98559 (Хаос и порядок), страница 6

Для распространения процесса перемен внутри компании новая концепция должна внедряться на всей организации в целом. При этом организационная группа должна выступать в качестве рычага. Чтобы преобразования завершились быстрее, полезно использовать цепной механизм. Для этого специально созданные команды и/или организационные группы проводят разъяснительную компанию среди подразделений предприятия.

Деление обязанностей между отделами также способствует быстрейшему преобразованию. Действие этого механизма приводит к смешению и единению процессов разработки, производства и продажи и способствует развитию динамического взаимодействия внутри организации. Конкуренция внутри предприятия также ведет к динамическому взаимодействию в том смысле, что человек стремится перейти в лидирующую команду.

В создании динамического взаимодействия важную роль могут сыграть инженерные работники, выполняющие несколько функций. Интересный способ смешивания информации практикуется в компании Epson, где каждый инженер выполняет две функции. Вице-президент Epson Сусуми Айзава говорил: “ Наша политика - поручать инженерам выполнение двух функций. Например, он может тратить 70% времени на разработку дизайна, свою основную работу, и 30% на маркетинг, дополнительную функцию. Мы пытаемся создать мультифункционального инженера. Особенно большое применение этот метод находит в области “мехатроники” - на стыке механики и электроники”.

Этот опыт может быть полезен для формирования всего штата сотрудников. Самой большой проблемой японских фирм, имеющих текучесть кадров, является то, что различные отделы весьма неохотно предоставляют своих сотрудников для разработки новой продукции или нового бизнеса. Однако все компании, успешно осуществляющие самообновление, в критический момент преодолели этот барьер. Надо только отметить, что этот процесс требует, чтобы в руководстве компании находились сильные, волевые люди.

Сильное руководство также играет роль “стратегического спонсора”, согласно которой руководитель защищает, воспитывает и поддерживает создателей информации. Поскольку для того, чтобы изменить существующий порядок, отдельному работнику или группе приходится выдерживать множество политических столкновений, роль стратегического спонсора состоит в том, чтобы распознавать важные новые идеи и уничтожать все факторы, мешающие процессу их внедрения в жизнь и деятельность организации. В компании NEC роль “волнореза” в развитии персональных компъютеров сыграл Атсуйоши Охуши. Несмотря на существовавшее недоверие к компъютерам, Охуши был убежден, что за ними будущее и поэтому отказался от многих правил, существовавших тогда в компании, ради скорейшего успешного развития компьютерных технологий.

Новый порядок и реструктуризация знаний организации. Четвертым процессом , участвующим в создании информации, является формирование новых знаний но основе накопленной информации. Три вышеописанных процесса связаны с обеспечением активации создания информации. В дополнении к этому следует сказать, что для постоянного развития компания должна постоянно обучаться. Обучающаяся организация создает фонд знаний на основе информационных потоков и в то же время распространяет эти знания среди всех своих полразделени и стимулирует систематическую самоорганизацию информации. Информация, созданная колебаниями и отдельными работниками, делится между всеми работниками предприятия и формирует знания на уровне организации. Например концепция “максимальные удобства для человека при минимальном размере автомобиля”, сформулированная в 1981 году компанией Honda при проектировании автомобиля для города, впоследствии была перенесена на другие модели автомобилей. Для развития компании необходимо постоянно продолжать процесс обучения.

В то же время, результаты деятельности по созданию информации необходимо оценивать, исходя из того, что следует применять и в дальнейшем, а от чего лучше отказаться. Необходимо применять ретроспективный анализ.

Так, один из членов команды “ad hoc”, занимающейся исследованием ошибок компании Honda, анализируя причины резкого спада объемов продаж предназначенной для города модели City, отметил: “Сначала продажи данной модели были успешными, но сейчас необходимо признать провал City на рынке”. Такой вид систематической оценки учтенных и неучтенных факторов является систематически важным.

