16424 (Делопроизводство и экспертиза документов)

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра: Землеустройства, земельного и городского кадастра

Контрольная работа

Делопроизводство и экспертиза документов

Барнаул 2010 год

Содержание

1. Понятие делопроизводства

2. Служба делопроизводства

3. Понятие ОРД (организационно-распорядительных документов) Требования к оформлению эмблемы организации

5. Понятие документооборота и его виды

6. Понятие регистрации

7. Номенклатура дел и ее понятие

8. Экспертиза ценности документов

9. Классификация документов

10. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Понятие делопроизводства

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

-организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;

-выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

-хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин « документационное обеспечение управления» (ДОУ). В настоящее время ДОУ является синонимом термина «Делопроизводство» и употребляется для обозначения одной и той же деятельности. Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием информационных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую перемещение документа, в управленческом аппарате. Делопроизводство в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, управление делами и др.) или секретарскими службами. Характерной для современного управления чертой является комплектование штатов организаций специалистами соответствующих профилей, имеющих не кратковременную подготовку, а получивших образование и квалификацию в той или иной области. Подготовка специалистов для работы в делопроизводстве осуществляется целым рядом вузов Российской Федерации по специальности 350 800 «документоведение и документационное обеспечение управления». Специалисты имеют квалификацию документовед. Специалистов со средним профессиональным образованием готовят профессиональные учебные заведения по специальности 0611 «делопроизводство и архивное дело». При изучении организации и технологии делопроизводства основное внимание сосредотачивается на трех блоках вопросов: организация службы делопроизводства, технология работы с документами, хранение документов и подготовка их к сдаче в архив. При этом для изучения курса принципиальное значение имеет не только современное состояние этих вопросов, но история зарождения и развития этой деятельности.

Служба делопроизводства

«Организация» (от лат. – «organism») – соединение частей в одно целое и упорядочивание их. От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

- структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

- организационная форма делопроизводства;

- должностной и численный состав;

- квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных – их руководством или их коллегиальными органами. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций. Основная цель службы ДОУ – осуществить в полной мер все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма – это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Децентрализованная форма. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию печати.

Понятие ОРД (организационно-распорядительных документов)

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям. Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- изучение управленческого опроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.

Во вводной части проекта распорядительного документа определяется цель его издания. В основной части распорядительных документов перечисляют распорядительные действия, каждое из которых излагается отдельным пунктом. При формулировке текста распорядительных документов обращают внимание на то, чтобы они были конкретны, не допускали различных толкований, не противоречили ранее изданным документам. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания, внесение каких либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. В состав распорядительных документов входят: приказ, распоряжение, решение, протокол. В состав организационных документов входят: положение, инструкция, договор.

Требования к оформлению эмблемы организации

Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « о товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров», который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Не допускается размещение на бланках изображения и герба и эмблемы. ПРИМЕР:

Понятие документооборота и его виды

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправки. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

Появление термина «документооборот» в 1920-е гг. было связано с деятельностью крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства. Организацию документооборота они связывали с рациональным построением структуры государственного аппарат, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их работе были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождение, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В то же время была обоснована и методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки (кольцевая курьерская связь). По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему управления и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Понятие регистрации

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность.

Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксируется факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственность получившей организации за использование заключенной в них информации. Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т. д. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Номенклатура дел и ее понятие

Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

Назначение номенклатуры дел.

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.

• Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

• Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

• Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

• Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

• Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.