16424 (Делопроизводство и экспертиза документов), страница 2

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения. На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности. К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов. Критерии содержания – это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей документа относится: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

По способу документирования различают документы:

• Рукописные письменные (текстовые);

• Изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

• Графические (документы, выполненные графическим способом);

• Фотодокументы;

• Фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

• Кинодокументы (документы, зафиксированные помощью кино- и видеотехники);

• Документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

• Входящие (поступившие в организацию);

• Исходящие (отправляемые из организации);

• Внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные.

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы ил отдельные части постоянно повторяющегося текста. Типовые документы используются дл документирования однотипных ситуаций, составляются на основе образца (напр. типовые письма, типовые инструкции и т. д.)

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синоним подлинника является оригинал. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа или весь документ. Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой « дубликат».

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы делятся на управленческие, научные, технические, производственные и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

Практическое задание

Строительная фирма УТВЕРЖДАЮ

«Подъем» Генеральный директор

5.08.2009 №87 6.09.2009 В.А. Пчела

АКТ

Контроля и приемки строительных материалов

землеустроительных работ

Основание: приказ генерального директора от07.02.2009 № 12 «О закупе строительных материалов для землеустроительных работ, их приемке и контроле».

Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель главного бухгалтера И.В. Кириенков.

Члены комиссии: начальник службы кадров С.Б. Смирнова, бухгалтер Ю.А. Енина.

Присутствовали: зам. директора по кадровой работе А.А. Астахова, референт генерального директора Ю.П. Бурулева.

В период с 07.02.2009 по 15.02.2009 комиссия проверила на какую денежную сумму рассчитывается строительство и проведение землеустроительных работ. Насколько подготовлена к этому фирма насколько подходит предполагаемое место.

В ходе приемки материалов комиссия установила:

1. Количество заказанного материала на изготовление раствора под фундамент не достает на 6%, взыскать.

2. Количество заказанного кирпича получено верно, но следовало бы сделать заявку на получение еще 0,5 этого количества.

3. В целом все остальные заказанные материалы для землеустроительных работ получены, верно.

Комиссия предлагает дополучить недостающий материал и приступить к делу в пятнадцатых числах сентября.

Акт составлен в трех экземплярах:

1-й экз. направлен директору

2-й экз. – главному бухгалтеру

3-й экз. – в кадровую службу в дело №07-15

Председатель

И.В. Кириенков

Члены комиссии

С.Б. Смирнова

Ю.А. Енина

Список литературы

1. Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004

2. Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.

3. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.

4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 26-31.

5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.

6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.

7. Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.

8. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.

9. Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.