Закон информированности-упорядоченности, страница 2

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации относится к искусству управления. Со­временной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня от­крытости информации:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использо­вание.

• конфиденциальная (для служебного пользования) — от­ражает интересы общества, потребности группы или кол­лектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.).

• публичная (открытая) — отражает интересы общества, по­требности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Рассмотренные характеристики информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости.

Процесс формирования заданных характеристик информа­ции может идти по двум вариантам: по упреждению и по ре­зультатам. Формирование по упреждению требует хорошего на­бора статистических данных, аналитических методов и совре­менных информационных технологий. В единую систему пере­численные составляющие еще не сведены. Пока лучшие резуль­таты дает процесс формирования требуемых характеристик ин­формации по результатам путем корректировок характеристик.

4. Особенности управленческого труда

В условиях применения современных информационных тех­нологий можно отметить следующие особенности управленче­ского труда (УТ).

1. Основным предметом и продуктом УТ становится инфор­мация. Она постепенно переходит в категорию товара и приоб­ретает потребительскую стоимость.

2. Освобождается часть рабочего времени за счет ИСУ, кото­рое на первом этапе будет идти на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе — на работу с системой управ­ления (методологией и механизмом управления).

3. Возрастает комфортность УТ за счет получения качествен­ной информации и работы с пакетами прикладных программ.

4. Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд.

5. Увеличивается стоимость результатов принятого решения. Информация в форме управленческого решения многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в материально-вещественные элементы производства.

6. Уменьшается двойственный, а то и тройственный характер работы руководителя. Современные руководители часто совме­щают функции высококвалифицированных специалистов (инженеров, экономистов, врачей и т.д.), непосредственных ор­ганизаторов производства (менеджеров) и руководителей менед­жеров. Информационные системы управления организации мо­гут существенно сократить время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

7. Существенно уменьшается мобильность УТ. Руководитель может меньше ездить в командировки, перемещаться по закреп­ленным подразделениям. ИСУ обеспечивает руководителей дос­товерной и полной информацией о состоянии объекта управле­ния для принятия решения и последующей проверки его испол­нения. Постепенно будет идти процесс перехода к преимущест­венно кабинетному стилю работы. Использование ИСУ дает возможность расширить набор форм реализации УТ. В качестве новых форм можно выделить деловые игры (тренинга) и моде­лирование с помощью компьютеров. Информационной основой для новых форм являются база зна­ний и база данных.

Особенностью управленческого труда является то, что современные руководители часто выступают одновременно в качестве специалистов и в качестве менеджеров по управлению соответствующими подразделениями организаций. Например, главный врач больницы, кроме функций по управлению системой, может выполнять и отдельные производственные функции врача, методиста, статистика, экономиста, бухгалтера, юриста, делопроизводителя и т.д. И на выполнение этих вспомагательных функций руководители тратят значительное свое рабочее время. Информационные системы управления организации мо­гут существенно сократить время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

5. Организация безопасности информации

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения «Кто владеет информацией — тот владеет миром», — писал У. Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации на фирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.

Хорошая информация — это основное условие конкурентной способности организации. Информация в отличие от классического товара при переда­че ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). По­этому пропажу сразу заметить сложно. Получение информации идет легальным (легитимным) или криминальным путем. Регла­мент использования информационного пространства и защита информации от несанкционированного доступа отражены в Фе­деральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., принятом ГД РФ 25 января 1995 г.

Способы получения информации различны:

• от сотрудников: контакты, подкупы, угрозы;

• путем использования технических средств;

• кража.

Также существуют способы ее защиты:

• защита офисов и персонала (охрана);

• подбор или воспитание лояльных сотрудников (лояльность — корректное, благожелательное отношение к чему-либо);

• создание системы защиты документооборота. Для получения и защиты информации используются сле­дующие технические средства.

Хорошая информация — это основное условие конкурентной способности организации.

Серьезный подход к информационному обеспечению персо­нала компании требует больших затрат как на получение ин­формации, так и на ее охрану.

6. Особенности закона информированности-упорядоченности

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУ подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармонич­ное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — ко­эффициентов пропорциональности.

Формулировка закона информированности-упорядочности:

• чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Закон может действовать в трех вариантах.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ни­чего не знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет ста­раться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресур­сов, кроме того, компании могут подбросить ложную информа­цию, которая, несомненно, будет принята. В результате компания мо­жет понести серьезные убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Результат действия закона. Персонал будет стараться принес­ти руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в про­смотре всей информации и отборе существенной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важное пропус­тить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руко­водителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для ру­ководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Все ра­ботники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте «туфта» (пустая информация) или дезинформация с большой веро­ятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает веро­ятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей создания и развития источ­ников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных тех­нологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Следствие закона: информированность работника после дости­жения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет воз­можность создать первоклассный информационный ресурс сво­ей организации.

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает веро­ятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей создания и развития источ­ников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных тех­нологий, в том числе автоматизированных рабочих мест

Заключение.

Действительно, информация является очень важным ресурсом в управленческой деятельности на любом уровне управления (федеральный или уровень мелкой организации).

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако, коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Важным умением руководителя помимо всего прочего является его умение грамотно и рационально распоряжаться имеющейся у него информацией, а также важно знать и уметь отбирать только нужную информацию для анализа и использования в процессе принятия управленческого решения.

Именно в законе информированности-упорядоченности и говорится о принципах правильной работы с информацией в рамках управленческой деятельности. Важно, чтобы знанием этих основных принципов обладал не какой-то один субъект управления, а желательно, что все субъекты (и объекты) управления грамотно строили свою работу с информацией.

Список используемой литературы.

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – М.: Гардарика, 1998. – 528 с.

2. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. – 2-е изд. перераб. И доп. – М.: Гардарика, 1998. – 296 с.

3. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. Пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 375 с.

1 Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. Пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 375 с.

1 Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. –М.: Гардарика, 1998. – 528 с.