6 - 1.Исследовательский раздел (Автоматизированная система управления ООО Редтеx с разработкой программного средства учёта выполнения заказов)

1 Исследовательский раздел

1.1 Характеристика объекта исследования

Главной задачей дипломного проекта является разработка информационной системы для управления оперативной деятельностью фирмы, занимающейся ремонтом и технической поддержкой компьютеров и программного обеспечения. Одним из этапов для разработки подобной системы является исследование предприятия, с целью выявления его особенностей и внесения в платформу программного продукта информации о работе ООО «Редтех». Результатом подобного информационного исследования должно стать чёткое определение организационной структуры предприятия и процессов, которые необходимо автоматизировать, в целях оптимизации работы фирмы.

Деятельностью фирмы ООО «Редтех» является обеспечение услуг в области технического обеспечения компьютеров и пакетов программ, создание альтернативного программного обеспечения, настройка локальных сетей, продажи бытовой техники С целью описания структуры данного предприятия необходимо получить целостное представление о фирме.

Специализация фирмы – выполнение определённых профессиональных технических услуг связанных с компьютерной и бытовой техникой, предполагающих квалифицированное выполнение заказов клиентов [8].

Услуга – вид деятельности направленный на изменение качества и характеристик уже имеющегося продукта, в данном случае параметров вычислительной техники и функциональных возможностей пакетов программ, работоспособности локальных сетей [8].

В широком смысле в поле деятельности подобных организаций входят:

– исследование необходимости и целесообразности использования тех или иных средств обеспечения работы компьютеров;

– проведение необходимых технических мероприятий, тестирование техники и программ;

– анализ эффективности выполняемых услуг и используемых технических средств;

– оценка эффективности деятельности фирмы;

– оценка затрат;

Фирма занимается осуществлением заказов непосредственно взаимодействуя с клиентами:

• разработкой порядка проведения необходимых для выполнения заказов процедур;

• организацией работы отделов;

• оценкой эффективности применяемых методов;

• организацией рекламы предприятия;

• подготовка и редактирование внутрифирменных публикаций и прочих информационных материалов для заказчиков услуг;

• определением расценок для организаций и частных лиц;

Организационная структура предприятия показана на рисунке 1.1:

Рисунок 1.1 – Организационная структура предприятия

1.2 Анализ программ аналогов

1.2.1 Автоматизированная информационная система «САS»

Автоматизированная информационная система «CAS» разработана с целью качественного улучшения информационного обеспечения работы предприятия, работающего в сфере наружной рекламы, а именно:

- контроля состояния разрешительной документации для размещения средств наружной рекламы;

- контроля исполнения договоров на размещение средств наружной рекламы с уполномоченными городскими организациями;

- заключения и контроля исполнения договоров с клиентами по проведению рекламных кампаний и социальных программ;

- контроля технического состояния средств наружной рекламы и планирования связанных с этим регламентных работ;

- ведения электронного документооборота предприятия;

- формирования аналитических отчетов по размещению и состоянию средств наружной рекламы, исполнению договоров, проведению рекламных кампаний и социальных программ.

В результате внедрения АИС «CAS» автоматизирована работа следующих служб и отделов предприятия:

- отдел развития;

- отдел по работе с клиентами;

- отдел по работе с региональными представительствами;

- служба технического сопровождения;

- бухгалтерия;

- финансовая служба;

- секретариат;

- склад.

В рамках АИС «CAS» введена система электронного документооборота.

Работа с типами документов, конвертация документов, поиск документов, работа с пользовательскими сценариями, подсистема обмена внутренними сообщениями и т.д.:

- создание новых типов;

- история документа;

- отслеживание версий документов;

- регистрация входящей и исходящей документации;

- назначение ответственных за исполнение документа и контроль исполнения;

- возможность присоединения файла к документу.

- сканирование;

- импорт из других форматов файлов.

- поиск по полям документа;

- поиск по свойствам документа.

- возможность адресовать один документ нескольким пользователям;

- переадресация исполнения документа другому пользователю;

- пересылка документа и/или копии другому пользователю;

- контроль исполнения заданий.

Также в «CAS» уделено большое внимание безопасности.

Аутентификация:

- защищенность протокола связи;

- интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Авторизация:

- возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

- организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Разграничение прав доступа к документам:

- возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

- делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

Рисунок 1.2 – Автоматизированная информационная система «CAS»

1.2.2 «1С-Рарус:CRM Управление продажами»

«1С-Рарус: CRM Управление продажами 2.0» предназначена для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами. Помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами. Позволяет создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок, снизить издержки по продажам, улучшить качество обслуживания клиентов и в целом обеспечить рост прибыли компании. CRM система обеспечивает тесную интеграцию с учетными программами на платформе «1С: Предприятие». Внедрение программы будет полезно организациям сферы торговли, услуг и другим, количество клиентов которых исчисляется тысячами. Ключевое преимущество «1С-Рарус: CRM Управление продажами» — тесная интеграция с учетными программами на платформе «1С:Предприятие». Программа разработана на платформе «1С:Предприятие» и предназначена для встраивания в любую типовую или измененную конфигурацию программы «1С:Предприятие», например в «1С:Торговля и склад». CRM система образует единое целое с учетной системой, это физически одна программа, где используется один справочник контрагентов, номенклатуры, общая схема документооборота, вся информацию о клиенте находится в одной программе. Такая тесная интеграция учетной и CRM системы позволяет: создать единое информационное пространство для работы с клиентами, максимально эффективно использовать всю информацию о клиенте, исключить двойной ввод информации. Для организаций уже использующих «1С:Предприятие» «1С-Рарус: CRM Управление продажами» позволяет: расширить функциональность уже работающих в организации программ, снизить затраты и сократить сроки на внедрение CRM системы. В комплект поставки «1С-Рарус: CRM Управление продажами» входит типовая конфигурация «1С:Торговля и склад» со встроенными функциями «1С-Рарус: CRM Управление продажами». Кроме того, в документацию к программе включена инструкция по встраиванию типового решения в измененные конфигурации программы «1С:Предприятие» с описанием пошаговых действий. Основные возможности:

- управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом клиенте, динамика изменения состояния отношений с клиентами;

- управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами;

- управление событиями (действиями), создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий;

- планирование и контроль действий, система напоминаний и выдачи заданий;

- управление продажами, создание технологии продажи различных групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий;

- интеграция с финансовыми и учетными программами позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами;

- управление маркетингом — сегментирование клиентов, оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний;

- анкетирование — сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;

- телемаркетинг — обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;

- сервисное и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания;

- многофакторный анализ продаж, АВС анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов деятельности сотрудников;

- защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации;

- удобный интерфейс просмотра информации по клиентам и действиям пользователей «Профиль контрагента», «Профиль куратора», «Календарь куратора»;

- облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, рассылка факсов, печать конвертов;

- интеграция с телефонной системой. Автоматизируется обработка телефонных звонков — при совместном использовании с «1C-Рарус:Call Center»;

- интеграция с OLAP (On-line Analytical Processing) системой анализа динамических табличных отчетов «1С-Рарус:Динамические отчеты. Интерфейс обмена с Контур Стандарт». Внедрение «1С-Рарус: CRM Управление продажами» позволит организации: создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок.

1.3 Обоснование выбора средств разработки

1.3.1 Обоснование выбора языка программирования

Современные средства разработки баз данных характеризуются большим разнообразием критериев, используя которые можно автоматизировать процесс разработки приложений. Так, в настоящее время инструментальные средства позволяют:

• создавать интерфейс, используя стандартные компоненты;

• передавать управление различным процессам, в зависимости от состояния системы;

• создавать базы данных и оболочки для них;

• разрабатывать более надежное ПО путем обработки исключительных ситуаций, возникающих при некорректной работе.

Современные средства разработки характеризуются следующими параметрами:

• поддержка объектно-ориентированного стиля программирования;

• возможность использования CASE-технологий как для проектирования разрабатываемой системы, так и для разработки моделей реляционных баз данных;

• использование визуальных компонент для наглядного проектирования интерфейса;

• поддержка БД;

• возможность использования алгоритмов реляционной алгебры для управления реляционными базами данных;

• возможность синхронизации составных частей проекта (предоставляется при разработке больших программных комплексов).

Вышеперечисленными свойствами обладают следующие языки программирования: Delphi, Visual C++, Borland С++ Builder, Visual FoxPro и другие. Для разработки баз данных, характеризующихся небольшой сложностью, вполне пригодны офисные средства, в первую очередь Excel и Access, которые доступны и просты в использовании.

Каждое из этих средств содержит весь спектр современного инструментария, который был перечислен ранее. Главное отличие состоит в области использования рассматриваемых средств.

Недостатком Delphi является то, что при его использовании затруднен доступ к функциям ОС, но данный недостаток несущественен, поскольку разрабатываемое приложение ориентировано на поддержку БД, а не на работу с ОС. Немалое значение при выборе Delphi в качестве средства для разработки ИС играет возможность использования большого количества встроенных визуальных компонент как для разработки интерфейса, так и для создания СУБД [27].

Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений Delphi занимает одно из ведущих мест. В основе его популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет изложенным выше требованиям. Delphi- приложения эффективны, если разработчик соблюдает определенные правила. Эти приложения надежны и при эксплуатации обладают предсказуемым поведением .

Delphi – мощная система визуального объектно – ориентированного проектирования, позволяющая решать множество задач, в частности:

• создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических, до графических и мультимедиа;

• быстро создавать профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке;

• создавать свои динамически присоединенные библиотеки компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования;

• создавать мощные системы работы с локальными и удаленными БД любых типов, при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть;

• формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.;

• создавать справочные системы, как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать просто через Windows;

• создавать профессиональные программы установки для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows, и др.

Среда разработки, учитывая многие новейшие достижения в программировании, сохранила простоту и наглядность процесса создания приложений, основанного на использовании технологий визуального программирования, когда разработчик видит большую часть результатов непосредственно на экране монитора уже в процессе своей работы по созданию программы. Визуальное программирование позволяет быстрее создать интерфейс программы, сделать его более качественным за счет наилучшего расположения информации на экране монитора, избежать многих ошибок уже на этапе проектирования

Большой объем работы по организации программы, созданию объектов с требуемыми свойствами, формированию стандартных заготовок отдельных частей программы Delphi также берет на себя, существенно уменьшая количество ошибок и увеличивая скорость написания программы.