Міністерство аграрної політики України

Харківський державний аграрний університет

ім. В.В.Докучаєва

Факультет Кафедра української
заочної освіти та російської мов

РЕФЕРАТ

На тему: “Документи з особового складу”

Виконав:

студент І к. І гр.

агрономічного відділення

Жмурко Валерій Володимирович

Перевірив:

Харків – 2001

До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів.

До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:

• особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

• службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує , до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

1. Внутрішні, де не є обов’язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

1. при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

2. у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов’язання, позовні заяви.

Зразок:

Ректорові Українського
національного педагогічного
університету ім. М. Драгоманова
професору Килимчуку В. П.

Савенко Ганни Іванівни,
що проживає в м. Києві,
вул. Жовтнева, буд. 7, кв. 51

заява.

Прошу допустити мене до вступних іспитів на філологічний факультет зі спеціальності українська мова і література.

До заяви додаю: 1) атестат про освіту за № 46473; 2) характеристику для вступників до вузів;
3) автобіографію;
4) довідку про стан здоров’я (форма № 086);
5) 4 фотокартки.

17.02.1993 р. (підпис)

Директорові ООО “Колос”

пану Мережку В. В.

Благіна Олексія Миколайовича,
який мешкає за адресою:

Харків, вул. Інститутська, б. 155, кв. 37

тел. 23-15-45

заява.

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 21.03.1999 року.

До заяви додаю:

1. копію диплома про вищу освіту;

2. трудову книжку;

3. автобіографію;

4. медичну довідку про стан здоров’я;

5. довідку з місця проживання;

6. шість фотокарток.

19.03.1999 р. (підпис)

Директорові заводу “Верста”

пану Хмелю В. В.

змінного інженера
складального цеху № 2

Панасова Сергія Петровича

заява.

Прошу надати мені відпустку з 10.06.1999 р. за власний рахунок на 15 календарних днів для оздоровлення дитини.

Медична довідка про необхідність санаторного лікування дитини додається.

8 червня 1999 р. (підпис)

Директорові Харківського
тракторного заводу
панові Іванченку В. С.

техніка наукового відділу № 1

Черемних Ніни Петрівни

заява.

Прошу перевести мене з посади техніка наукового відділу № 1 на посаду програміста того ж відділу.

06.04.1999 р. (підпис)

Генеральному директору (ові)

обласного виробничого
об’єднання “Укрпобутрадіотехніка”

Полежаку І.М.

Безуглого Михайла Івановича,
який живе в м. Києві, по вул. Державна, буд. 78, кв. 14

заява.

Прошу призначити мене на посаду старшого інженера виробничого відділу з 19 квітня 1992 р.

14 квітня 1992 р. (підпис)

Директорові (у) заводу

порошкової металургії

Кириленку О.І.

Григор’єва Олега Івановича

майстра експериментального цеху

заява.

Прошу надати мені відпустку на 23 календарних дні без збереження заробітної плати у зв’язку з екзаменаційною сесією в Київському університеті з 5.01.1993 по 31.01.1999 р.

2 січня 1993 р. (підпис)

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Характеристика пред’являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по-перше – прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа);

по-друге – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.);

по-третє – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування;

по-четверте – висновки, де зазначено призначення характеристики;

по-п’яте – посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі – інших відповідальних осіб). Дата укладення документу (ліворуч).

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Зразок:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Миронова Сергія Миколайовича
1965 р. народ., українця,
освіта вища,

бухгалтера планового відділу
Харківського тракторного заводу

Миронов С.М. працює на посаді бухгалтера з 1990 р. після закінчення Харківського технічного інституту.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань нарахування коштів, оплати праці й бухгалтерського обліку.

Підвищує кваліфікацію в Харківському інституті народного господарства. Користується повагою й авторитетом у колективі.

Миронову С.М. рекомендується більше уваги приділяти питанням господарсько-фінансової діяльності та опановувати роботу на комп’ютері.

Зав. відділу (підпис) О. Я Яремчук

Головний бухгалтер (підпис) З. М. Фелімон

09.04.1998 р. (печатка)

ХАРАКТЕРИСТИКА

Прокопенко Валентини Іванівни
1975 р. нар., українки,

освіта вища незакінчена,
лаборанта кафедри генетики,
селекції та насінництва
Харківського державного аграрного
університету ім. В. В. Докучаєва

.

Пані Прокопенко В. І. працює на посаді лаборанта з 1998 р. після закінчення Чугуївського сільськогосподарського технікуму.

Роботу виконує сумлінно, наполегливо, старанно.

Заочно навчається на Ш курсі факультету захисту рослин Харківського ДАУ ім. В. В. Докучаєва.

За активну участь та сприянні виконання плану наукової роботи в 2000 році премійована 75 грн.

Користується повагою й авторитетом у колективі. Це скромна людина, зразковий виконавець наукової роботи.

Ректор (підпис) В. В. Сиглий

Начальник відділу (підпис) А. Р. Карп

(печатка)

28.11.2000 р.

АТЕСТАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА

Шаульської Оксани Олександрівни

1977 р. народ., українки,

освіта вища незакінчена,

студентки ТОВ-41-с

Харківського текстильного технікуму

Шаульська Оксана Олександрівна закінчила Харківський текстильний технікум 30 червня 1997 р. отримала диплом з відзнакою за спеціальністю “Хімічна технологія опоряджувального виробництва” і здобула кваліфікацію техніка-технолога.

Старанна, наполеглива студентка. Брала участь в олімпіаді з органічної та аналітичної хімії, зайняла ІІ місце серед студентів технікумів третіх курсів. Має в дипломі 5 (п’ять) четвірок. Користується повагою серед одногрупників. Займала посаду старости групи. При проходженні виробничої практики на фабриці “Весна” її група перевиконала план і отримала грошову премію в 25 грн., а також відмінну оцінку за виконану роботу. Серед одногрупників була лідером, полегшувала роботу вчителів і отримала повагу від директора технікуму.

Характеристика подається до директора Трикотажної фабрики “Весна”, де Шаульська О.О. мала змогу проходити практику на ІІІ курсі, на посаді молодшого спеціаліста фарбувального цеху.

Директор (підпис) О. А. Єрмоленко

Декан (підпис) К. В. Рогова

25.05.1999 р. (печатка)

Автобіографія¹ – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.

Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенник я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини .

Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:

1. Назву виду документа.

2. Прізвище, ім’я та по батькові (у Н. відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад сім’ї (без займенників).

Якщо неодружені:

• батько, мати (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

• сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

___________________________________________________________