110400 (Автоматизация делопроизводства), страница 3

Кроме того, в защиту автоматизации делопроизводства можно сказать о следующем факте: Практика показывает, что средний по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. И если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 5 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 100 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, расходы на аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 оттенков серого обычно занимает около 60 Кбайт (черно-белая - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за Мбайт (на жестком диске - примерно 20-30 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы изображения документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

В моей работе указаны лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения АСД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны принимать во внимание и те, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и те, кто берется за ее внедрение.

В заключение можно процитировать управляющего фирмы IBS: "Спорить о том, что лучше - Oracle или Informix - совершенно бессмысленно, пока не поймешь, для чего это нужно, и не сформулируешь точно требования к той базе, которая должна использоваться". На самом деле, это справедливо для всех ситуаций, когда чувствуешь необходимость что-то изменить. Выбор у заказчика сейчас достаточный. Главное, и самое трудное здесь - это принять два решения: во-первых, изменить неэффективный уже, но такой привычный процесс исполнения документов, и, во-вторых, заплатить за это деньги. Потом берете справочник "Кто есть кто в компьютерном мире" и знакомитесь со всеми, кто занимается документооборотом или системной интеграцией. Выбираете того, кто внушил больше доверия, и начинаете очередной этап приобщения к информационной цивилизации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.

2. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.

3. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.

4. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об­зор по зарубежным материалам. - М., 1994.

5. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де­лопроизводстве). - М., 1997.

6. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.

7. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 1997.

8. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности орга­низации.-М., 1998.

9. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1997.

10. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., 1996.