16539 (Информационно-справочные документы), страница 2

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСГРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес (оформляется следующим образом:

РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначатся только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинаний в тексте телеграммы употребляют только и том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК - точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки. Принято условное обозначение слова «номер» - НР.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с.г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе.

Доверенность- документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты:

Название вида документа;

Дату;

Текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности);

Подпись и расшифровку подписи доверителя;

Подпись должностного лица, заверившего доверенность;

Печать организации, в которой доверитель работает, учится )

В тексте доверенности должны быть указаны:

Фамилия, имя, отчество доверителя;

Причина написания доверенности;

Фамилия, имя, отчество получателя;

Наименование организации, в которой следует получить ценность;

Название ценности (если зарплату, то за какой месяц);

Срок действия.

При необходимости указывают паспортные данные получателя.

Отметка об удостоверении подписи заверителя записывается в три строки (каждая начинается от границы левого поля), следующим образом: в первой строке – «Подпись такого-то удостоверяю»; во второй – наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия удостоверяющего лица; в третьей строке – дата подписания удостоверяющим лицом.

Организация ООО «Прогресс»

ДОВЕРЕННОСТЬ № 12

Дата выдачи 20.11.2005

Доверенность действительна по 30.11.2005

Я, Иванова Анна Алексеевна, настоящим документом доверяю Иванову Александру Александровичу (паспорт серия 0698 номер 5222633, выданный Центральным РОВД г. Хабаровска 21.04.2004 г.) получить мою заработную плату за ноябрь 2005 года, в связи с моим выездом в командировку.

20.11.2005 Иванова Анна Алексеевна (подпись)

Подпись Ивановой Анны Алексеевны удостоверяю

Директор ООО «Прогресс» сидоров Анатолий Борисович (подпись)

МП

3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом – заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с.г. № 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 ноября по 25 декабря с.г.

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и т.д.

Личное заявление работника пишется, как правило, от руки в произвольной форме. Заявление пишется:

при приеме на работу;

при увольнении по собственному желанию;

для предоставления отпуска;

с просьбой оказать материальную помощь и другие услуги.

В заявлении указывается:

должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия, которому адресовано заявление;

название предприятия или организации, в которое пишется заявление;

фамилия, имя, отчество заявителя;

паспортные данные и адрес регистрации заявителя (в случае приема на работу или просьбе о материальной помощи), либо

должность заявителя и отдел (в остальных случаях);

слово «Заявление»;

текст заявления;

дата;

подпись работника и ее расшифровка.

Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Директору ПО «Биосинтез» Петрову И.А.

от экономиста планового отдела

Ивановой Анны Алексеевны

Заявление

Прошу предоставить мне учебный отпуск на период с 10 декабря по 25 декабря 2005 г. для сдачи очередной экзаменационной сессии в ДВГУПС г.Хабаровск.

Приложение: вызов № 194 от 18 ноября 2005 ДВГУПС г. Хабаровск

02.12.2005

Иванова Анна Алексеевна

4. Составьте справку для предоставления в детский сад №25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента»

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляют справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников.

Типовой формуляр включает реквизиты:

Эмблему организации;

Наименование организации;

Название вида документа;

Дата;

Индекс;

Заголовок к тексту;

Текст;

Подпись;

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Кроме того, справки составляются по запросу внешних организаций, руководства, и содержащие информацию по производственной тематике.

ДВГУПС

Институт «экономики и менеджмента»

СПРАВКА № 45

21.11.2005

Дана Ивановой Анне Алексеевне, в том, что она действительно обучается на 3 курсе дневного отделения Института «Экономики и менеджмента».

Справка выдана для предъявления в детский сад № 25.

Секретарь Павленко Ю.А. (подпись) МП

Список литературы

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.

Кудряшев В.А. «Организация работы с документами». М.: ИНФРА М , 2002.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2002.