З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу. [3, 15]

6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації

Уніфікація та стандартизація управлінських документів

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. [ 6,13]

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д. [6, 14]

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]

7. Основні правила групування документів у справі

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

– до справи включаються документи, робота над якими завершена;

– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

– до справи включається один примірник документа;

– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]

Завдання 1

Назва підприємства

НАКАЗ

02.01.91 № м. Київ

Про перехід діловодства заводу на українську мову

Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на під­приємстві буде переходити на українську мову. У зв'язку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести дер­жавною мовою.

2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канце­лярією ________________ начальникові відділу стандартиза­ції __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.

3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.

4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, роз­поряджень, листів, актів, службових записок, протоколів то­що) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.

5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і ін­ших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.

6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________

Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису

Генеральному директорові

п. Малишеву С. В.

комерційного директора

Кольцова В. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.

Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.

Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.

12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов

А К Т

Заголовок акта

№______

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Назва посади

(підпис) Ініціал(и), прізвище

“__”____________200__р.

Основна частина тексту акта ...

Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище

Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище

(підпис) Ініціал(и), прізвище

А К Т

Прийняття – передавання ПК

00.00.0000 № ___

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

П.Н. Токар

“__” __________ 200__ р.

18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.

Складено в трьох примірниках:

1-й примірник – виробничий відділ;

2-й примірник – відділ реклами;

3-й примірник – справа № 12-16;

Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко

Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко

(підпис) В. В. Лобов

Бланк листування по Україні