Содержание

1. Унификация и стандартизация управленческих документов 3

Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина” 15

Список использованной литературы 16

1. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).

• отраслевые стандарты (ОСТ);

• республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

• внедрение разработанных ОКТЭИ;

• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

• технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

• экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

• По происхождению (служебные и личные документы).

• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

• По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

• По месту составления (внутренние и внешние).

• По наименованию (проказы, указы, отчеты).

• По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные об организации

08 – наименование вида документа

09 – дата документа

10 – регистрационный номер документа

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 – место составления или издания документа

13 – гриф ограничения доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования документа

23 – визы согласования документа

24 – печать

25 – отметка о замирении копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 – отметка о поступлении документа в организацию

29 – отметка для автоматического поиска документа.

1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.

2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.

6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА»

“SIGMA” Ltd

1. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край

Отрадненский р-н

Ул. Мира

АО «ОГОНЕК»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

1. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

2. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.

3. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.

4. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.

5. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.

6. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.

7. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.

8. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Гениральный директор

ЗАО «ГРАНД»

Личная подпись расшифровка подписи

16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается)

• содержание поручения (конкретные действия)

• срок исполнения

• подпись руководителя и дата подписания.

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

К 18.09.01 личная подпись 18.08.01

17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.