифр с последующей окраской в любые цвета), нанесение пин-кода, штрих-кода и т.д.

Компания РуссКом в течение 7-ти лет работает с целым рядом крупных рекламных агентств, имеющих большой опыт предложения пластиковых карт для широкой клиентской базы. Соответственно, мы готовы взять на себя часть функций, связанных с поиском рекламодателей, готовых использовать пластиковые беджи в качестве целевого рекламного носителя. При этом основная часть прибыли от размещения рекламы на пластиковых картах - беджах будет причитаться организаторам массовых мероприятий. Наш интерес состоит в показе преимуществ использования нашей системы регистрации и аккредитации.

Разработка системы

Система приобретается у компании Русском.

Стоимость системы зависит от конкретного выставочного комплекса. Компания «Сервис-бюро» в данном случае является дистрибьютором системы и предоставляет услуги:

- приобретения системы для выставочного комплекса;

- формирование бизнес-требований;

- контроль за установкой и внедрением системы;

- обслуживание системы;

- сопровождение системы.

В большинстве случаев «Свервис-бюро» также использует свое оборудование, оснащая выставку компьютерами и принтерами для операторов, сервером базы данных.

В качестве СУБД компания «Сервис-бюро» выбирает MySQL, так как эта база данных распространяется с открытыми исходными кодами и не ограничена в своем использовании, а также проста в применении и сопровождение, незаивима от операционной системы сервера.

Работники технического отдела компании «Сервис-бюро» прошли обучение в компании РУССКОМ и являются сертифицированными специалистами по системе регистрациии постетителей выствок.

Применение системы

Все выставки, проводимые компанией «Сервис-бюро», являются сертифицированными, так как обладают высшим уровнем статистики, согласно принятым критериям.

"Высший" - максимально объективный и полный уровень предоставления информации: электронная регистрация посетителей и полный комплекс мероприятий, позволяющих гарантировать получение достоверных количественных показателей о гостях выставки.

Прежде всего, электронная регистрация нужна для того, чтобы знать свою выставку и планировать работу по привлечению экспонентов и посетителей. В конце концов, каждый хозяин должен знать, что у него в доме происходит. Кстати, достоверные данные о количестве посетителей помогают решать и многие организационно-технические задачи, такие как определение тиража каталогов и буклетов, расчет необходимой вместимости парковок и количества кафе и закусочных.

На сегодняшний день «Сервис-бюро» оказывает услуги электронной регистрации многим партнерам.

Прежде всего, это «Сибирская ярмарка», "Экспоцентр", холдинг MVK - КВЦ "Сокольники", "Максима", "Мидэкспо. Прежде всего им предлагают услуги по регистрации посетителей и участников, но в последнее время - и сотрудничество в области определения статистических показателей проводимых ими мероприятий.

Как выглядит отдельная выставка, обсуживаемая компанией «Сервис-бюро»?

Приведем фрагмент пресс-релиза выставочного комплекса.

«Во время выставки IT-Format, в секторе для IT-специалистов будет использоваться уникальная электронная "Система регистрации и учета посетителей выставок".

Чтобы попасть в зал для IT-специалистов, необходимо зарегистрироваться и получить пропуск - именную пластиковую карту. Все стенды экспонентов делового сектора и залы для пресс-конференций и семинаров будут оборудованы специальными считывающими устройствами, позволяющими оперативно собирать информацию о посетителях. После завершения выставки всем ее участникам, представленным в этом секторе, будет вручен компакт-диск со "списком контактов".

Для посещения IT-зала можно зарегистрироваться заранее, на сайте выставки в разделе "Регистрация посетителей". Для этого Вам достаточно будет заполнить анкету. Информация о Вас автоматически поступит в базу данных посетителей сектора для IT-специалистов. Затем Ваша анкета будет переслана на Ваш электронный адрес. Распечатав ее и предъявив на входе в IT-зал, Вы получите свою именную пластиковую карту, сэкономив тем самым время на заполнение формы непосредственно на выставке. Даже если у Вас не будет возможности принести анкету с собой, Вам будет достаточно назвать свою фамилию для получения карты. Карта дает право на посещение экспозиции и всех мероприятий выставки IT-Format в любой день.

Если же Вы не зарегистрировались заранее, Вы можете сделать это на выставке, заполнив анкету при входе в IT-зал.»

Обслуживание системы

Каждая проводимая выставка обслуживается отдельно.