103168 (Управленческий контроль в деталях), страница 2

Казалось бы, есть сотрудник, есть причитающееся ему вознаграждение — разве можно сделать чтото не так, как положено? Результаты большинства проверок, проводимых в организациях, не использующих системы автоматизированного учета кадров, позволяют ответить на этот вопрос положительно. Особенно показателен опыт проверок в организациях, для которых характерна высокая текучка кадров. Наличие «мертвых душ» в ведомостях на зарплату, завышенные человеко-часы у сотрудников, работающих на повременной основе, — это лишь малая часть проблем, которые выявляют только во время ревизии. Отсутствие контроля либо недостаточно тщательные проверки способны нанести предприятию серьезный урон.

В практике автора настоящей статьи имел место случай, когда в ходе проверки малого предприятия были выявлены многочисленные нарушения: премирование сотрудника на сумму депремирования в прошлом месяце, регулярное увеличение зарплаты на сумму премии предыдущего месяца. Бухгалтерия, не обращая внимания на должностные оклады, рассчитывала заработную плату исходя из последних фактических выплат. Такое вполне возможно, когда учет ведется вручную. Показательной оказалась и проверка табелей учета рабочего времени. Водители на предприятии работали одновременно и в отделе сбыта, и в отделе снабжения, соответственно, табели учета рабочего времени велись в двух подразделениях. Достаточно было просто сложить данные двух отделов, и получалось, что в общей сложности каждый водитель работал более 24 часов в сутки, и это при почасовой оплате труда. Общая сумма переплат, выявленных в течение проверки, составила более 150 тыс. руб., что сопоставимо с чистой прибылью предприятия за некоторые периоды.

10. Проверка финансовых результатов работы подразделений предприятия. От точности подобной проверки зависит правильность оценки работы предприятия, а следовательно, и вся дальнейшая его жизнедеятельность. Так, ошибочная оценка доходности одного из цехов малого предприятия привела к закрытию данного подразделения, после чего из-за убыточности через полгода было ликвидировано и само предприятие: недооценили важность выпускаемой цехом продукции, оказалось, что остальные товары клиенты покупали как сопутствующие, без продукции закрытого цеха спрос на остальной товар резко упал.

11. Проверка правильности начисления налогов и своевременности их уплаты. Данный вопрос больше касается дисциплины и умения планировать рабочее время. Достаточно зайти в любое почтовое отделение города в районе 19.00 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, чтобы понять, что вы попали в «горячую точку»: огромный хвост из отчаявшихся бухгалтерских работников всех рангов и званий и нервные почтовые работники. Казалось бы, что мешает сдать отчет по НДС всего на один день раньше в спокойной обстановке и с гарантией, что отчет принят своевременно. Мешает загруженность повседневными текущими задачами и отсутствие четкого планирования рабочего времени. Данную проблему можно решить, установив на предприятии четкие сроки сдачи отчетности и наказание за несоблюдение этих сроков.

12. Проверка бухгалтерской и налоговой отчетности. Вряд ли кто-то станет отрицать необходимость регулярных внутренних проверок отчетности. Налоговая проверка рано или поздно приходит на любое предприятие, и во избежание возможных финансовых санкций лучше лишний раз все перепроверить самим, чем после писать объяснительные и платить штрафы и пени.

Конечной целью проводимых мероприятий должна стать абсолютная информационная прозрачность всех происходящих на предприятии процессов. Без этого принятие верных управленческих решений носит вероятностный характер, что угрожает стабильности развития компании и зачастую приводит к плачевным результатам.

Чтобы избежать подобных неприятностей, грамотные хозяйственники организуют специальные контрольные подразделения, состоящие из опытных специалистов, еще на стадии становления своего предприятия. Они понимают, что лучше учиться на чужих ошибках, чем потерять фирму в результате собственных. Накопившийся за долгие годы опыт выявления различных нарушений позволяет систематизировать возможные злоупотребления:

подложные операции в сфере наличных и безналичных денежных расчетов;

злоупотребления в процессе приобретения и использования сырья и материалов;

искажение учетных данных, создание излишков сырья и материалов.

