174448 (Как снизить затраты на IT)

Как снизить затраты на IT

Екатерина Дианова, генеральный Директор, международное кадровое агентство "Виват Персонал", Москва

Уровень IT-затрат различается в зависимости от размера и оборота компании. Если привести средние цифры, то полные затраты на IT-инфраструктуру в компании с годовым оборотом от 250 до 500 млн долл. США могут доходить до 10% от ее оборота. В крупных компаниях (с оборотом более 1 млрд долл. США в год) эти расходы составляют 3-6% от оборота. Можно отметить, что в отраслях с высокой концентрацией IT-сотрудников более высокий уровень IT-затрат, а с высокой концентрацией физического труда — более низкий. Но, независимо от размера и сферы деятельности компании, структура IT-расходов остается неизменной: это расходы на IT-персонал, оборудование и программное обеспечение.

Оптимальность затрат на IT оценить очень сложно. Например, когда мы принимали решение о приобретении новой оргтехники, то исходили из принципа возможной экономии в будущем. Более дорогой принтер не только потребовал меньше расходных материалов, но и позволил печатать бланки и списки вакансий, обновляемые еженедельно, самостоятельно, а не в типографии. Таким образом, неоправданные, казалось бы, затраты позволили нам сэкономить. Но существуют и отрицательные примеры. Проанализировав их, я постараюсь помочь Вам максимально снизить затраты на IT, не нанося при этом ущерба бизнесу.

Говорит Генеральный Директор

Валерий Гладков | Генеральный Директор компании «ИО Менеджмент», Санкт-Петербург

Я бы разделил все компании на три категории:

Компании, мало связанные с IT (компьютерами оснащены только административные работники). В моей практике было предприятие, занимающееся производством молочной продукции (штат — около 60 человек, 10-15 из которых — офисные работники), тратившее на всю IT-инфраструктуру приблизительно 120 тыс. руб. в год. До сих пор там функционирует техника, выпущенная в прошлом веке, и поводом для каких-либо трат на IT может быть только остановка бизнеса по причине выхода оборудования из строя. В таких случаях про сокращение затрат говорить не приходится — сокращать нечего.

Компании, имеющие к IT косвенное отношение (сотрудники выполняют основную работу на компьютере). Самый яркий пример — конструкторское бюро (из 300 человек половина обеспечена ПК), которое в среднем тратит от 40 до 100 тыс. руб. на каждого сотрудника ежегодно. Сюда входят покупка рабочих станций, серверов, программного обеспечения (ПО), офисной техники, телефонии, зарплата IT-служащих, ремонт, модернизация и т. д.

Профильные компании (информационные технологии для них не только инструмент, но и основа заработка). К таковым относится наша компания. Здесь ко всему перечисленному добавляются организация и обслуживание конференц-связи, комнат для презентаций, обучение персонала, тестовое оборудование, ERP, специализированное (подчас очень дорогое) ПО и пр. На протяжении нескольких лет мы тратим 180-200 тыс. руб. в год в пересчете на одного сотрудника.

Компания «ИО Менеджмент » образована в 2000 году, занимается производством электронных компонентов, разработкой ПО и интеграцией собственных продуктов. Среди клиентов: несколько вузов (Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения, Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет, Санкт-Петербургский государственный университет), гостиницы Санкт-Петербурга. Количество сотрудников — 42.

Рассказывает практик

Игорь Кадашев | Директор IT-департамента ОАО «Нидан-Соки», Москва

Затраты на IT очень сильно зависят от сферы деятельности компании. Например, для телекоммуникационных компаний, суть бизнеса которых заключается в оказании IT-услуг, данный вид затрат составляет около 4-5% от оборота. Для нашего бизнеса вполне достаточно тратить 1-2%, что составляет более двух миллионов долларов ежегодно.

При этом большая часть IT-бюджета уходит у нас на оплату IT-персонала: примерно 12% — на телекоммуникационные услуги, около 15% — на аутсорсинговые услуги, связанные с проектными работами по развитию ERP-системы. Приблизительно 30% тратится на аппаратное и программное обеспечение. На персонал расходуется более 40% бюджета.

