Крім того, інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню — що виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

Масиви — це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень з однаковими або близькими властивостями, що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації — основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації — це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації — зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються, нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. У загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку — 76%.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі,— ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною — якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

3 Форми подання інформації, її представники

В організації повинні розрізняти такі форми подання інформації.

1. Звичайні (регулярні) звіти, які бувають:

а) щоденні (аналіз збитків із з'ясуванням причин); статистика ефективності праці; аналіз витрат часу; отримані замовлення;

б) щотижневі (аналіз виконання роботи, контроль і аналіз проектів);

в) щомісячні (звіт про діяльність відділів, аналіз сировинних змін, збуту, звіт про інвестиційні проекти, рахунок прибутків і збитків, балансовий звіт тощо);

г) щоквартальні, піврічні, річні (рахунок прибутків, балансовий звіт, джерела і використання фондів, звіт про роботу відділів).

2. Спеціальні (особливі) звіти — доповнення до регулярних — звіти про тривалі спостереження і нагляд за окремими факторами і ситуаціями.

Засіб збору інформації залежить від її характеру, а також від того, кому і чому вона потрібна.

Якщо інформація необхідна і важлива, тоді доречні більші витрати, але якщо вона тільки бажана, тоді витрати на збір інформації повинні зіставлятися з прибутком, отриманим від володіння такою інформацією.

Подавачами інформації в організації можуть бути:

• бухгалтерія, що займається всіма аспектами господарсько-фінансової діяльності компанії, володіє великою кількістю засобів контролю:

— бюджетний контроль;

— розрахунки нормативних витрат;

— аналіз беззбитковості;

— контроль проектних витрат;

— техніка операційних досліджень;

— комплекси калькуляційних систем тощо.

• техніко-нормативне бюро — один з ранніх етапів управлінського контролю; воно займається дослідженням і оцінкою роботи. Такі дослідження часто стають науковою основою впровадження пільгово-преміальних схем оплати праці; ;

• відділ управлінських послуг — обґрунтування методів управління, забезпечення комп'ютерної обробки даних, операційне дослідження і управлінський облік;

• відділ маркетингу — вивчає фактори, що діють на ринок і звітує про них менеджеру;

• відділ управління персоналом — збирає і обробляє дані про прийнятих на роботу, їхнє пересування, контролює використання робочої сили, а також її розподіл;

• відділ постачання —фіксує зміни попиту і пропозиції, а також контролює виконання замовлень постачальниками.

Потрібно розрізняти поняття «інформація» і «дані». Так, «да­ні» — це ще «просто» факти, які тільки тоді стають інформацією, коли вони в обробленій формі придатні для контролю і прийняття рішень.

Сьогодні все більше значення надається розробці інформаційних систем з використанням комп'ютерів. Це підтверджує той факт, що багато видів поступаючої інформації можуть бути корисними для підготовки вихідних даних.

Найбільш важливим моментом розвитку бізнесу останніх років є розробка інформаційних технологій. У поєднанні з комп’ютерною технікою, що здатна швидко обробляти великий масив даних, і технологією супутникового зв'язку, що дозволяє спілкуватись через великі відстані, створюється можливість широкомасштабної передачі даних, необхідних для успішного здійснення бізнесу.

Головна проблема управлінської інформації — її надмірність.

4 Види інформації

Щоб правильно працювати з інформацією, менеджер повинен знати її види (рис. 4.1).

Працюючи з інформацією, менеджер мусить, звичайно, виділяти необхідну.

На практиці менеджери застосовують два підходи:

1) сприймають всю інформацію, яка надходить;

2) концентрують увагу на релевантній інформації і тільки після цього — на всій доступній.

Але постає питання: яку інформацію вважати релевантною? чи: які ключові фактори успіху підприємства? Менеджер для цього може створити групу стратегічного планування, головне завдання якої — виявлення інформації, релевантної з точки зору стратегії фірми. Відсіяти бюрократичну інформацію допоможе спеціальна інформаційна група.

Рис. 4.1. Види інформації, отримуваної менеджером

ВИСНОВКИ

Отже, можна зробити такі висновки:

• Інформація – важливий елемент бізнесу.

• До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

• Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв:

- у вигляді електричних імпульсів;

- усної мови;

- магнітного запису;

- показів лічильників;

- письмових документів;

- перфокарт і т. ін.

Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді:

- різних паперових документів;

- магнітних стрічок;

- барабанів;

- перфокарт;

- перфострічок.

• Інформацію в менеджменті класифікують за такими ознаками: за формою відображення, за формою подання, за порядком виникнення, за характером носіїв інформації, за призначенням, за напрямом руху, за стабільністю, за способом відображення, за способом обробки.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Бланк І.А. Торговельний менеджмент. – К., 1997 р.

2. Большаков О.С. Менеджмент. – СПб., 2000 р.

3. Стонер Дж., Долан Е. Вступ у бізнес. – К., 2000 р.

4. Менеджмент. – Р-н-Д., 2002 р.

5. Завадський Й.С. Менеджмент. Т.1. – К., 2002 р.

6. Палеха Ю.І. Менеджмент для початківців. – К., 2001 р.

7. Галькович Р.С., Набоков В.І. Основи менеджменту. – М., 1998 р.

8. Кабушкин М.І. Основи менеджменту. – Мінськ, 1997 р.

9. Іщук С.І. Розміщення продуктивних сил. – К., 2000 р.