rabota (Документирование кадровой политики), страница 3

В соответствии со ст.123 ТК РФ работодатель обязан ежегодно утверждать очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Для этих целей предусмотрена такая форма как "График отпусков". При ее заполнении отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков составляется в одном экземпляре работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Он должен утверждаться не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При составлении графика реквизиты формы могут быть заполнены как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.).

График отпусков имеет сводный характер. Это означает, что при его составлении учитывается комплекс факторов. Важное значение имеют такие факторы, как специфика деятельности организации и пожелания работников. Чтобы учесть эти факторы, необходимо своевременно выяснить особенности производственной деятельности каждого структурного подразделения (в том числе сроки максимальной и минимальной занятости). Пожелания сотрудников лучше оформить в виде официальных заявок работников о планируемых ими периодах отпуска. Естественно, что помимо всего перечисленного, график отпусков должен соответствовать всем требованиям законодательства.

При составлении унифицированных форм не допускаются неоговоренные исправления. Если в процессе заполнения формы обнаружены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, то есть с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласованы с руководителем организации и подписаны им.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 "Учет использования рабочего времени" табеля в качестве самостоятельного документа.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки: одна строка - для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

Табель учета использования рабочего времени применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т.п., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.