103381 (Функції інформаційно-аналітичних підрозділів забезпечення управління)

ПВНЗ

"Європейський університет"

Кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

Реферат на тему:

"Функції інформаційно–аналітичних підрозділів забезпечення управління"

з дисципліни

"Інформаційно-аналітичне забезпечення управління"

Виконала:

Студентка V курсу

Групи 254

Нічик Тетяна

Перевірив:

проф. Палеха Ю. І.

Київ – 2010

План

1. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності державного апарату

2. Інформація та її потоки в держуправлінні

3. Реалізація концепції стратегічного управління на підприємстві

4. Інформаційна система стратегічного управління

5. Стратегічний контроль

Список використаної літератури

1. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності державного аппарату

Інформаційне забезпечення є базою, на якій грунтується управлінська діяльність державного апарату. Інформацію тут варто розглядати як деяку сукупність різноманітних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відносини і т.ін. Ці відомості, будучи зібраними, систематизованими і перетвореними в придатну для використання форму, грають в управлінні істотну роль.

Як наукова категорія інформація в управлінських структурах характеризується низкою ознак (властивостей), до числа яких належать:

відома самостійність даних;

можливість багатократного використання даних, зберігання їх у суб'єкта, що їх передає або отримує;

придатність до обробки, інтеграції і "стиску" обсягу за рахунок вилучення інформації, що є повторною і паралельною;

допустимість математичного аналізу;

системність, комунікативність.

Інформація, що циркулює в органах державного управління, різнорідна і різноманітна. Тому вона може відноситися до зовнішньополітичної, економічної, соціально-політичної й екологічної сфери. Інформація цих видів має самостійну цінність також для відповідних регіональних управлінських структур, коли вони виступають як органи, що приймають рішення в межах своєї компетенції. Крім того, вона служить основою для розробки нормативних документів. Необхідні зведення можуть утримуватися в законах, інших нормативних актах, юридичних рішеннях, листах, довідках, зведеннях, оглядах, інформаційних бюлетенях, свідомості робітників держапарату тощо. Інформацію в органах державного управління можна класифікувати за різними основами і ознаками. Слід зазначити, що в літературі вже робилися спроби класифікації соціально-управлінської інформації під час вивчення проблем інформатизації соціального простору. Оскільки управлінська інформація являє собою певний відбиток соціальної дійсності (а також природної в тій мірі, у якій вона втягнута в орбіту суспільної людської діяльності), визнано, що її варто класифікувати, насамперед, в залежності від ступеня співвідношення з цією дійсністю, реальними процесами, що протікають у ній. Наприклад, інформацію розділяють на офіційну і неофіційну, загальну і галузеву, горизонтальну і вертикальну, за змістом і цільовим призначенням, можливими соціальними наслідками, ступенем доступності, а також на основі її співвідношення з часом (інформація про минуле, дійсне і майбутнє). В рамках управлінської системи вона розглядається з точки зору актуальності, достатності й адекватності для прийняття відповідного управлінського рішення. У разі розподілу інформації за об'єктами всередині органу управління на перше місце ставиться інформація для керівника чи керівної ланки (або вихідна від них), на друге — для інших посадових осіб. При цьому рекомендується відомості, що заслуговують особливої уваги, спрямовувати паралельно або перехресно двом — трьом не залежним один від одного працівникам, щоб забезпечити більш об'єктивний аналіз та оцінку. Зазначені підходи до проблеми систематизації управлінської інформації, незважаючи на їх різноманітну спрямованість і деяку відокремленість, можуть бути цілком перенесені на діяльність всіх управлінських структур. Класифікацію інформації в державних органах необхідно проводити на основі врахування всіх особливостей, рис і ознак, які властиві її різноманітним видам. Природно, що класифікація повинна бути єдиною, цілісною і грунтуватися на комплексному, системному підході. Це припускає виділення і розгляд всіх можливих видів і типів соціально-управлінської інформації. Класифікацію необхідно також орієнтувати на всебічне дослідження проблем регулювання та управління. Тому тільки в такому разі можна говорити про ефективну інформаційну підготовленість всіх органів державної влади в країні, їх структурних підрозділів і окремих співробітників.

