103894 (Делопроизводство в кадровой службе), страница 2

3) вид применяемого взыскания (замечание или выговор). В данном случае следует помнить, что в соответствии с ч. 5 ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание;

4) документы, на основании которых издается приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания. В каждой организации определяется своя схема подготовки таких документов. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «а», то факт его совершения, как правило, фиксируется в представлении руководителя структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания к подчиненному работнику. Совершение дисциплинарного проступка руководителем структурного подразделения может подтверждаться докладными или служебными записками руководителей структурных подразделений. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «б», то он обычно фиксируется посредством соответствующих актов (об опоздании на работу, об отсутствии на работе и т.д.), составляемых сотрудниками кадровой службы или иного структурного подразделения;

5) документы, содержащие объяснения работника. Частью 1 ст. 193 ТК РФ установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. Объяснения необходимы для того, чтобы определить вину работника, поскольку она является одним из квалифицирующих признаков дисциплинарного проступка. Как правило, объяснения работника излагаются им собственноручно в объяснительной записке. Если по факту дисциплинарного проступка составляется акт о совершении проступка, то объяснения работника могут быть приведены непосредственно в акте. В случае отказа работника дать объяснения составляется еще один акт. Указание в приказе реквизитов объяснительной записки или акта о проступке крайне желательно (они приводятся в строке «Основание» после документов, подтверждающих совершение дисциплинарного проступка).

Проект приказа о применении дисциплинарного взыскания должен визироваться начальником юридического отдела (юристом). Визированию должна предшествовать проверка приказа на предмет соответствия законодательству применяемого дисциплинарного взыскания, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Начальник юридического отдела (юрист) должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

Кроме того, в организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа непосредственным руководителем работника, привлекаемого к дисциплинарной ответственности.

Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать такой приказ составляется соответствующий акт. Это правило в равной степени касается как приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, так и приказа об объявлении замечания или выговора.

Если один дисциплинарный проступок совершен одновременно несколькими работниками (например, после праздников группа работников появилась на работе в состоянии алкогольного опьянения), можно составить приказ о применении дисциплинарных взысканий к работникам. Издание такого приказа возможно только в отдельных случаях (как правило, при совершении дисциплинарного проступка группы «б»), поскольку степень вины каждого работника должна устанавливаться отдельно.

Согласно ч. 2 ст. 194 ТК РФ работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника:

1) по собственной инициативе. Работодатель на основе собственных наблюдений за работником может снять дисциплинарное взыскание (за безупречное поведение работника, высокие показатели труда и иные положительные характеристики). Как правило, отслеживать поведение работника после наложенного на него дисциплинарного взыскания поручается кадровой службе. Она и будет в данном случае выступать инициатором снятия дисциплинарного взыскания;

2) по просьбе самого работника. Работник, осознав свое негативное поведение, приложил максимум усилий для того, чтобы исправить последствия совершенного ранее дисциплинарного проступка, зарекомендовал себя с положительной стороны, увеличил качество и показатели своего труда и, основываясь на этом, самостоятельно подает заявление с просьбой о снятии дисциплинарного взыскания;

3) по ходатайству непосредственного руководителя работника. Инициатива непосредственного руководителя выражается в документе, озаглавливаемом «представление»;

4) по ходатайству представительного органа работников. Свое мнение представительный орган может изложить в той же форме, что и непосредственный руководитель работника, т.е. в представлении.

О снятии дисциплинарного взыскания издается отдельный приказ. Он выпускается на основании резолюции руководителя организации на документе, содержащем просьбу или предложение о снятии с работника взыскания. При этом в документах по кадровому учету (листах взыскания, журналах поощрений и взысканий, др.) проставляются соответствующие отметки. Снятие дисциплинарного взыскания означает, что работник считается не имеющим данного взыскания. Это следует помнить при составлении приказа о снятии дисциплинарного взыскания с работника, имеющего несколько взысканий. Если снимаются все взыскания, то об этом должно быть предельно точно указано в приказе; если только одно, то в приказе о снятии взыскания указывается существо проступка и даются ссылки на приказ о применении именно этого дисциплинарного взыскания.

5. Трудовая книжка

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней. Это правило не распространяется на работодателей - физических лиц и случаи заключения трудового договора с внешними совместителями.

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника по месту основной работы и только по его желанию (выраженному в письменном заявлении), — на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (как правило, справки (или справок) с указанием дат и номеров приказов о приеме и об увольнении, подписанной руководителем организации или уполномоченным им лицом; или второго экземпляра трудового договора).

Если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность, сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора (перечисленные в ст.ст.77, 81, 83 и других статьях ТК РФ или иных федеральных законах) и сведения о награждениях за успехи в работе.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек № 69 от 10 октября 2003 г.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы). Образец заполнения титульного листа трудовой книжки дан в приложении 8.

Занесение сведений о работе.

Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из 4-х граф:

графа 1 - N записи;

графа 2 " дата (число, месяц, год);

графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия или организации.

Образец заполнение раздела трудовой книжки «Сведения о работе» отражен в Приложении 9.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (например, увольнение за прогул — ст.ст.192, 81 п. 6 (а) ТК РФ).

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующих приказов, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, в таможенных органах, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ, при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.