Число экземпляров акта определяется практической необходимостью.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед фамилиями не указывают.

При необходимости утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями.[8]

Пример оформления акта приведен в Приложение 4.

6. Договор

Термин «договор» употребляется в гражданском праве в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплен факт установления обязательственного правоотношения. В настоящей главе речь пойдет о договоре как юридическом факте, лежащем в основе обязательственного правоотношения. В этом смысле договор (сделка) представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст.153 ГК РФ.[1]

Договор – это наиболее распространенный вид сделок. Только немногочисленные односторонние сделки не относятся к числу договоров. Основная же масса встречающихся в гражданском праве сделок – договоры. В соответствии с этим договор подчиняется общим для всех сделок правилам. К договорам применяются правила о двух - и многосторонних сделках. К обязательствам, возникающим из договора, применяются общие положения об обязательствах, если иное не предусмотрено общими правилами о договорах и правилами об отдельных видах договоров пп. 1 п. 1 ст. 8 ГК РФ.[1]

6.1 Понятие договора

Закон определяет договор как согласованное волеизъявление субъектов гражданского права, направленное на установление правоотношений. В этом определении отражена особенность гражданско-правового договора как юридического факта, основания возникновения гражданских прав и обязанностей п. 1 ст. 420 ГК РФ.[1] Такое понятие является традиционным для гражданского права. Особенностью договора в условиях рынка, хотя это и не выражено в легальном его определении, является свободное волеизъявление сторон, автономия их воли. Соглашение сторон не основано на плановом или ином административном акте, что было характерно для договора допере-строечного периода. Ограничение свободы волеизъявления возможно ныне только в силу закона ст. 421 ГК РФ.[1]

Вместе с тем термин «договор» употребляется и в иных значениях. Под договором понимают совокупность условий, определяющих действия сторон. Термин «договор» используется для обозначения обязательства, возникшего из договора (соглашения). Договором часто называют документ, подписанный его сторонами. Наряду с термином «договор» в ряде статей Гражданского кодекса, других актов и на практике применяется термин «контракт» ст. 526, 763 ГК РФ. [2] Этот термин, который чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров, является языковым эквивалентом слова «договор».

Понятие договора тождественно понятию сделки, так как сделки могут быть односторонними либо двух- и многосторонними, т.е. договорами. Следовательно, понятие сделки более широкое. Однако трактовка договора как согласованного волеизъявления и вида сделки означает, что все нормы о сделках, и их форме, о недействительности сделок, за исключением ст. 155 и 156 ГК, применимы к договору.[3]

6.2 Содержание договора

Условия, на которых достигнуто соглашение сторон, составляют содержание договора. По своему юридическому значению все условия делятся на существенные, обычные и случайные пп. 2,3 ст. 420 ГК РФ.[1]

Примерное оформление договора (договор купли-продажи) приведено в Приложение 5

7. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список дел, которые ведутся в организации и оформленный специально установленным образом. Существование нормального документооборота невозможно себе представить без номенклатуры дел. Поэтому она должна присутствовать в каждой организации, учреждении или предприятии, и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Номенклатура дел служит для систематизации документов и определяет саму систему хранения документов в организации. Кроме того, она содержит сроки хранения документов, что позволяет еще на начальном этапе определить предварительную экспертизу ценности документов и является основой для составления описей дел и основным учетным документом в делопроизводстве организации. Также она устанавливает индексацию дел, что позволяет использовать ее при регистрации документов. Нельзя не отметить, что номенклатура дел используется для учета дел временного хранения и может быть полезной при изучении структуры организации или быть использована, как основа справочной картотеки.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

• группировать в дела документы одного календарного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируются в течение ряда лет, например – личные дела сотрудников, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника;

• внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопроса.

Исходя из этого, Вы можете сделать вывод, что правильное составление

номенклатуры дел есть основополагающим при ведении делопроизводства. Составление номенклатуры будет произведено для вашей организации на основе типовой и примерной номенклатуры дел с учетом особенностей вашей работы. Она будет составлена на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласована с архивом и подписана руководителями этих подразделений, причем, только после кропотливого и точного изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.[6]

Образец оформления номенклатуры дел приведен в Приложение 6.1.

Примерное оформление номенклатуры дел приведено в Приложение 6.2.

Заключение

В данной работе мы рассмотрели ряд очень важных понятий как письмо, приказ, протокол, акт, договор составление и оформление писем, приказов, протоколов, актов, договоров – это важнейшее составляющее без этого не может обойтись общество, так как это важно и просто необходимо для ведения производственной деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список используемой литературы

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) принят Государственной Думой 21.10.1994г. (в ред. Федеральных законов от 24.07.08 №161-ФЗ) [Электронный ресурс] – Режим доступа: справ. Правовая система Консультант Плюс.

2. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть вторая) принят Государственной Думой 21.12.1995г. (в ред. Федеральных законов от 14.07.08 №118-ФЗ) [Электронный ресурс] – Режим доступа: справ. Правовая система Консультант Плюс.

3. ГОСТ Р 6.30-97

4. Иоффе О.С. Обязательственное право. Москва, Госюриздат, 1975. 26 с.

5. Новикова Е.С. Делопроизводство – Методические указания,

1. Москва – Архангельск 2005 – 42 с.

