Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и/или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

ВЫВОД

В данной главе нас стало известно еще больше подробностей о электронном документирование. На примере налоговой инспекции стали выявлены многочисленные преимущества безбумажного делопроизводства, т.е электронного документирования. А так же при помощи аналитического портала InvestmentNews.com провели исследование среди 1000 финансовых консультантов и независимых брокеров по поводу электронного документирования. При помощи этих данных можно сделать вывод :

- 17.2% считают, что система нуждается в дальнейшем совершенствование

- 22.1% считает, что система не удобна

- 60.7% очень довольны системой.

Таким образом, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попыталась комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Из поставленных задач мы выяснили , что серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с тех пор оно развивалось большими темпами. В 1960г стали действовать первые вычислительные комплексы предназначенные для автоматизированной обработки информации. А в 1982г было создано первое в нашей стране архивохранилище машиночитаемых документов.

Правовой основой документов являются: обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Следующей задачей являлось выявить преимущества и недостатки электронного документирования на примере нескольких организаций. Проанализировав финансовое делопроизводство и делопроизводство в налоговой инспекции, выявили ряд преимуществ:

1. Электронный документ не является в специальном виде доставки (курьер, почта и др.)

2. У электронного документа более легкий способ поиска, нежели у бумажного.

3. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки.

4. В электронный документ можно включить видео или картинку.

Это основные преимущества электронного документа, но помимо этих есть еще и масса других.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронного документооборота, мы, в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Источники

1.1 Опубликованные

1. Конституция РФ. М., 2005.

2. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М, 2005.

3.Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 15 сентября 2009 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 15 сентября 2009г. № 146-ФЗ. М, 2009.

4. Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М., 2005.

5. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.

6. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации

1.2Web-сайты

7. http://www.investmentnews.com/ аналитический портал

8.http://www.cnews.ru/news/top/index.shtml?2010/01/29/377875 CNews электронный журнал.

9. http://www.buh.ru/document-371 Статья «Бежбумажные технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности».

1.3 Нормативно методическая литература

10. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 2001.

11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2003.

12. Березина Н.М. Современное делопроизводство. 2-е издание. М.,2005

13. Дуплий.Е.В Методические рекомендации по выполнению и оформлению дипломных работ. М.,2009

2. Литература

14. Акопянц. А.А К выбору систем автоматизации документооборота/ ЛСомпьютерра. 2003. №12.

15. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

16. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

17. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.

18. Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа - к электронному
документу. Системные основы

19. Гайфулина М.В. Автоматизированные документы регистрации

документов компании//Секретарское дело. 2006. №1.

20. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е Информационные технологии в

профессиональной деятельности. М., 2005.

21. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. 2003. № 2. С.48-56.

22. Чибисов К.В. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. М.: Наука, 2000.

23. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.,2005

1 М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004. С.66.

2 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». М. 2006. Ст.1

3 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите