17411 (Правила составления документов), страница 2

Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от 01.02.1997 №143 р «О…».

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по Пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя – структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В табличной форме исполнитель указывается в именительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, к примеру, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в винительном падеже).

Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять распорядительную часть в виде таблицы, например:

Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «см. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:

Приложение

к приказу Министра культуры

Республики Беларусь 09.08.1996 №200.

Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», «О проведении инвентаризации основных фондов».

В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например:

1. – в дело…

2. Министерство образования Республики Беларусь.

При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления. Оформляется приказ на общем или специальном бланке формата А4. Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ, в родительном после ОБЯЗЫВАЮ) – действие (выраженное глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением указания возложить на…».

3. Составление докладной записки

ООО «Гарант» Генеральному директору

Докладная записка ПО «Горизонт»

20.05.2005 №39 Смирнову Д.Л.

О подготовке лагеря-отдыха

к приему молодежи

В связи с необходимостью проведения туристического слета в июне 2005 г. ООО «Гарант» производятся ремонтные работы по благоустройству лагеря – отдыха. При этом выполнение значительной части работ планируется завершить к 24.05.2005 г. При этом завершению работ в полном объеме и в указанные сроки мешает несвоевременный завоз бордюрного камня, необходимый для оформления центрального входа в лагерь-отдых.

В связи с вышеизложенным прошу Вас решить вопрос по своевременной доставки вышеуказанного строительного материала с целью обеспечения своевременности выполнения работ.

Директор ООО «Гарант» _________________ И.Д. Соснов

^{(подпись)}

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Мн., 1995.

2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М., 1999.

3. Кузнецова А.Н., Ваненгейм Р.Н. Машинопись. М., 1996.

4. Михальченко А.Н., Давыдова Э.Н. Пособие по делопроизводству. Мн., 1993.

6. Альбом организационно-распорядительных документов. Мн., 1996.