16590 (Історія документознавства), страница 2

Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро I направив своїх представників до Швеції, Данії і Німеччини для вивчення колегіальної системи управління і можливості вживання її, що існувала у них, в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючи особливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіант Генерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12 редакцій.

У Генеральному регламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у тому числі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря.

Саме секретар складав найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за його дорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по "генеральних формулярах", тобто певним обов'язковим формам документів.

У 1722 р. виходить в світ "Табель про ранги". Саме цей документ поклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р. У цей же період була створена практика офіційного діловодства, що існує до наших днів.

У остаточній формі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада 1775 р. Згідно з вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати.

Для стосунків між вищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожної установи види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі — писали "доноси" про їх виконання. Була створена не лише ієрархія установі, але і ієрархія документів.

Весь процес проходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили дату вступу і номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихідні документи.

Для полегшення знаходження документа до реєстрів складали алфавітку установ і осіб, які мали до цього яке-небудь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, а про кількість і склад справ, що заслуховують, — термінові зведення.

Законодавчі і розпорядливі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилася безліч форм листування: листи, реляції, доноси, сповіщення.

Саме в період колегіального діловодства були встановлені початки організації обліку, проходження і збереження документів, тоді ж вперше з'явився термін "архів".

Росія все більше обмежувала самоврядність в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана. Гетьман безпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси), генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який був помічником у військових справах, і генерального писаря, що очолював гетьманську канцелярію.

Гетьман видавав універсали — письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народом України.

Своїх законний про державний лад, суд, право на землю, веденні діловодства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили по своїх, неписаним законам.

Символами гетьманської влади в державі були клейноди?" булава, корогви, бунчук і литаври. Особливе значення мала друк з гербом, на якому зображався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільним гербом.

Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р. в р. Глухонс була створена Малоруська колегія, яка поперемінно управляла Україною маєте з гетьманами до 1764 р. У 1783 р. IIMCCTO полкового діленні було створено три наміснитцтво (пізніше — губернії) е центрами в Києві, Чернігові і Сіверському для Новгорода, які разом складали Малоруське генерал-губернаторське. Україна остаточно втратила свої права, свою волю, закінчила своє існування вольної Української козацької держави.

ВИКОНАВЧЕ ДІЛОВОДСТВО

Чергові реформи російського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. 'В 1810 р. затверджений найвищий державний орган — Державна Рада (Дума), а в 1811 р. створені центральні органи державного правління — міністерства. Міністерства мали багатоступінчасту структуру. Полягали вони з департаментів, які ділилися на відділи, а відділи — на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповідно посаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя — маніфести, високі накази і рескрипти, від сенату — укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписували циркуляри і накази, губернські власті — вказівки і т.д.

Створення міністерств завершило процес чіткого розділення державного апарату. Це привело до швидкого зростання шаруючи чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милості пануючи. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити свої права, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті.

У 1812 р. було затверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальна установа міністерств" передбачалася єдність створення документів по приведених зразках. Кожен важливий документ складався з трьох частин: введення з викладом суті справи, обгрунтування із засланнями на законодавство і нормативні акти, клопотання або прохання.

Порядок проходження - документів по інстанціях строго регламентувався правилами, які вимагали, щоб документи не відхилялися від своєї встановленої дороги. У кожній установі вхідні і витікаючи документи повинні були реєструватися в журналах, що складаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів і для секретних. Поділа, які розглядалися в департаментах, розділяли такі на три категорії: термінові; невідкладні.

Багато уваги і зусиль приділяв цілісності діловодства і звітності відомий державний діяч того часу М.М. Сперанський, роботи якого внесли ваговитий вклад до уніфікації документів.

В цей же час виникла практика складання всіляких пісьмовников, що стали вітчизняною традицією. Потрібно підкреслити, що, хоча ці збірки і носили назву пісьмовников, вміщали вони всі види документів: розпорядження, вказівки, циркуляри і т.п.

Досить було знайти в пісьмовнике зразок потрібного документа або, ще краще, замінивши прізвище, дату і адресу, переписати документ заново. Завдяки пісьмовнику можна було також, використовуючи типові звернення або формуляр потрібного документа, скласти по ньому новий.

Режим Тимчасового уряду із-за нетривалості свого існування не вніс істотних змін до практики підготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління ще залишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшла постанова "О удосконаленні форм офіційних відношенні і паперів", в якому були скасовані "тітулірованіє і завершальні формули ввічливості в ділових листах".

ПРОЦЕС СТВОРЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного ухвалення рішень - наказів, вказівок, розпоряджень включає наступні стадії:

1. Ініціація рішення — обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа.

2. Збір і аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту розпорядливого документа.

4. Узгодження проекту документа.

5. Внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва.

6. Ухвалення рішення (підписання документа).

7. Доведення розпорядливого документа до виконавців.

Процедура документування виступає організуючим началом в підготовці і виданні розпорядливого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.

Проекти розпорядливих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програми), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа може викладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного або інформаційного вмісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Ці документи виступають як ініціюють рішення.

Проекти розпорядливих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників я підготовки проекту розпорядливого документа.

На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для ухвалення якісного рішення. Найважливіша умова ефективності управлінського рішення - об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готується проект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути: оперативна документація установи; документи, що поступають з вищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація, наукові дані і ін. Підсумком збору і аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, в процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після усесторонньої їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядливого документа. Оформлення проекту здійснюється по тих же правилах, які передбачені для оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням всіх необхідних реквізитів і проставлянням на верхньому полі справа слова «Проект». Текст проекту розпорядливого документа повинен складатися так, як якби це був остаточний варіант документа.

Четверта стадія — узгодження проекту документа — складається з візування (якщо для видання документа досить внутрішнього узгодження) і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах. Звичайне зовнішнє узгодження проводиться при підготовці розпорядливих документів найвищими і федеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядливого документа проводиться на окремому аркуші — «Аркуші узгодження».

Внутрішнє узгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділів організації, головними і провідними фахівцями, якщо розпорядливий документ стосується питань їх діяльності; з профспілковою організацією, якщо в проекті документа зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером, якщо йдеться про фінансових питаннях; з юридичною службою — на предмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також із заступниками керівника організації.

В процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо до представленого проекту документа або оформлені на окремому аркуші як особлива думка або зауваження. У останньому випадку при візуванні на проекті документа проставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлена на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту розпорядливого документа. Це особлива думка повинна поступити разом з остаточно оформленим проектом документа керівникові на підписання.

П'ята стадія - внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва - передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку організації і представлення його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проект розпорядливого документа готується за дорученням вищестоящої організації. В цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних листах паперу і прямує у вищестоящу організацію з супровідним листом і запискою пояснення.

На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписанні розпорядливого документа керівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядливого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний, такий, що володіє юридичною силою документа.

Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядливого документа до виконавців. На цій стадії проводиться тиражування документа, його розсилка або передача всім виконавцям. Розсилка розпорядливого документа повинна проводитися в можливо стислі терміни.

ОСНОВНІ СПОСОБИ ВЖИВАННЯ ШАБЛОНІВ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ДОКУМЕНТІВ

Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завдання діловодства полягають в:

• фіксації інформації (створенні текстових документів у сфері управління),

• організації роботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в процесі діловодства).

Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (від латів.doceo- «учу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».

«Документ»

1. Діловий папір, підтверджуючий який-небудь факт або право на що-небудь.