CBRR2334 (Обучение менеджеров), страница 2

Когда ситуация ясна, а цели – определены, можно начинать подготовку сообщения.

В большинстве случаев выступление необходимо планировать, даже если оно обычное или его подготовка не требует значительного времени.

• Иногда можно услышать мнение, что короткие выступления требуют более тщательной подготовки, нежели длинные.

• Докладчики, которые начинают писать текст выступления, не имея хорошего плана, представляют в итоге бесполезные доклады, говорят слишком долго и упускают важные моменты сообщения.

• Преподаватели, которые обучают, не имея готового плана, говорят слишком долго и упускают важные моменты.

• Руководители, которые осуждают работу сотрудников, не сделав соответствующей «домашней заготовки», рискуют вызвать проблем больше, чем смогут решить. Те, кто готовит лишь тезисы и памятные записки, могут столкнуться с необходимостью вспоминать: «что, кто, где, почему, как, когда».

Не стоит начинать подготовку выступления до тех пор, пока не станут ясны проблемы и цели планируемого сообщения.

Готовиться нужно до выступления.

Помощь учащемуся в процессе обучения должна начинаться с прояснения и понимания исходной ситуации. Понимание ситуации помогает коммуникатору определить цели общения. Готовить сообщение можно начинать только тогда, когда станут ясны ситуация и цели.

Непонимание или различие представлений об обучении является одной из наиболее частых причин неуместного, неприемлемого или бесполезного обучения.

Селективное восприятие заставляет нас создавать целую картину вокруг того предмета, который первым притягивает к себе наш взгляд. Мы полагаемся исключительно на первое впечатление.

В любой ситуации существует еще и впечатление альтернативное первому, однако, никто не может воспринять и то, и другое одновременно. Этот самообман, эта психологическая «слепота» помогает и отправителю информации, и адресату поддерживать некое психологическое равновесие, но саботирует понимание и передачу информации.

Так как люди в своем поведении полагаются в основном на то, что они видят, действия, направленные на их изменение, будут эффективными только тогда, когда мы поймем, что же они все-таки видят.

Для эффективного сообщения необходимо, чтобы руководитель или преподаватель понимал все интерпретации «факта» и представлял себе, каким «видит» этот факт другая сторона.

Существует несколько основных правил общения (коммуникативных правил). И тот, кто хочет проводить успешное обучение, должен неуклонно следовать им. Правила эти таковы:

• Чувствуйте ситуацию.

• Поймите всю подоплеку ситуации, которую вы анализируете.

• Высказывайтесь разумно. Разъясняйте свои мысли наиболее понятным образом. Покажите, какую пользу получит адресат. Говорите четко и исподволь внушайте идею.

• Слушайте внимательно.

• Понимайте чувства других… Дайте понять, что вы умеете сопереживать людям.

• Задавайте вопросы, чтобы вызвать собеседника на разговор.

• Используйте подход «проблема – решение».

Необходимо осмыслить и учитывать основные правила общения при определении цели сообщения и при подготовке сообщения.

Чтобы стать коммуникатором-помошником, необходимо обладать качествами, которые обычно присущи лидеру. Коммуникатор должен:

• Управлять.

• Координировать.

• Преподавать на семинарах или в аудиторной обстановке.

• Обучать в процессе работы.

• Уметь убеждать.

• Работать в команде (группе).

• Заниматься консалтингом.

• Собирать необходимую информацию.

• Быть другом.

• Быть «отцом родным».

Практика обучения

КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ И ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ НЕКОТОРЫЕ РАСПРОСТРАНЕННЫЕ МЕТОДЫ ОБУЧЕНИЯ

Его основные разделы:

1. Лекция.

2. Обсуждение лекции и основные принципы поведения участников.

3. Анализ конкретных ситуаций.

4. Деловые игры.

5. Эксперименты и моделирование. Упражнения для развития практических навыков.

6. Типовые упражнения с карандашом в руке.

7. Задания.

8. Использование письменного материала.

9. Резюме (подведение итогов).

10. Наглядные пособия.

11. Программное обучение и конспекты.

12. Практическая работа в реальных условиях.

13. Аудиторные занятия.

14. Использование компьютеров.

ЛЕКЦИЯ.

Изложение информации в виде публичного выступления с последующими ответами на вопросы аудитории до сих пор остается необходимым и потенциально эффективным методом обучения.

Информацию, которую слушатели не имеют, но хотели бы получить, часто бывает полезно подать ясным и четким образом.

Однако совершенно не желательна такая ситуация, когда лектор излагает материал, не интересующий аудиторию, или в котором слушатели с большим успехом разобрались бы самостоятельно. Злоупотребление лекционной формой обучения – чаще всего встречающееся нарушение основных принципов обучения взрослых.

Следует подумать о лекционной форме…

• если лектор обладает обширными знаниями, которых нет у слушателей;

• если лектор пользуется доверием как источник информации;

• если при таком способе подачи материала экономится время, которое слушатели могут потратить с большей пользой для себя;

• если лектор умеет выступать и располагает достаточным временем (существует слишком много примеров тому, как лекция фактически принимает вид огромной читки заранее подготовленных записей или статей).