1. Архив профи [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.archivespro.ru/index.php?cp=25

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс] - Режим доступа: http: //www.bibliotekar.ru/biznes-58/6.htm

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/16.htm

4. Официальный сайт Совета по русскому языку при главе администрации Ивановской области [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://slovorus.ivanovo.ru/block__13

ПРИЛОЖЕНИЕ

ДОГОВОР КУПЛИ – ПРОДАЖИ

15 декабря 2008 года

Предприятие “Winsan K^O ”, Иоганнесбург, Южно Африканская Республика, именуемое в дальнейшем “Продавец”, и ООО “Кофеман” г.Архангельск, Россия, именуемое в дальнейшем “Покупатель”, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1 ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

1.1 Продавец обязуется поставить, а Покупатель обязуется принять и оплатить следующую продукцию: кофе общим весом 25000 (двадцать пять тысяч) килограммов (нетто).

1.2 Поставляемая продукция по своему качеству должна соответствовать стандарту ГОСТ 6805-97 “Кофе натуральный жареный. Общие технические условия.”

2 ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

2.1 Цена устанавливается в евро в размере 30 (тридцать) евро за килограмм. Общая стоимость товара составляет 750000 (семьсот пятьдесят тысяч) евро. Скидки при условии предоставления банковской гарантии не предоставляются.

2.2 В цену Товара включена стоимость тары, упаковки и маркировки, погрузки Товара на борту судна, укладки Товара, страховка, фрахт.

2.3 Товар оплачивается на условиях краткосрочного кредита после получения копий следующих документов:

• счет Продавца в 3-х экземплярах;

• комплект коносаментов на имя Покупателя;

• спецификация в 3-х экземпляров;

• сертификат качества в 3-х экземплярах, предоставленный Продавцом;

• страховой полис – один оригинал и две фотокопии;

• упаковочный лист в 1 экземпляре для каждого ящика.

2.4 Покупатель обязан предоставить Продавцу безусловную и безотзывную банковскую гарантию, покрывающую всю сумму платежа. Без такой гарантии Продавец не будет отгружать продукцию.

2.5 Банковскую гарантию оплачивает Покупатель.

3 СРОКИ И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ

3.1 Продавец сообщает по телеграфу/телефаксу Покупателю о готовности Товара к отгрузке не позднее, чем за 14 дней до планируемой отгрузки.

3.2 Поставка товара по настоящему контракту осуществляется на условиях СРТ.

3.3 В каждой отдельной накладной указывается: номер контракта, номер транса, товар, его количество, количество ящиков, вес брутто и нетто. Исправления, дописки и подчистки в сопроводительных документах не допускаются.

3.4 После отгрузки, но не позднее чем через 24 часа после отгрузки, Продавец сообщает Покупателю по телеграфу/факсу следующие данные:

• номер контракта;

• наименование товара;

• номер транса;

• номер коносамента;

• дату отгрузки;

• общую стоимость контракта;

• вес брутто и нетто.

3.5 Продавец имеет право на досрочную передачу Товара только с разрешения Покупателя.

4 УПАКОВКА И МАРКИРОВКА

4.1 Упаковка должна обеспечить полную сохранность Товара и предохранять при транспортировке всеми видами транспорта с учетом перевалок.

4.2 На каждом ящике должна быть нанесена несмываемой краской следующая маркировка по трафарету на английском и русском языках:

• номер контракта,

• номер транса,

• номер места,

• вес брутто в килограммах,

• наименование получателя,

• “Осторожно”, “Не бросать”, “Держать в сухом месте”.

4.3 На ящиках не допускается любая символика, не относящаяся к предмеру настоящего договора.

4.4 В случае поставки Товара в дефектной таре Продавец вправе вернуть Товар.

5 СДАЧА-ПРИЕМКА ТОВАРА

5.1 Сдача-приемка товара производится в порту г.Мурманск.

5.2 Приемка товара производится:

• по количеству мест согласно количеству, указанному в транспортной накладной;

• по количеству изделий согласно спецификации и упаковочным листам;

• по качеству, согласно качеству, указанному в сертификате качества.

5.3 При обнаружении несоответствия Товара качеству, обусловленном в настоящем контракте, Покупатель направляет Продавцу рекламацию не позднее 3 месяцев с даты поставки. Содержание и обоснование рекламации должно быть подтверждено либо актом экспертизы, составленным с участием незаинтересованного компетентной организации.

Продавец обязан рассмотреть рекламацию и ответить Покупателю по существу в течение 10 дней, считая день получения, но не позднее 40 дней с даты ее направления.

6 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1 В случае непоставки или недопоставки товара в установленный контрактом срок Продавец уплатит Покупателю неустойку в размере 0,3% от общей стоимости Това-

ра за каждый день опоздания.

Если опоздание превышает 20 дней, начисление штрафа прекращается, и Продавец платит Покупателю сверх суммы начисленного штрафа неустойку в размере 5% стоимости непоставленного в срок Товара.

Уплата штрафа и неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения данного контракта.

6.2 За отгрузку товара в дефектной упаковке и / или упаковке, не соответствующей условиям контракта Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере 15% от стоимости товара, находящегося в такой упаковке.

6.3 Все транспортные и другие расходы, связанные с поставкой и возвратом дефектного Товара, несет Продавец.

6.4 За неосновательный отказ или уклонение от оплаты продукции Покупатель уплачивает Продавцу штраф в размере 25% от общей стоимости Товара.