289197 (Требования к оформлению деловой корреспонденции)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Белорусский государственный экономический университет

Кафедра технологии производства

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

Выполнила О.Л. Воробей

Студентка 1 к., ФМ, РКП-2

Минск

БГЭУ

2007

2. Организационная техника

Виды бумаги

Бумага – один из видов канцелярских товаров. Бумага представляет собой тонкий листовой материал, состоящий в основном из специально обработанных растительных волокон, прочно связанных между собой силами поверхностного сцепления массой до 250 г/м².

Бумага должна обладать определенными потребительскими свойствами. К ним относятся следующие:

• функциональные свойства обуславливают соответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. Это – композиция (состав), масса бумаги площадью 1 м² (выражается в г/м²), толщина, линейная плотность (определяется путем деления массы 1 м² на толщину бумаги и выражается в г/см³.

• надежность – это комплекс потребительских свойств, обуславливающих сохранение основных параметров бумаги в процессе ее использования. К ним относятся: сопротивление разрыву (очень прочная - калька, прочная - чертежная, средней прочности – писчая и слабая – промокательная бумага), сопротивление излому (чертежная), сопротивление продавливанию (копировальная), сопротивление деформации (картографическая).

• Эргономические свойства бумаги характеризуют удобство пользования ею. Наиболее важные из них: степень проклейки (степень проклейки разных видов бумаги составляет от 0,5 до 2 мм), гладкость (степень обработки поверхности бумаги).

• Эстетические свойства определяют внешний вид и отделку бумаги. Основными показателями эстетических свойств являются: белизна, цвет, оттенок, прозрачность, художественное оформление упаковки, маркировки.

Классификация бумаги:

- По размеру листа бумагу делят на потребительские формы трех рядов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам. Исходные форматы: А0 -841*1189 мм; В0-1000*1414 мм, С0-917*1297 мм. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Применение форматов ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и им подобные.

- По назначению, в соответствии со стандартом, бумагу делят на 10 групп:

1. бумага для печати включает газетную, типографскую, литографскую, документную, картографическую и другие виды, предназначенные для печатания книг, газет, журналов, документов.

2. бумага для письма бывает нескольких видов: писчая, писчая потребительских форматов, писчая цветная, тетрадная, нотная и почтовая.

3. бумага для черчения предназначена для выполнения различных чертежно-графических и художественных работ тушью, карандашом и акварельными красками. К ней относятся чертежная, чертежная прозрачная бумага, бумажная калька и масштабно-координатная бумага.

4. бумага для рисования – это прочная высококлееная бумага с гладкой или структурной поверхностью для рисования карандашом, тушью или акварельными красками. В зависимости от назначения выпускают 5 марок бумаги для рисования, отличающихся назначением и техническими показателями качества.

5. Бумага для машинописи предназначена для печатания и размножения документов. Она включает машинописную и копировальную бумагу.

6. Бумага декоративная изготавливается из предварительно окрашенной бумажной массы с последующей отделкой поверхности (под мрамор, бархат, полотно, кожу). Основные виды декоративной бумаги – мелованная, глянцевая, настольная, шагреневая. Мелованная бумага – это бумага, на которую при ее изготовлении нанесен слой мелованной пасты. Различают слабомелованную, высокомелованную и бумагу для художественной печати.

7. Писчая бумага предназначена для изготовления беловых товаров (блокнотов, записных книжек). Она отличается хорошей проклейкой, а также высокой степенью гладкости и белизны. В зависимости от композиции писчую бумагу выпускают трех номеров: №0, №1, №2. Номера отличаются массой, белизной, прочностью на разрыв, сорностью.

8. Писчая бумага потребительских форматов представляет собой листы определенного формата, нарезанные из писчей бумаги №0, №1, №2. По отделке она бывает матовая, лощеная, тисненая, с водяными знаками; по линовке – гладкая и линованная.

9. Писчая цветная бумага имеет поверхность, окрашенную в светлые тона, и предназначена для изготовления бланков, конвертов, форм учетно-отчетной документации и других беловых изделий. Писчую цветную бумагу выпускают двух номеров: №1 и №2.

10. Тетрадная бумага по сравнению с писчей имеет более высокие показатели качества: повышенную гладкость, белизну, хорошую проклейку, низкую сорность. Выпускается только линованной.