Недостатки лекции:

• может быть скучной

• слабая обратная связь

• пассивность слушателей

• быстро забывается

Характерной чертой многих программ обучения является то, что лекции используются чаще, чем это необходимо, и длятся дольше, чем это планируется. Из-за этого уменьшается активность слушателей и доля их непосредственного участия в учебном процессе.

Существует целый ряд вспомогательных средств, подготовка которых не доставляет особых хлопот, эффективность же даже краткого выступления, а учебной лекции особенно, при их использовании может значительно возрасти. Среди них:

• рисунки, плакаты, диаграммы

• меловая доска

• макеты и модели

• тезисы выступления

• наглядные примеры

• краткие комментарии экспертов и оппонентов

• использование графопроектора

Обязательно нужно избегать применения таких вспомогательных средств, которые создают путаницу, не несут в себе никакой смысловой нагрузки, нельзя разглядеть или сделаны наспех и кое-как.

Примеры, забавные истории, пояснения также важны, потому что они придают выступлению игровой характер и делают его интересным, помогают слушателям понять идею, помогают продемонстрировать ее состоятельность, помогают слушателям увидеть, каким образом эту идею можно применить в конкретной ситуации, способствуют запоминанию сути вопроса, так как примеры наглядны и легко запоминаются.

Также очень важно чтобы приводимые примеры …

• не казались ребяческими и незрелыми

• не казались случайными воспоминаниями о том, что когда-то делал тот или иной менеджер

• не казались не относящимися к сути излагаемого материала или конкретной управленческой ситуации

• не были слишком длинными

• не были слишком персонифицированными

• не были устаревшими

Без удачных примеров лекция превратится в нудное изложение теорий и перечисление неинтересных данных

ОБСУЖДЕНИЕ (ДИСКУССИЯ).

Подходы к обучению взрослых людей основаны на высоком уровне взаимодействия и активности учащихся. Опыт показывает, что менеджеры и руководители проявляют большее понимание и успешнее воспринимают новые идеи в процессе конструктивной дискуссии. Обсуждение может подтолкнуть слушателей к использованию общих идей применительно к собственной конкретной ситуации, к решению сделать что-то иначе в своей непосредственной работе.

Когда занятия проходят в форме дискуссии, преподаватель выступает в роли ведущего дискуссии. Эта роль состоит в том, чтобы помочь слушателям:

• изучить вес аспекты вопроса, ситуации, проблемы, предлагаемых практических приемов или методов

• изменить существующие мнения или представления

• развить новые идеи или по-новому взглянуть на старые

• разработать, понять и принять принципы, решения, методы, процедуры, которые, по мнению слушателей, могут помочь им в работе

Среди множества разновидностей общего обсуждения в курсах менеджмента наиболее часто используются следующие:

• обсуждение темы или вопроса, предложенные преподавателем или слушателем

• обсуждение конкретной ситуации или проблемы, предложенной преподавателем или слушателем

• обсуждение деловых игр, демонстраций, моделирования управленческих ситуаций и других «экспериментальных мероприятий»

• обсуждение фильма, прочитанной книги, лекции

• выполнение типового упражнения в процессе обсуждения

Приведем некоторые распространенные формы дискуссии:

• Собрание – группа сообщает о проделанной работе или предлагает свои идеи.

• Жестко регламентированное обсуждение – все выступления проходят через ведущего дискуссии.

• Свободный обмен мнениями – люди поочередно говорят друг с другом. Выступления не обязаны проходить через ведущего дискуссии.

• Небольшие группы работают обособленно

• Абсолютно неформальное, нерегламентированное обсуждение.

Для того чтобы дискуссия прошла эффективно, необходимо тщательно ее распланировать. Кроме того, необходимо направлять обсуждение в нужное русло, подталкивать слушателей к творческой работе.

МЕТОД КОНКРЕТНЫХ СИТУАЦИЙ

Метод конкретных ситуаций основан на следующем утверждении: понимания механизмов управления и профессионализма в менеджменте можно добиться путем рассмотрения, изучения и обсуждения конкретных ситуаций.

Существует довольно много разновидностей данного метода. В общем случае учащийся получает текст с описанием конкретной организационной проблемы. Его просят изучить ситуацию в домашней обстановке и наметить оптимальное решение. Затем учащиеся объединяются в небольшие группы, обсуждают достоинства и недостатки предложенных решений и пытаются установить, каким законам управления подчиняется данная ситуация.

Обычно учащемуся предлагается рассмотреть краткое описание, в том числе и количественные данные, реальной управленческой ситуации.

Метод конкретных ситуаций предназначен для того, чтобы помочь учащемуся лучше разобраться в основных законах и принципах управления. В большинстве случаев не существует какого-то одного, единственно верного решения. Одновременное существование нескольких альтернативных решений и возможность выбора формируют у менеджера определенную гибкость подхода к рассмотрению организационных проблем. Перед учащимся возникает задача не столько найти единственный ответ, сколько поставить правильные и полезные вопросы, которые могут предполагать существование нескольких альтернативных решений.

