19543 (Загальне документознавство)

Загальне документознавство

1. Здійсніть аналіз сучасних тлумачень поняття «документ»

Документ(словник іншомовних слів)(від лат. dokumentum –повчальний приклад, взірець, доказ)

матеріальний об’єкт, в якому міститься та або інша інформація. Призначений для передачі її у часі і просторі(наприклад, фотоплівка, перфокарта);

діловий папір, що підтверджує будь-який факт, або право на щось; у праві - складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення(диплом про освіту, заповіт…);

офіційне посвідчення особи(паспорт, трудова книжка);

історично - достовірні письмові джерела.

Документ(словник іншомовних слів – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Документ (офіційне) — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Документ (стаття 27 Закону України «Про інформацію») – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Носій - це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної чи зображувальної інформації, у тому числі і в перетвореному вигляді.

Разом з папером нині широко використовуються й нові носії – магнітні стрічки, дискети, диски…

Інформація вцілому не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова – одна з двох необхідних і обов’язкових складників документа, без якого він не може існувати. Його речовинна сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати та передавати інформацію.

Призначеність документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.

Інформація, закладена в документі, обов’язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі: матеріальну основу документа; форму носія інформації; спосіб документування або запису інформації.

2. Виберіть 5 документів різних видів. Зробіть порівняльний аналіз сукупності документів за такими ознаками: знаковій природі інформації, системі запису інформації, ступеня знаковості інформаційної і матеріальної складових документа

Висновок: Документ, незалежно від виду, може мати однакову систему запису інформації (н-д, газета та кіноплівка…), однакову знакову природу інформації (н-д, рукопис, газета), ступінь знаковості інформаційної складової документа (н-д, фотоплівка, рукопис) або ступінь знаковості матеріальної складової (н-д, кіноплівка, фотоплівка).

3. За допомогою схеми класифікації видань визначте вид і тип конкретних добутків друку(книга, брошура, журнал, газета, плакат, бюлетень, буклет)

4. Проаналізуйте структуру і видавниче оформлення, довідковий апарат книги

За сучасними уявленнями, книга - це книжне видання об’ємом більше 48-ми сторінок, у вигляді блоку скріплених в корінці листів друкованого матеріалу будь-якого формату, в обкладинці чи переплеті.

Під аркушем друкованого матеріалу мається на увазі аркуш паперу(синтетичного замінника), картону, тканини, поверхня яких містить відтиск.

Функціональність книги визначається її структурою, яка зазвичай розуміється, як єдине ціле, що складається із взаємопов’язаних елементів.

Об’єднати окремі елементи і компоненти книги в єдине ціле задача її конструкції - це будова, механізм, взаємне розташування її частин, елементів, що визначають призначення, особливості книги як виду видання(різновиду документу)

Обкладинка книги - це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги - також складне ціле, яке утворює спеціально підібраний шрифт, титульний лист, заглавні рядки та добре підібрані ілюстрації; художнім цілим є і текст книги.

Висновок: книга - єдине ціле складників її конструктивних елементів, як зовнішніх, так і внутрішніх.

Знання структурних і композиційних особливостей дозволяє професійно грамотно, без зайвих витрат часу, здійснити пошук інформації як в окремо взятих книгах, так і в їх масиві.

Полегшити пошук інформації і скласти першочергове уявлення про книгу у значній мірі допомагає її довідковий апарат: випускні дані, вихідні зведення, анотація, передмова, заголовок, коментарі, показники, зноски…

Випускні дані - частина вихідних даних, що включають дату видачі оригіналу в набір, дату підписки видання у друк, формат паперу, долю аркушу та інші виробничі та техно-економічні дані, що містяться на кінцевій полосі видання чи на звороті титульного аркуша.

Вихідні зведення - частина вихідних зведень( місце випуску видання, назва видавництва, рік випуску видання), що міститься на нижній частині титульного аркушу - на кінцевій сторінці чи на обкладинці видання; в листкових виданнях - в середині нижнього поля аркуша.

Заглавні рядки та зміст дають уявлення про зміст книги і її склад, а також допомагають читачеві знаходити розділи, підрозділи, параграфи, що його зацікавили.

Покажчики допомагають розшукати все, що у видання сказано про предмет, що зацікавив читача ( предметний покажчик, іменний, список ілюстрацій, покажчик таблиць…)

Колонітул - довідковий текст над основним текстом полоси, що показує читачеві, який матеріал надрукований на сторінці.

Анотація і реферат допомагають при виборі книги в магазині чи в бібліотеці, являють собою характеристику книги з точки зору її теми, призначення, форми та інших особливостей.

В науково - довідковий апарат книги входять: вступна стаття, передмова автора, редактора, післямова, коментарі, примітки, бібліографічні посилання на джерело цитат, систематизовані посилання видань на тему книги.

5. Виявіть переваги і недоліки нормативної документації як джерела інформації

Продуктом стандартизації виступає нормативний документ.

Нормативний документ встановлює правила, загальні принципи чи характеристики, що мають відношення до різних видів діяльності чи її результатів. До нормативних документів по стандартизації відносяться:1). стандарти, 2). технічні умови.

Стандарт - це нормативний документ, розроблений на основі відсутності протиріч по суттєвим питанням більшості зацікавлених сторін і затверджений компетентним органом. У цьому і є його перевага.

Стандарти полегшують роботу у різних сферах людської діяльності як на державному рівні , так і на міжнародному, оскільки стандарти поділяються на: міжнародні, міждержавні, національні. Їх недолік - саме незначне відхилення від вимог веде за собою порушення структури документу, що унеможливлює його подальше використання.

Технічні умови - нормативний документ, розроблений для встановлення вимог, що регулюють відношення між поставщиком і замовником продукції, на яку відсутні державні стандарти.

Технічні умови бувають двох видів:1).ТУ, що є невід’ємною частиною комплекту нормативних документів на продукцію, 2).ТУ, що є самостійним документом.

Технічні умови дають можливість узагальнити всю необхідну інформацію про продукцію, але не мають на меті дати вичерпну інформацію.

6. Проаналізуйте діючі і затверджені вітчизняні стандарти в галузі інформації і документації(чи бібліотечної справи і бібліографії)

Стандартизація - це діяльність з ціллю досягнення оптимального впорядкування в конкретній галузі шляхом встановлення положень для загального і багаторазового використання, для вирішення вже існуючих чи можливих задач.

Об’єкт стандартизації - предмет, що підлягає стандартизації (продукція, процес, послуга тощо).

Область стандартизації - сукупність об’єктів. Нею може виступати будь-яка область людської діяльності: машинобудування, інформатика, бібліотечна справа…

Оскільки робота по стандартизації ведеться у міжнародному масштабі, її результатом є міжнародні стандарти, що використовуються для полегшення науково - технічних та торгових зв’язків

В нашій країні головним центром в області стандартизації є Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України), а в області будівництва - Державний комітет України у справах градобудівництва і архітектури України.

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальним, економічним та психологічними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації можна умовно поділити на три категорії.