Различные концепции, создаваемые организациоными группами, должны находить отрадение в стратегии компании, чтобы определить новые цели и задачи, стоящие перед организацией.

От обработки к созданию информации

Герберт Саймон однажды применил шокирующую метафору: “Поведение муравья на самом деле достаточно просто. При всей его кажущейся слодности оно является лишь отражением сложности акружающей среды, в которой он обитает”. Человек в каком-то плане на муравья. Он также ограничен невозможностью воспринимать одновременно более семи категорий информации.

Из этой концепции ментальных пределов вытекает новый взгляд на организацию, согласно которому фирма, чтобы гарантировать высокую эффективность исползования трудовых ресурсов, строит организационную структуру и преодолевает пределы мышления при помощи упращения процесса обработки информации внутри организации. Организация будет поддерживать работу по созданию структуры, так как возможности ее персонала ограничены. Система, описанная Саймоном, не отличается по форме от модели бюрократии, разработанной Максом Вебером, каторая характеризуется иерархие и разделением труда.

Теория вероятности доказала, что лучше приспособлены к окружающей среде те предприятия, которые создали такие структуры обработки информации, которые дают наибольший эффект при минимальных усилиях. В основе этой теории лежит принцип “необходимого разнообразия” в кибернетическом смысле. Таким образом концепция обработки информации Саймона здесь все еще эффективна, хотя и на ином уровне.

В целом, мы рассмотрели данный тип порадигмы управления информацией. Поскольку существует предел человеческих возможностей, то для эффективной систематической обработки информации необходима иерархия, разделение труда и управление им. Парадигма управления информацией возникла в условиях мира, развивающегося в направлении синтактической информации. Она основана на писсимистической точке зрения на человеческие возможности.

До развития теории организационной культуры никогда не говорили о значении семантической информации. Позже книга “В поисках совершенства” дала яркое описание настоящей, “живой” организации и представила точку зрения, которая не могла быть полностью усвоина с применением одного лишь аналитического подхода. Однако там не было принципиального объяснения, почему восемь факторов, описанных в книге, приведут к совершенству.

Наш аргумент базируется на утверждении, что человек способен создавать порядок (информацию)”. Мы смотрим на людей не как на простых переработчиков информации, а как на ее создателей.

Суть самоорганизации состоит в создании информации. Стратегия самообновления организации основана на способности организации управлять постоянными конфликтами и создавать организационный порядок.

Эта статья аргументиравано показывает, что суть самоорганизации в создании информации. Она призывает к нарушению существующего порядка с целью обновления; отрицает широко распространенные организационныетеории, ориентирующиеся на достижение равновесия; защищает парадигму самоорганизации.

Парадигму самоорганизации следует рассматривать, как процесс самоорганизации на основе хаоса или колебаний. Процесс выхода из существующего равновесия состоит из четырех этапов:

- организация поддерживает нестабильное состояние путем целенаправленного создания хаоса или колебаний;

- определение колебания поддерживается и усиливается; в конечном счете специальная организационная группа обеспечивает создание информации;

- колебания действуют на соседние элементы и приводят к созданию внутри организации взаимодействия, необходимого для разрешения противоречий;

- формируется новый порядок, а создаваемая и накопленная информация создает фонд знаний.

Первые три процесса обеспечивают создание информации, в то время, как четвертый преобразует информацию в знания. Самообновление происходит, если имеет место реструктуризация имеющихся данных для формулирования новых целей и задел организации.

По сути, стратегия самообновления основана на способности организации управлять конфликтами и создавать организационный порядок. Организация должна четко представлять, какой вид хаоса создать, где и как начать движение к самоорганизации, где прийти к соглашению и где и когда создать следующий тип хаоса. Лидеры или члены организационных групп принимают соответствующие решения или служат причиной начала функционирования этих процессов. Эти люди создают информацию, а не просто ее обрабатывают. Именно в этом состоит различие между деятельностью муравья и человека.

1 Речь идет о том, что человек не может воспринемать одновременно более 9 категорий информации.