100254 (Информационные технологии в управлении)

РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационные технологии в управлении»

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1. ручная ИТ;

2. механическая ИТ;

3. электрическая ИТ;

4. электронная:

1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;

2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

1. Распределённая компьютерная техника;

2. Дружественное программное обеспечение;

3. Развитые коммуникации;

4. Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

• организационная;

• распорядительная;

• организационная;

• информационно-справочная;

• по личному составу;

• плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

• Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

• сканирование документов;

• запись на сервер;

• классификация документов;

• передача изображений на рабочую станцию;

• поиск изображений по отдельным элементам;

• рассылка и печать.

1. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

• сканирование;

• распознавание текста;

• форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

• обучаемые (FineReader);

• интеллектуальные (Cunei Form).

1. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

• индексирование документов

• полнотекстовый поиск по ключевым словам;

• ассемблирование документов;

• организация доступа к документу независимо от места его хранения;

• защита данных;

• организация выдачи и возврата документа;

• контроль версии документа;

• рассылка документа.

Пример: Documentum.

1. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

• электронная почта;

• поддержка видеоконференций;

• управление изображениями;

• совместное использование документов;

• маршрутизация;

• календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

1. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

• описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

• организация хранения документов и возможность их просмотра;

• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

• установка прав на работу с документами;

• контроль исполнения документа;

• поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;

• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

• устройства передачи данных и линий связи;

• оргтехника и устройства автоматического съема информации;

• эксплуатационные материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

• построить распределенные хранилища информации (базы данных);

• расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

• повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

• создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

• снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология «клиент – сервер».

2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.

3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

1. Ввод и форматирование текста

2. Хранение и воспроизведение

3. Разметка

4. Редактирование

5. Верстка

6. Печать

7. Орфография

8. Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

1. Мастер создания писем.

2. Фоновая проверка грамматики.

3. Средства рисования таблиц.

4. Решение для Internet-Intronet:

   • гипертекстовые ссылки

   • создание HTML страниц

5. Инструментарий для коллективной работы.

6. Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel-2000

1. Автокоррекция при вводе формул

2. Настраиваемые ячейки

3. Новые показатели

4. Наглядная печать

5. Многоступенчатая отмена

6. Решение для Internet-Intronet

7. Web-запросы

8. Многопользовательский режим работы

9. Импорт из HTML формата

5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

Типы структур БД:

1. Линейные списки.

2. Цепной список.

3. Инвертированный файл.

4. Индексный файл.

Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.

Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

2. Управление доступом информации:

• идентификация пользователя;

• авторизация (проверка полномочий);

• регистрация обращения к защищенным ресурсам;

• реагирование системы при попытках несанкционированных действий.

3. Механизм шифрования.