ОАО «Нидан-Соки» — один из трех лидеров российского рынка натуральных соков и соковой продукции (17,6% рынка, по данным исследований компании «Бизнес Аналитика») и абсолютный лидер в Сибирском регионе (более 46% рынка). Производит соковую продукцию под такими торговыми знаками, как Caprice, Caprice Tea, «Моя семья», «Сокос», «Чемпион», «Да!». Входит в состав группы компаний «Нидан» и объединяет все производственные и сбытовые активы холдинга, в том числе «Нидан-Гросс» (Москва) и «СП «Нидан-Экофрукт» (Новосибирск). Продукция компании представлена во всех регионах России, а также в странах СНГ и в Монголии. Оборот компании в 2005 году составил 211,8 млн долл. США.

Рассказывает практик

Юрий Ратай | Директор проекта ООО «Ай Ти Пауэр», Москва

Генеральному Директору важно не забывать, что IT — сервисная служба, которая решает задачи, связанные с упрощением бизнес-процедур или процессов внутри компании (документооборота, составления отчетности, начисления зарплаты и налогов и др.).

В структуре годовых затрат компании расходы на IT должны занимать не менее 1%, но и не более 10% (разброс зависит от размеров компании и отрасли, в которой она работает). Например, на машиностроительном предприятии со штатом до 500 человек затраты на IT должны составлять 3-5% от всех годовых затрат. Если у Вас территориально распределенный холдинг с производством, дистрибуцией и торговлей, IT-затраты рекомендую поддерживать на уровне 7-10%.

Важно сохранять структуру IT-затрат:

на ПК желательно тратить не более 30-40% IT-бюджета;

на программное обеспечение — от 10 до 20%;

на коммуникации — 10-20%;

на оплату труда IT-специалистов — от 30 до 40%.

Нужно понимать, что структура затрат в течение года может колебаться, но советую опираться именно на эти цифры, хотя это скорее ориентир, чем жесткая установка.

Консалтинговая компания «Ай Ти Пауэр» создана в 2005 году, занимается реализацией комплексных проектов в области IT и бизнес-реинжиниринга. Штат — 10 человек. Среди клиентов — ОАО «Астраханьэнерго», «МРСК Центра и Северного Кавказа», ОАО «Рязаньэнерго», ОАО «Тверьэнерго» и др.

Как проанализировать уровень затрат Вашей компании на IT

Прежде, чем сокращать IT-расходы, надо проанализировать их структуру и долю в общем объеме затрат Вашей компании. Лучше, если эту работу сделает финансовый директор, но при этом необходимо учитывать мнение руководителя IT-департамента. Еще один способ анализа — провести общее собрание руководителей отделов, на котором каждый расскажет о связанных с IT затратах (включая траты на расходные материалы, оргтехнику и телефонию).

В случае если обороты и бюджет компании позволяют, можно ввести должность аналитика IT-затрат. Но это необязательно, если директор IT-департамента работает рука об руку с финансистами. Например, у нас нет аналитика, но все бюджеты на IT проходят жесткий контроль сначала финансовой службы, а затем и лично мой. После того как мне представляют смету расходов, я провожу собрание с участием глав всех подразделений. Затем уже утверждаю (или не утверждаю) те или иные расходы.

Рассказывает практик

Сергей Покровский | Директор по развитию компании «Бизнес-Дата», Москва

Если в организации есть руководитель высшего звена, напрямую заинтересованный в финансовых показателях бизнеса (например, владеет акциями предприятия или получает бонус, связанный с общими финансовыми показателями) и достаточно компетентный в IT-технологиях, то Вы можете поручить ему провести аудит структуры IT-расходов. Другой вариант — заказать технический аудит IT-структуры у независимого системного интегратора.

Компания «Бизнес-Дата» образована в 2005 году, является московским представительством компании «БМикро» — разработчика CRM-системы «Клиент-Коммуникатор». Занимается автоматизацией бизнеса, внедрением CRM- и ERP-систем, управленческим консалтингом. Среди клиентов, в частности, ЗАО «Финансовое агентство по сбору платежей», ОАО «НОТА-Банк», ЗАО «КМБ-Банк», ЗАО «Марка Аудит», ЗАО «Босс. Кадровые системы». Количество сотрудников — шесть человек.

Расходы на IT-персонал

Оптимальный состав IT-департамента следующий: директор, два системных администратора на каждые 100 человек, программисты и веб-мастер (в зависимости от объема работ). Расходы на персонал (включая зарплату, налоги, административные расходы, обучение и развитие, премиальный фонд, оплату аутсорсинга) доходят до 45% от размера годового IT-бюджета. А в некоторых случаях, если штат компании достаточно большой и приходится держать программистов, разрабатывающих собственное ПО, сумма расходов может доходить до 50%. Пусть финансовый директор подсчитает, каков уровень затрат на IT-персонал в Вашей компании. Если он превышает половину бюджета — расходы явно завышены.

