17646 (Система документації)

Зміст

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

2. Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

3. Проблема вдосконалення документообігу

4. Порядок оформлення особистих справ

Задача

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

Система документації – сукупність документів взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог до оформлення. Документ – зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів може здійснюватися на природній або штучній мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях.

Управлінські документи складають ядро управлінської документації.

Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках всього держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають об'єкт діловодства. Організація роботи з документами – припускає організацію документообігу установи, зберігання документа і їх використовування в поточній діяльності установи. Документообіг установи – це сукупність взаємозв'язаних процедур забезпечуючі рух документів до установи з моменту їх створіння виконання або відправки. В меті раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; що входять, витікаючі і внутрішні). Документопоток – сукупність документів виконуючих певне цільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийому обліку і систематизації документа з метою їх пошуку і використовування в поточній діяльності установи.

На будь-якому підприємстві у зв'язку з величезним об'ємів інформації, виникають наступні проблеми:

• прагнення привести до одноманітності носіїв інформації і порядок розміщення на них інформації;

• прискорення процесів обробки і передачі інформації;

• мінімізація витрат на пошук і зберігання даних.

Перша проблема реалізується шляхом стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів, а друга і третя – шляхом вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації. Звичайно ж, уніфікація і стандартизація носіїв інформації і процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню збереження.

Уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач. Стандартизація документів – форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості.

Встановлені наступні категорії стандартів:

• державні стандарти (ГОСТ).

• галузеві стандарти (ОСТ);

• республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться в цілях скорочення кількості вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використовування обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

• розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документація;

• упровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

• упровадження розроблених ОКТЕІ;

• ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

• розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

• розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації упровадження і ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація по упровадженню і веденню УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слідує розглядати як один з чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів – це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів одноманітності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але і до нових системам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні і залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

• уніфікація від загального до приватного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановленні на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

• одноманітність форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

• комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створіння, заповнення, обробки і зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

• інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів які потрібні для вирішення конкретних задач, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

• скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, у напрямі повсюдного застосування торгтехніки;

• стабільність вимог до документів (встановлені державними і

галузевими стандартами);

• сполучення з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

• економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновки форм документів, встановлення оптимального об'єму реквізитів і т. д.

Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця.

Трафарет – це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді зв'язаного тексту з пропусками для змінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета – спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ в процесі його складання в праву частину листа. В уніфікованій системі документації на організаціонно – розпорядливі документи анкетним методом змодельовані накази по прийому, перекладу, звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Достоїнства анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця – розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковике, а змінна – на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною місткістю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Проте він більш складений в машинописі.

Ефект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використовування оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим ( зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну платню) при роботі з документами, витрати матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію і ремонт оргтехніки).

З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». Вихід стандарту має велике значення, перш за все для уніфікації оформлення документів, що повинне полегшити автоматизований обмін інформацією і документацією. Застосування стандарту не тільки підвищить загальну культуру оформлення документів, але і забезпечить їх юридичну силу, оскільки стандарт називає обов'язкові реквізити і визначає порядок їх написання. В новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядливої документації (УСОРД) є системою документації, вживаною в будь-якій організації, установі, підприємстві. Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організационно – розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». ГОСТ розповсюджується на організаційно-розпорядливі документи, передбачені УСОРД (далі – документи), – ухвали, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності: Федеральних органів державної влади суб'єкта Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають разом з російською мовою як державна національну мову, органів місцевого самоврядування; підприємств, організацій і їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів; вимоги до оформлення реквізитів; вимоги до виготовлення, обліку, використовування і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації. В додатках до вказаного Госту приведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядливого документа, тобто формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.

2. Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

Електронний документа з'явилася в 80‑х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Електронний документообіг поступово входить в життя більшості російських компаній і державних відомств і вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації. На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, сумісному використовуванні, розповсюдженні і зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю розв'язати проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годинника, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використовуванні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією засобів може забезпечити і важливі конкурентні переваги. Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими об'ємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE‑об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використовування. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно мінятиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптується, багатовимірним.

За декілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ – це форма знайомого вигляду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозв'язаних технологій в рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS). Могутні системи класу EDMS, що працюють частіше всього на розподіленій архітектурі, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використовуванні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.

Можна виділити наступні основні задачі, які покликана вирішувати система управління документами – уміти переводити паперові документи в електронний вигляд і уміти перехоплювати всі створювані електронні документи зі всіх джерел надходження: з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видань; факсні повідомлення, що прийшли через факс – сервер підприємства; вхідні, витікаючі і внутрішні повідомлення, що поступають з електронної пошти; звіти і інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або що відправляються факсом, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрувалися програмних компонентів.

Змістом третьої концепції є розробка Системи Електронного Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його. Ця концепція має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використовування технології «docflow», пов'язаної з плануванням і управлінням документопотоками, до технології «workflow», призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології «workflow», отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

3. Проблема вдосконалення документообігу

Об'єм документації, створюваній в установах як всього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш швидшаючого зростання. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення об'ємів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання об'ємів виробництва продукції і продуктивності праці. Це перша закономірність документообразовання.

Зростання об'ємів виробництва приводить до стрімкого зростання об'ємів інформації. В той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше продуктивності праці в управлінні. Цей розрив – одна з основних причин зростання апарату управління у всіх розвинутих країнах світу.

Причини зростання об'єму документообігу підрозділяють на об'єктивні і суб'єктивні.

Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об'єми створюваних документів збільшуються із зростанням кількості документованих дій і кількості адресатів, яким ці дії направлені. Таким чином, зростання або скорочення об'ємів документів значним чином пов'язано з процесами документування.

До суб'єктивних причин відносять: