Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу:

К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в архиве. Документы учреждения, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел учреждения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел учреждения с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы. Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения и согласовываются с ведомственным архивом. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.). Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате учреждения.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному

составу составляются отдельные описи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

6. Использованная литература.

1. Конституция РФ 1993г.

2. Декларация прав человека и гражданина от 22.11.1991. // Сов. Государство и право. 1992. №2.

3. Байтин М.И.// Вестник СГАП. 1995. №2.

4. Бойцова В.И.// Правоведение. 1991. №3.

5. Власенко Н.А.// Сов. Государство и право. 1990. №12.

6. Воротилин Е.А.// Политология: курс лекций. М. – 1993.

7. Демидов А.И. // Правоведение. 1995. №3.

8. Кистяковский Б.А.// Вопросы философии. 1996. №6.

9. Козулин А.И. // Государство и право. 1994. №2.

10. Малько А.В. // Теория политики. Саратов. 1994.

11. Малько А.В. // Правоведение. 1997. №3.

12. Мартышкин О.В. //Государство и право. 1996. №5.

13. Матузов Н.И. Право и мораль в их взаимодействии. Саратов. 1969.

14. Матузов Н.И. Право в системе социальных норм // Правоведение. 1996. №2.

15. Неволин К.А. Энциклопедия законоведения. СПб. 1997.

16. Нормы советского права. / Под редакцией М.И. Байтина, В.К. Бабаева. Саратов, 1987.

17. Плахов В.Д. Социальные нормы. Философские основания общей теории. М. 1985.

18. Сенякин И.Н. Специальные нормы советского права. Саратов. 1987.

1 Учебник уголовного процесса. Кобликов А.С., Дроздов Г.В. – М.: Фирма «СПАРК», 1995 .

2 Уголовно-процессуальное право: Учебник / Под общ. ред. проф. П.А. Лупинской. — М.: Юристъ, 1997.

3 В Великобритании подобный закон был принят в XVII веке

4 Социально экономические проблемы России. Справочник. М.: Фипер, 1999. С.39.

5 Там же. С. 41

6 См.: Основы государства и права / Под. ред. академика О.Е. Кутафина. – М.: Юристъ, 2001. С. 97-104

7 Ведомости ВС. 1991. № 28. Ст. 976; 1993. № 33. Ст. 1313.

8 Социально экономические проблемы России. Справочник. М.: Фипер, 1999. С.44.

9 Там же

10 См., напр.: Гусев А.Д. О правах человека и гражданина // Социально-гуманитарные знания. – 2000. - № 3. – С. 79-89.

41