11. Нотная бумага представляет собой плотную бумагу с нанесенными на нее нотными линиями по 5 строк через определенные промежутки.

12. Почтовая бумага изготавливается из писчей (№1, №2), тетрадной и писчей цветной бумаги светлых тонов. Различается по отделке, линовке, форматам.

Для нормальной работы большинства видов организационной офисной техники необходима соответствующая бумага. Бумагу всегда классифицируют (что облегчает ее выбор для конкретных нужд) в зависимости от качества.

Класс «А»: бумага для всех видов офисной техники, для цветной и черно-белой печати высокого качества на больших скоростях.

Класс «В»: бумага для всех типов офисной техники, для черно-белой печати высокого качества со скоростью до 50 страниц в минуту.

Класс «С»: писчая бумага для односторонних ксерокопий, матричных принтеров, пишущей машины, для записей и т.д.

Существует также термобумага для факсимильных аппаратов, которая выпускается в рулонах различных размеров: 210 мм x 30 м, 216 мм x 30м, 210 мм x 100 м, 310 мм x 100 м и т.д.

Перфорированная бумага – это бумага с отверстиями.

Самокопировальная бумага предназначена для изготовления одновременно нескольких копий без использования дополнительных копировальных средств. Она используется для оформления CMR (международных накладных), таможенных деклараций, паспортов сделок и иных документов. Свойство самокопирования бумаге придает слой микрокапсул, выделяющий при механическом воздействии на них специальное красящее вещество. Каждая получаемая копия по четкости и аккуратности не уступает оригиналу, к тому же копии защищены от подделки и сохраняются в течение 25 лет.

В последнее время также получила распространение высококачественная чистоцеллюлозная бумага с водяными знаками, которая предназначена для печати бланков различных документов офсетным способом, а также для использования в копировальных машинах, лазерных и струйных принтерах. Идеально подходит для изготовления бизнес-корреспонденции, создания стильных фирменных бланков, обращений и т.п.

Бумага с тиснением под «Холст», «Лен», «Кожу», «Дерево», «Яичную скорлупу» идеально подходит для производства элитной упаковки, изготовления обложек, форзацев книг, представительской и фирменной продукции: визитных карточек, папок, приглашений, календарей и т.п.

Самоклеящуюся бумагу используют для изготовления этикеток, наклеек, стикеров и т.д. Мелованная бумага для этикетки состоит из трех компонентов: бумага-основа, мелованное покрытие (верхний слой) и обработанный нижний слой. Этикеточная бумага выпускается в рулонах и листах.

В настоящее время наибольшее распространение на белорусском «бумажном» рынке получили следующие виды бумаги: бумага для офисной техники; термобумага для факсимильных аппаратов; бумага для принтера, ксерокса, телетайпа; бумага перфорированная; бумага самокопировальная; лента для кассовых аппаратов; бумага для офисной техники; самоклеящаяся бумага и др.

1. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Самое общее требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит содержащаяся в нем информация должна быть точной, изложение – лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

Синтаксические ошибки.

I. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов в предложении.

Неправильно: для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.

Правильно: для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

II. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая…; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастным оборотом, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу).

Неправильно: изучая вопросы налогообложения, у нее возникли сомнения в достоверности предоставленной информации.

Правильно: изучая вопросы налогообложения, она засомневалась в достоверности предоставленной информации.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения с обстоятельственными придаточными оборотами предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно: изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

Правильно: при изучении проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

III. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как», «при условии».

Место придаточного предложения зависит от того, какой член предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом.

Например: в процессе инвентаризации основных средств, в которой принимал участие ассистент аудитора, не было выявлено ни излишков, ни недостач.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то:

1) придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия.

2) после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Например: ввиду того, что возросла численность складских работников, затраты на спецодежду увеличились;

затраты на спецодежду увеличились, ввиду того, что возросла численность складских работников.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными деепричастными и причастными оборотами.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

IV. Неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже.

Неправильно: при проведении аудита бухгалтер отметил о необходимости проверки налогообложения.

Правильно: при проведении аудита бухгалтер отметил необходимость проверки налогообложения.

Неправильно: отсутствие данных о грузополучателе показывает, о том, что накладная заполнена неправильно;

Правильно: отсутствие данных о грузополучателе свидетельствует, о том, что накладная заполнена неправильно.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Неправильно: в нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.