ref-20903 (Шпaргалки по документальному обеспечению управления), страница 5

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

38. работа с письменными обращениями граждан.

Тема по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными лицами, а личная ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.

После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале или по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца, а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или не позднее 15 дней со дня поступления.

Контроль за рассмотрением писем , а также за исполнением принятых по ним решений возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц. Решение о взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.

39. номенклатура дел. Виды номенклатуры.

Группирование документов в дело предприятия осуществляется с помощью номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.

Для составления номенклатуры дел назначается комиссия в составе руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника архива.

Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.

В крупных организациях рекомендуется использовать сводную форму номенклатуры дел, отражающую документы всего предприятия.

40.формирование дел.

Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию

2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу

3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами

4. авторский – это объединение документов одного автора

5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории

6. хронологический – подбор документов за определенный период.

Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

- описание дела на обложке

- брошюрование

- нумерация листов

- составление заверительной надписи.

На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

41. экспертиза ценности документов.

Завершительным этапом работы с докумен6тами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к передаче в архив предприятия для дальнейшего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться 1 год, после окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с такими документами завершается. В начале нового календарного года по истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.

Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе действующими правилами, инструкциями и т.п.

Отбор документов и дел на уничтожение оформляется автором. Тексты рассматриваются экспертной комиссией предприятия, соответствующие нормам – утверждаются руководителем.

42. передача документов в архив.

Предприятие ведется по графику, подтвержденному руководителем. В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя.

Архив принимает дела и учитывает их в регистратуре, вместо дел выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия.

Документы, подлежащие к гос. хранению остаются в архиве в течении установленного срока, а затем передаются в гос. архив.