В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет Share-Point Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы — материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.
Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.

5.2. Работа в MS Project.

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Создание нового проекта начинается с выбора шаблона - поставляемого с программой или ранее созданного самим пользователем. Далее необходимо указать основную информацию о проекте в специальном окне. В первую очередь это, конечно, даты начала и окончания, а также способ привязки проекта этим к датам. Пользователем может быть установлена привязка к дате начала проекта. В этом случае MS Project выставляет начало работ настолько рано, насколько это возможно, а сроки окончания работ и проекта в целом вычисляются автоматически. Возможен и обратный вариант - в этом случае фиксированным значением будет дата окончания проекта, все работы по умолчанию начинаться настолько поздно, насколько это возможно при заданной дате завершения проекта, а дата начала проекта будет определена автоматически. Случаи, когда можно устанавливать значение то одного, то другого из связанных параметров (а второй при этом рассчитывается автоматически), в MS Project - не редкость. Наоборот, это свойство можно назвать характерной особенностью программы. Оно практически не встречается в других приложениях Office и потому несколько непривычно обычному пользователю.

Если все же попытаться описать Microsoft Project, основываясь на аналогии с другими продуктами Microsoft, наиболее близкими его "родственниками" окажутся MS Excel и MS Access. Действительно, весь проект описывается в специальной базе данных, в которой содержатся сроки выполнения, характеристики работ, ресурсов, темпы расходования ресурсов задачами и прочие элементы проекта. Соответственно, ввод информации о проекте (работы, ресурсы и их свойства) осуществляется, в основном, в табличной форме, что роднит MS Project с электронными таблицами и базами данных. Однако на этом сходство и заканчивается. "Узкая специализация" MS Project обусловливает наличие в нем множество встроенных режимов отображения проектной информации. При этом упомянутое табличное отображение работ (диаграмма Гантта) - лишь один из этих режимов. Поскольку именно в режиме диаграммы Гантта создается ядро описания проекта, с него и начнем.

Рис. 5.1. Общий вид диаграммы Ганнта

В этом режиме окно проекта делится на три неравных области. Слева расположена вертикальная палитра для переключения способов отображения информации (она присутствует при любом включенном режиме). Справа от палитры располагается таблица с параметрами работ: порядковым номером, отметкой о специальных свойствах (наличие ограничителя или рекурсивность), названием, типом, длительностью, временем начала и окончания, порядковыми номерами работ-предшественниц, ассоциированными ресурсами. Работа именно с этой областью благодаря унификации с Office сильно напоминает MS Excel: здесь можно "клонировать" ячейки, изменять их ширину, создавать иерархии работ.

Иерархии очень удобны как с точки зрения просмотра работ, относящихся к проекту (можно "сворачивать" те группы работ, которые в данный момент не интересны), так и с точки зрения организации управления проектом (принцип "разделяй и властвуй" живет и торжествует). Управлять местом работы в иерархии очень просто - для этого достаточно "сдвигать" название работы вправо (понижение уровня в иерархии) или влево (повышение уровня в иерархии) с помощью специальных стрелок на панели инструментов. Длительность выполнения составной работы в этом случае определяется, исходя из наиболее раннего срока начала и наиболее позднего срока окончания работ, входящих в составную.

Подвижным разделителем описание работ отделено от непосредственно календарно-сетевого графика, которым, собственно говоря, и является диаграмма Гантта. Сутью этой диаграммы, напомню, является одновременное отображение сроков выполнения работ и связей между ними. Работы показываются в виде полосок, тянущихся от ячейки, обозначающей момент начала работы, до ячейки, обозначающей момент окончания. То есть наглядно отображаются сроки выполнения и длительность работы. Связи между работами устанавливаются с помощью инструмента "связь" на панели управления. Рядом с ним расположен инструмент, эту цепь разрывающий, а также инструмент для "разрезания" работ. Разделение работы на части может иметь место, если она выполняется "порциями" - то есть часть работы до определенной даты или события, часть - позже (вполне возможно, спустя значительный промежуток времени). В принципе, ее можно заменить в этом случае на иерархию из нескольких работ, но по ряду причин это менее удобно.

Помимо превалирующей связи типа "финиш работы - старт следующей" (кстати, это единственный тип, который допускается "классической" методикой PERT-CPM), можно выбрать и другие виды: "старт - старт" (начало одной работы привязывается к началу другой), "финиш-финиш", "старт-финиш". Тип связи выставляется на вкладке "Предшественники" в окне "Информация о работе" (Task Information). Можно выставить тип и проще – после двойного щелчка по связи появляется небольшое окошко с ее типом. Помимо типа связи, можно выставить также и лаг – количество дней, которые должны разделять связанные события. То есть связанная работа может начаться непосредственно после окончания предыдущей, а может и через заданное количество дней – это зависит от размера лага, который, к слову, может быть и отрицательным.

Описание сети связанных задач и введение примерных сроков их выполнения - лишь часть работы над проектом, причем часть достаточно небольшая. Дальше нас ожидает работа с ресурсами, необходимыми для осуществления проекта. Но об этом - в следующий раз.

Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

• Трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;

• Материальные – расходуемые предметы;

• Финансовые – деньги.

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа "что если...".

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.

Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ — только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству. Функция «Наглядные отчеты» использует Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007 для генерации многомерных сводных таблиц, диаграмм, графиков и схем, основанных на данных Microsoft Project.

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством

Вопросы для самостоятельной проверки знаний студентами:

Вариант 1.

1. Какой из принципов планирования предусматривает, что состав текущих планов или разделов бизнес-плана должен повторять основные разделы стратегии фирмы:

А. Преемственность стратегического и текущего планов

Б. Социальная ориентация плана

В. Вариантность плана

Г. Обеспечение обратной связи системы планирования.

1. Какой научный подход к планированию заключается в распределении ресурсов по компонентам дерева целей, разделам плана, структурным подразделениям, проблемам, во времени и т. д.

А. структурный подхо

Б. воспроизводственно-эволюционный подход

В. Комплексный подход

Г. Интеграционный подход

1. Изучение конъюнктуры рынка и сбыта продукции в соответствии с профилированием АО Формирование перспективного плана выпуска продукции это:

А. Стратегическое планирование

Б. Управление производственной программой

В. Оперативное управление производством

1. Ранний срок совершения события (формула и пояснения)

1. Частный резерв времени (формула и пояснения)

Вариант 2.

1. Какой из принципов планирования предусматривает решение проблем обеспечения соответствия международным требованиям по экологичности, безопасности и эргономичности выпускаемых товаров и функционирования фирмы, а также показателей социального развития коллектива:

А. Преемственность стратегического и текущего планов

Б. Социальная ориентация плана