Вважаємо, що інформацію, яка циркулює в органах державного управління, треба класифікувати спочатку на рівні структурних підрозділів. Потім варто виділити та розглянути специфічні види соціальних відомостей, даних, повідомлень і фактів, що характеризують інформацію, яка проходить через органи управління. Далі, базуючись на так званих конкретних, приватних класифікаціях, можна порушувати питання щодо класифікації інформації на рівні всіх управлінських структур.

Головна мета системи інформаційного забезпечення державного управління полягає в тому, щоб на базі зібраних вихідних даних одержати повторну інформацію, яка є основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети складається з рішення ряду приватних завдань, таких як збір первинної інформації, її збереження, розподіл між структурними підрозділами органу управління та їх працівниками, підготовка до переробки, власне переробка, надання органу управління в переробленому виді, забезпечення прямих і зворотних зв'язків в її циркуляції і т.ін. Виходячи з цього, інформацію в структурних підрозділах органу управління можна класифікувати за такими основними ознаками:

функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

відношенням повідомлення до суб'єкта, що управляє структурним підрозділом;

типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища. Виділяється інформація, що циркулює в прямому і зворотному зв'язку між відділами і самим органом управління, між відділами і зовнішнім середовищем. Аналізуються взаємозв'язки регіональних структур і ЗМІ, органів державної влади тощо. Наприклад, обласними адміністраціями під час підготовки заходів установлюються тісні контакти з представниками головних вітчизняних, зарубіжних агентств, теле- і радіокомпаній, газет, центрами громадського зв'язку міністерств та відомств. У більшості випадків це дозволяє доводити до громадськості інформацію про діяльність адміністрацій, зміст прийнятих ними рішень. У свою чергу, зазначені організації виступають як постійні джерела інформації для самих управлінських структур. Інакше кажучи, здійснюється прямий і зворотній зв'язок щодо обміну інформацією шляхом налагодження постійних контактів, проведення прес-конференцій, брифінгів, інформаційних зустрічей; відношенням до цільової функції структурного підрозділу. З всього обсягу інформації, що надійшла до підрозділу, необхідно виділити ту, що найбільш повно відповідає його цілям та завданням; логічним змістом. Інформація структурного підрозділу підрозділяється на три самостійні підмножини: про суб'єкти органу управління, об'єкти його управлінського впливу (регіони, підприємства та організації, громадян і т.ін.) і характерні їм властивості та відносини; фізичною формою подання (усна доповідь, повідомлення на папері у виді текстів, анкет, таблиць, графіків і т.ін.; електронний варіант — надходження по електронній пошті, факсу, телексу, з інформаційних систем , на дискетах і т.ін.); у виді аудіо- і відеокасет, посторінкова, зброшурована, книги, журнали, газети тощо); процедурами перетворення (імовірнісні, соціологічні, моделюючи, аналітичні, обчислювальні і т.ін.); ступенем перетворення (основна або знову поступаюча; оброблена в аналітичні і прогнозні записки, теле- радіо- фотоматеріали; згрупована в інформаційні щотижневики і бюлетені тощо).

З позицій соціального управління існують і інші підстави та ознаки класифікації інформації в структурних підрозділах державного апарату:

межі фіксації (підлягаюча і не підлягаюча реєстрації);

ступінь додаткової переробки перед використанням;

сфера застосування (універсальна, та, що використовується в усіх управлінських структурах — відомості, довідки, положення, накази керівництва і т.ін.; спеціалізована, що застосовується тільки в тих або інших структурах);ступінь комплектності (комплектна документальна, тобто придатна для використання в початковому виді; некомплектна, тобто та, що застосовується лише в зв'язку з іншими видами даних та відомостей);

ємність і стабільність (вичерпна, що не потребує доповнення; потребуюча доповнення; постійна; перемінна; та, що характеризує можливість здійснення події);

форма і засіб одержання (одержується з органу управління; за допомогою вивчення статей та інших публікацій; проведення моніторингів; дослідження громадської думки; обмін досвідом роботи різноманітних інформаційних підрозділів органів державного управління);

упорядкованість (систематизована; відомості про нормативно-правові акти, що прийняті державними структурами; строго регламентована за часом, простором, за особами та джерелами опублікування та змістом).

