145738 (Планирование организационных систем), страница 2

ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС .

Всякая теория должна исходить из практики , чтобы потом служить ей же опорой . В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение , она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС . Основная сложность состоит в том , чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС . Среди них можно выделить следующие :

1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс .

2. Необходимым условием для начала планирования , а затем и создания ОС , является наличие определённой общественной потребности . Однако одной потребности недостаточно , нужны ещё определённые экономические , юридические , социальные , технические условия и другие гарантии , обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые .

4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их исследование . Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс , указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ .

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования .

5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава ОУ , - задача достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n ) количество их сочетаний растёт , как 2ⁿ , поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным . В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают всю " жизнь " созданной ОС .

Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители , т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация , которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей ( кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей " , нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей . Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами¹ , правда , в несколько ином смысле .

6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы ( состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС .

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии :

1. На этой стадии , в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого , однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ .

2. На второй стадии объект получает научное признание , однако собственного СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный комплекс .

3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и собственный СУ .

Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ ( количества исполнителей , их профессионального состава , сложности выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и условий её решения .

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В. Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями использования технических средств "¹ .

Подобным образом высказываются и другие авторы . " Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) . Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы , включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь , принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса , а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "² .

На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования , имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления . Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС .

1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности ( проблемы ) .

2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ , построение ( синтез ) СУ .

3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии . На первой - определить состав проблемного объекта , т. е. множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) , предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки ожидаемой эффективности системы .

5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .

6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов , принятых для разработки сложных систем управления .

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных специалистов :

- специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления ;

- системотехников - для проектирования и внедрения системы ;

- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшего варианта её построения ;

- программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами ;

- специалистов по базам данных и базам знаний - для создания информационной основы системы ;

- юристов - для разработки документов , определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений .

Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов , требует значительных организационных усилий и затрат . Однако положительный опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том , что эта задача выполнима . Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях , занимающихся созданием АСУ , а также при центрах экономического ( или управленческого ) консультирования . В дальнейшем они , по-видимому , смогут объединяться в организации , специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС .

Пока ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет организаций или коллективов , специализирующихся на их создании . Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести ряд общих положений , которые могут быть полезны для практических целей .

В разработке системы должны участвовать :

- организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;

- организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС ) ;

- НИИ ( или их подразделения ) , специализирующиеся на данной проблеме , называемые проблемными НИИ ;

- организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ .

Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР , связанного с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и обследованием ОУ , а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс создания ОС включает следующие три стадии :

1. Предпроектная стадия . Включает этапы : подготовительный , проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) и технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .

2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы : разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего ( ТРП ) проекта .

3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает : выполнение монтажно-наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы .

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы , определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и утверждается план-график совместных работ .

На этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС . Реализация плана мероприятий должна окупать затраты , связанные с проведением НИР . При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .

На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС , оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС , выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности , производится оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .

На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её функциональный состав , устанавливаются основные требования к информационному , программному , техническому , правовому и лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ , которое должно содержать :

- основание для создания ОС ;

- постановку и описание решаемой проблемы ;