Слишком большие затраты на персонал возникают также из-за неоправданного решения отдать часть функций IT-отдела аутсорсинговым фирмам. Например, одна телекоммуникационная компания передала сторонней компании разработку и внедрение системы управления данными. При этом в штате компании числилось три программиста (они занимались другим проектом — создавали программу, аналогичную электронной почте). После введения жесткого контроля выяснилось, что, во-первых, для разработки требуемого ПО достаточно и одного человека, во-вторых, работающие программисты не обладают нужными знаниями (они лишь демонстрировали свою занятость, играя, по сути, роль связующего звена между заказчиком и аутсорсинговой фирмой). Естественно, телекоммуникационная компания отказалась от услуг двух программистов. Так что если Вы прибегаете к аутсорсингу, проверьте, так ли уж необходимо это делать.

Различия в уровне IT-затрат

Затраты на IT у одного из наших партнеров — инвестиционного банка — достигают 15% от оборота (при годовом обороте компании более 1 млрд. долл. США). Во многом это объясняется тем, что работа компании связана с информацией и базами данных. А, к примеру, одна издательская компания тратит на IT в среднем 3-4% от годового оборота. Дело в том, что в этой компании низкая нагрузка на информационные системы и небольшой IT-отдел — три сотрудника на 500 человек. (Однако нужно отметить, что помимо директора IT-департамента и как минимум одного программиста нужно иметь на каждые сто человек двух системных администраторов.)

По материалам автора статьи

Рассказывает практик

Игорь Кадашев | Директор IT-департамента ОАО «Нидан-Соки», Москва

Количество IT-персонала должно соответствовать задачам, которыемы решаем. Поэтому часть IT-сотрудников в компании «Нидан-Соки» — внешние разработчики. Общая численность холдинга, включая все филиалы, — три тысячи человек, а штат IT-департамента составляет 30-35 человек. Контроль фонда оплаты труда осуществляется планово-экономическим отделом. Генеральный Директор ежемесячно просматривает данную статью расходов и следит за любыми существенными отклонениями от бюджета.

Расходы на «железо»

Затраты на оборудование складываются из разовых отчислений (на покупку ПК, оргтехники, серверов и т. д.) и отчислений ежемесячных. По нашему опыту, даже с учетом амортизации и обновления морально устаревающего оборудования расходы не превышают 30% от годового IT-бюджета. Однако в первые годы работы фирмы, когда нужно строить внутреннюю сеть коммуникаций и закупать капитальное оборудование, уровень этих затрат будет в разы выше. Затем он снизится до 30% и, если компания не будет расширять штат, со временем может еще больше сократиться.

Анализируя эту статью расходов, финансовому директору следует обратить внимание, насколько была оправданна закупка нового оборудования. Так, в одной компании — разработчике мобильного контента IT-отдел крайне увлекается приобретением последних технических новинок, объясняя свои действия желанием протестировать ноу-хау. Налицо раздутые расходы на IT. Понятно, что с экономической стороны они выглядят нецелесообразными, однако необходимо помнить, что нет более ценного и преданного работника, чем тот, кому интересно приходить на работу: новая «железка» может служить гораздо более сильным мотивационным фактором, чем премия или грамота.

Мой совет: при сокращении этой статьи расходов необходимо соблюдать баланс между мотивацией и экономической целесообразностью.

Рассказывает практик

Сергей Покровский | Директор по развитию компании «Бизнес-Дата», Москва

IT-отдел не заинтересован в снижении затрат. Поэтому технику и ПО они выбирают с запасом, на всякий случай. Крайняя форма этого явления — когда IT-отдел единолично формирует политику закупок и получает откаты от продавцов. Это, к сожалению, очень распространенное явление. Еще одна крупная составляющая этой статьи расходов связана с потерями от нештатных ситуаций с техникой и ПО. Это утерянные в результате аппаратных и программных ошибок данные либо простои, связанные с неисправностями техники или ПО. Причина — недостаточная квалификация сотрудников IT-отдела, неготовность резервных систем (и программных, и аппаратных).

Детализация расходов на IT

IT-персонал. Эта статья расходов включает:

должностные оклады;