Едва ли найдутся такие учащиеся, взгляды которых на предложенную ситуацию будут в точности одинаковыми. В целом, они, конечно, сойдутся во мнениях и признают существование определенных проблем, однако их индивидуальные интерпретации скорее всего будут различными. Чтобы как следует разобраться в ситуации, рассмотреть ее со всех сторон, учащимся придется применить свои аналитические способности.

Метод конкретных ситуаций предназначен для того, чтобы развить навыки менеджеров и руководителей, позволяющие им определять первостепенные проблемы в обучении и в управлении организации. Менеджеры и руководителя также учатся определять, с чего необходимо начинать поиск ответов, и составлять правильный план действий.

Менеджеры и руководители изучают ситуацию, приходят к собственным выводам о том, что следует предпринять, а затем обсуждают ситуации в группах.

В некоторых курсах обучения менеджменту используется исключительно метод конкретных ситуаций, но более распространен случай, когда данный метод используется наряду с другими методами обучения.

Метод конкретных ситуаций – удобный способ раскрыть перед учащимся все многообразие как бизнеса вообще, так и организационных ситуаций и проблем в частности.

• Он упорядочивает знания и факты

• Он совершенствует умение учащихся анализировать проблемы, общаться и принимать решения

• Он формирует собственное мнение, заставляет осознать, что в области человеческого поведения не бывает ничего безоговорочно верного или неправильного

ДЕЛОВЫЕ ИГРЫ

Деловые игры встречаются в различных вариациях, но все они по сути являются методом конкретных ситуаций в действии. Вместо того, чтобы «обсуждать» возможное развитие ситуации, учащиеся получают определенные роли и общаются друг с другом, выступая от имени конкретного действующего лица – участника данной ситуации.

Например: «Вы – директор, вы – заместитель. Вы встретились для того чтобы обсудить доводы в пользу изменения сроков предоставления отчета».

Деловые игры – очень эффективная форма проверки пройденного до того материала, к тому же данный метод дает учащимся хорошую возможность применить полученные знания в условиях близких к реальным.

• Деловые игры дают отличную возможность почувствовать, «что происходит, когда происходит вот это».

• Они подчеркивают значение чувств и эмоций в различных ситуациях, особенно в тех, которые связаны с человеческими взаимоотношениями.

• Позволяют менеджеру или руководителю взглянуть на проблему с новой для себя точки зрения

• Повышают интерес учащихся, придают занятиям определенную динамику, благодаря чему слушатели могут изменить свое отношение к тем или иным вопросам.

Деловые игры наиболее эффективны в тех случаях, когда учащиеся чувствуют себя легко и свободно, когда они действительно «играют».

Существует много разновидностей метода деловых игр:

• Роли расписанные и не расписанные

• Ролевые игры, в которых учащиеся волны принимать («разыгрывать») собственные решения

• Ролевые игры, в которых учащиеся копируют («заучивают») определенный стиль руководства или поведения.

Деловые игры можно организовать по-разному: иногда проводится только одна деловая игра, и большинство слушателей просто наблюдают. Однако более приемлем такой вариант, когда учащиеся разбиваются на небольшие группы, которые одновременно и независимо друг от друга проводят игры по одному и тому же «сценарию».

Метод конкретных ситуаций и деловые игры имеют друг с другом много общего. Но между ними существуют определенные различия:

Метод конкретных ситуаций		деловые игры
1	Проблема выносится на об­суждение	1	Проблема рассматрива­ется в обстановке, при­ближенной к реальной
2	Проблему определяют предшествующие события	2	Проблема определяет развитие событий
3	Проблема затрагивает других людей	3	Проблема затрагивает самих учащихся
4	Эмоциональный аспект и отношение к происходящему рассматривается только гипотетически	4	Эмоциональный аспект и отношение к происходящему оказывают существенное влияние на результат
5	Подчеркивается значение фактов	5	Подчеркивается значение субъективных впечатлений
6	С точки зрения психологии, дискуссия – это взгляд на проблемную ситуацию «снаружи»	6	Психологически учащиеся видят проблемную ситуацию «изнутри»
7	Предполагается мысленное участие	7	Создаются условия для эмоционального участия
8	Совершенствуется умение анализировать проблемы	8	Совершенствуется умение взаимодействовать с другими людьми
9	Предназначается для разработки гипотез и идей	9	Предназначается для проверки гипотез и идей
10	Тренируется умение правильно разобраться в ситуации	10	Тренируется эмоциональный контроль
11	Действия или решения только обсуждаются	11	Действия или решения приводятся в исполнение
12	Последствия предложенных действий обычно не определяются	12	Устанавливается непрерывная обратная связь

Деловая игра позволяет учащимся почувствовать себя в реальной управленческой ситуации и перепробовать все, что угодно, без страха совершить ошибку.