Определившись с объектами контроля, обозначим и его методики.

Одним из важнейших в цепи контрольных мероприятий является документальный контроль, необходимый для последующего внутреннего контроля всех сфер деятельности компании.

Работа ведется с первичными документами и компьютерными базами данных. В рамках документального контроля необходимо проверить соответствие бухгалтерских документов данным компьютерного учета, законность, достоверность и обоснованность этих данных. Следует обращать внимание на незначительные на первый взгляд факты. Любые дефекты в документах и другие косвенные признаки могут свидетельствовать о возможной фальсификации. Известен случай, когда изменение итоговых данных всего на одну копейку указало на серьезное нарушение. Выявляя источник расхождения, ревизор обнаружил несоответствие в наименовании покупателя. Более подробное расследование привело к тому, что выяснилось преднамеренное увеличение задолженности задним числом за уже несуществующим к тому времени покупателем, чей долг планировалось списать в ближайшее время в связи с невозможностью его возмещения. Расхождение в одну копейку появилось из-за погрешностей округления и указало на тщательное сокрытие достаточно значительной суммы.

Следует помнить, что на стадии проверки документов можно выявить практически любое злоупотребление. Оформить без неточностей, «без сучка, без задоринки» фиктивные документы — задача весьма сложная. Всегда остаются какие-то следы, приводящие ревизора к цели — раскрытию и предотвращению возможных злоупотреблений.

Вторым не менее важным методом контроля является инвентаризация, проводимая в следующих целях:

подтверждение существования числящихся в учетных документах остатков материальных ценностей;

контроль за сохранностью имущества предприятия;

выявление изменений в имущественном состоянии фирмы, не оформленных документально и, как следствие, не отраженных в учете.

Инвентаризация бывает двух видов: плановая, сроки проведения которой оговариваются заблаговременно, и внезапная, о сроках которой не должны знать, но к которой всегда должны быть готовы.

Практика ежемесячного проведения инвентаризации очень продуктивна, но мало кем применяема. Бытует мнение, что это слишком долгая и дорогая процедура, что нет смысла отвлекать людей от текущей работы так часто. Однако практика показывает, что смысл есть. Более того, регулярные инвентаризации приводят к тому, что на складах воцаряется порядок. Кладовщику проще аккуратно вести учет и проверять остатки ежедневно, чем в ночь перед инвентаризацией в авральном порядке пересчитывать вверенное имущество. Если инвентаризация проводится раз в год или по «особым» случаям, сознательность сотрудников склада заметно падает.

Целью ежемесячной плановой инвентаризации является подтверждение наличия остатков, числящихся в учете. Следует проверять абсолютно все подразделения, имеющие на ответственном хранении материальные ценности. Внезапная проверка не требует такого тщательного подхода. Достаточно провести выборочную ревизию на одном из складов. Такая ревизия не только дисциплинирует сотрудников всего предприятия (т.к. ждут контролеров все), но и позволяет проводить проверку, как говорится, малыми силами. Вполне достаточно одного сотрудника ревизионной службы.

Практика показала, что даже в очень запущенном случае навести порядок в складском учете можно меньше чем за полгода регулярных плановых и внезапных проверок. Данные мероприятия обойдутся компании гораздо дешевле, чем постоянная неразбериха и недисциплинированность сотрудников.

Приблизительная оценка финансового состояния компании очень характерна для предприятий среднего и мелкого бизнеса. Руководство, экономя на финансовых специалистах или службах, само того не ведая, выбрасывает на ветер крупные суммы, неэффективно используя имеющиеся ресурсы. Данную ситуацию можно сравнить с управлением автомобилем с закрытыми глазами. Правомерна ли такая добровольная потеря контроля, насколько это себя оправдывает и как определить, что ждет тебя за поворотом? Контроль организации на каждой стадии процесса управления и наличие достоверной и актуальной информации позволят не совершить ошибок, опасных для жизни предприятия.