2. Інформація та її потоки в держуправлінні

Інформація та її потоки в держуправлінні можуть розбиватися також у залежності від:

джерела (уряд і державні органи, обласні адміністрації, регіональні державні структури, преса, інформаційні агентства, комерційні структури, населення, закордонні інформаційні канали і т.ін.);

напрямку прямування (від структурних підрозділів в орган управління і навпаки, від суб'єкта до об'єкта керуючого впливу тощо);

якісного змісту (визначення цінної за змістом інформації, від якої залежать певні управляючі впливи, що виходять від структурних підрозділів);

кількісних характеристик (доцільно виділяти імовірнісні, семантичні та інші міри інформації, що використовуються під час управлінського регулювання та забезпечення інших управлінських потреб).

Інформацію можна класифікувати за ознакою адресності (кому направляється і від кого виходить) і характером носія. Тут доцільно розрізняти такі її види: офіційну не для передачі; неофіційну для передачі; документальну для пошти; документальну для інших засобів зв'язку, що з'являється під час особистого спілкування; горизонтальну і вертикальну; пряму і непряму.

Серед класифікаційних ознак слід також назвати засіб передачі інформації (телефон, телеграф, людина, пошта, електронна пошта, факс, радіо, телебачення), вид перетворювача (людина, машина, людина і машина), ступінь достовірності (достовірні та недостовірні повідомлення), утягування в обчислювальні процеси (обчислення вихідної, постійної, перемінної, проміжної, кінцевої інформації), алфавіт (буквена, цифрова, буквено-цифрова) та ін.

На основі так званих конкретних, приватних класифікацій інформації в структурних підрозділах органів управління можлива її систематизація на рівні всієї управлінської системи. Підходи тут можуть бути різні: З точки зору диференціації офіційної і неофіційної управлінської інформації в структурах держапарату; із позицій аналізу загальних і функціональних показників; на базі взаємодії підрозділу з іншими структурами органу управління та поза його і т.ін. При цьому треба виходити з того, що держапарат є складною динамічною системою, що чинить сильний керуючий вплив не тільки на окремі організації та установи, але і на суспільство в цілому. В інформації, що циркулює в держуправлінні, можна виділити відомості, повідомлення і дані, які мають відношення до його основних цілей та завдань. Важливою підставою для класифікації є джерело інформації, причому в цій якості виступають як об'єкт, відбитком якого є інформація, так і суб'єкт, що створює і поширює її. В залежності від суб'єкта (конкретного органу управління або його працівника, що одержує, поширює та обробляє інформацію) розрізняють аналітичну, прогнозну, довідкову, ознайомлювальну, рекомендаційну та іншу інформацію. Засадами для класифікації можуть служити також функції інформації в держуправлінні, напрямок прямування, періодичність виникнення і передачі тощо.

Подібна класифікація дуже відносна, бо всі види інформації взаємозалежні, взаємодіють між собою, трансформуються один у другий. Та сама інформація часом виступає в різноманітних видах. Вона може ускладнюватися і змінюватися, мати багатоступінчасту будівлю, причому окремі групи, які виділені в межах основної класифікаційної ознаки, можуть додатково розбиватися на підгрупи за приватними засадами та властивостями. Крім того, не завжди можливо чітко диференціювати інформацію за тими або іншими засадами та ознаками, а потім зводити її до класів. Ця робота ускладнюється, якщо під час узагальнення і класифікації буде використовуватися електронно-обчислювальна техніка.

Тому вважаємо, що необхідно розробити спеціальні методичні рекомендації щодо аналізу існуючих класифікаційних схем управлінської інформації в суспільстві, технологій та методів класифікації повідомлень, відомостей і даних, що проходять через управлінські структури, визначення характеристик потоків та вибору основних напрямків їх удосконалювання. В цілому класифікація дозволяє одержувати дуже цінні відомості про інформацію, що утримується в структурних підрозділах держапарату, сприяє рішенню багатьох принципових питань проектування інформаційної системи держуправління та аналізу відповідного забезпечення структурних підрозділів. Не маючи вичерпних даних щодо найважливіших властивостей і характеристик інформації, її не можна оптимізувати, забезпечувати задану точність, надійність та ефективність використання.